Choisir la bonne méthode pour créer un évènement

Avant de créer un évènement, il est important de choisir la méthode la plus adaptée à votre situation. Le tableau ci-dessous vous aide à déterminer s’il est préférable de passer par la notice du bien ou par le module des évènements, en fonction du contexte et du nombre de biens concernés.

Créer un évènement depuis la notice du bien

Ex. Une restauration réalisée dans les années 1920, mentionnée dans le dossier papier de l’œuvre, mais absente de la base de données. 

 Procédure : 

1. Ouvrez la notice du bien concerné.
2. Cliquez sur l’icône Ajouter un évènement pour ce bien.
3. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Créer.
4. Une fenêtre de saisie rapide s’ouvre avec une grille simplifiée : seuls les champs essentiels sont proposés (titre, type, date, etc.). Vous pourrez compléter la notice de l’évènement après sa création si nécessaire.
5. Renseignez les champs requis, puis validez en cliquant sur Créer.
6. Cliquez sur Fermer pour revenir à la notice du bien après enregistrement.

L’évènement est automatiquement lié au bien et s’affiche dans le regroupement Évènements de la notice du bien.

Lier un bien à un évènement existant

Vous pouvez également lier un bien à un évènement déjà créé :

1. Ouvrez la notice du bien concerné.
2. Cliquez sur l’icône Ajouter un évènement pour ce bien.
3. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Rechercher.
4. Effectuez une recherche par titre, ou utilisez une troncature (* ou %) pour afficher l’ensemble des évènements disponibles.
5. Sélectionnez l’évènement dans la liste proposée. 
6. Cliquez sur Valider pour créer le lien. 
7. Une fois l’évènement enregistré, cliquez sur Fermer pour revenir à la notice du bien.

Le lien s’affiche ensuite dans la fiche du bien, dans les Évènements. 

Fenêtre d’association : fonctions disponibles

Dans la fenêtre d’ajout des évènements, vous pouvez :

• Visualiser tous les évènements déjà liés au bien,
• Supprimer un lien existant,
• Fermer la fenêtre pour revenir à la notice du bien,
• Rechercher un autre évènement existant,
• Créer un nouvel évènement.

Visualiser les évènements liés à un bien

Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien. Chaque ligne affiche au minimum le lieu, le titre, la date, et, le cas échéant, le numéro d’exposition.

Compléter une notice d'évènement

Vous pouvez ensuite accéder à la notice complète de l’évènement pour enrichir sa description :

1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du titre de l'évènement. 
2. Passez en modification. 
3. Renseignez les champs souhaités (intervenants, descriptions, documents, etc.)
4. Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.

Où sont passés les champs liés aux évènements ?

Version 4.5.39

Depuis la version 4.5, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien. Ils doivent désormais être renseignés dans les évènements : 

Champ concerné	Ce qui change	Où le renseigner désormais
Numéro d’exposition	N’est plus modifiable depuis la grille de saisie du bien. Migré automatiquement lors de la montée de version.	Dans la notice du bien lié à l'évènement
Évènement lié	L’ajout ne se fait plus depuis la grille de saisie du bien. Seuls les champs de précision restent disponibles dans la grille de saisie du bien.	Depuis la notice du bien, via le bouton ou via les Évènements
Restauration liée	Doit être saisie comme un évènement de type Traitement de conservation et analyse	Depuis la notice du bien, via le bouton ou via les Évènements