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Créer et lier un évènement depuis un bien

Version 30.1 par Doriane Bautista le 2025/08/04 15:15

Version 4.5.30 et ultérieures

Vous pouvez créer un évènement directement depuis la notice d’un bien. Cette fonctionnalité permet de documenter rapidement une exposition, une restauration ou tout évènement ponctuel lié à un seul objet.

Cette page vous guide à travers les différentes modalités de création et d’association.

Créer un évènement depuis la notice du bien

Bonne pratique : 

  • Pour les évènements impliquant plusieurs biens, il est recommandé d’utiliser directement le module des évènements, plus adapté à une gestion en lot.
  • Avant toute création, vérifiez si l’évènement n’est pas déjà présent dans la base. Le cas échéant, utilisez la fonctionnalité d’association à un évènement existant.

Ex. Une restauration réalisée dans les années 1920, mentionnée dans le dossier papier de l’œuvre, mais absente de la base de données. 

 Procédure : 

  1. Ouvrez la notice du bien concerné.
  2. Cliquez sur l’icône Ajouter un évènement pour ce bien.
  3. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Créer.
  4. Une fenêtre de saisie rapide s’ouvre avec une grille simplifiée : seuls les champs essentiels sont proposés (titre, type, date, etc.). Vous pourrez compléter la notice de l’évènement après sa création si nécessaire.
  5. Renseignez les champs requis, puis validez en cliquant sur Créer.
  6. Cliquez sur Fermer pour revenir à la notice du bien après enregistrement.

L’évènement est automatiquement lié au bien et s’affiche dans le regroupement Évènements de la notice du bien.

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Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton créer l'évènement.

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Grille de saisie rapide évènements  → saisie des données et enregistrement.

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Évènement créé → retour à la notice du bien.

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Notice de bien → affichage de l'évènement.

Rattacher un bien à un évènement existant

Bonne pratique : 

  • Pour les évènements impliquant plusieurs biens, il est recommandé d’utiliser directement le module des évènements, plus adapté à une gestion en lot.

Vous pouvez également lier un bien à un évènement déjà créé :

  1. Ouvrez la notice du bien concerné.
  2. Cliquez sur l’icône Ajouter un évènement pour ce bien.
  3. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Rechercher.
  4. Effectuez une recherche par titre, ou utilisez une troncature (* ou %) pour afficher l’ensemble des évènements disponibles.
  5. Sélectionnez l’évènement dans la liste proposée. 
  6. Cliquez sur Valider pour créer le lien. 
  7. Une fois l’évènement enregistré, cliquez sur Fermer pour revenir à la notice du bien.

Le lien s’affiche ensuite dans la fiche du bien, dans les Évènements. 

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Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton rechercher l'évènement.

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Recherche d'un évènement contenant le terme "l'histoire".

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Sélection de l'évènement à associer au bien.

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Confirmation d'association du bien à l'évènement.

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Évènement associé, retour à la notice du bien.

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Notice de bien → affichage de l'évènement.

Fenêtre d’association : fonctions disponibles

Dans la fenêtre d’ajout des évènements, vous pouvez :

  • Visualiser tous les évènements déjà liés au bien,
  • Supprimer un lien existant,
  • Fermer la fenêtre pour revenir à la notice du bien,
  • Rechercher un autre évènement existant,
  • Créer un nouvel évènement.
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Fenêtre d'ajout des évènements → fonctionnalités disponibles.

Consulter les évènements associés au bien

Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien. Chaque ligne affiche au minimum le lieu, le titre, la date, et, le cas échéant, le numéro d’exposition.

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Notice de bien → affichage des évènements liés au bien.

Modifier un évènement après sa création

  1. Vous pouvez ensuite accéder à la notice complète de l’évènement pour enrichir sa description :
  2. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du titre de l'évènement. 
  3. Passez en modification. 
  4. Renseignez les champs souhaités (intervenants, descriptions, documents, etc.)
  5. Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.
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Notice de bien  → basculer sur la notice d'évènement.

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Notice d'évènement → bouton modifier.

Saisie d’exposition, d’évènement ou de restauration : ce qui a changé.

Depuis la version 4.5, certains champs liés aux évènements ne sont plus accessibles directement dans la grille de saisie du bien.
Ils doivent désormais être renseignés dans la table des évènements, via le module de Régie.

Cette évolution concerne notamment :

  • Numéro d’exposition

Ce champ n’est plus modifiable depuis la notice du bien.
Il doit être renseigné dans la notice du bien lié à l'évènement.

Lors de la montée de version, les numéros d’exposition déjà saisis sont automatiquement migrés dans les notices des biens associés aux évènements.

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Notice de bien → affichage du numéro d'exposition.

  • Évènement lié

L’ajout d’un évènement ne se fait plus depuis la grille du bien.
Il s’effectue désormais via la fenêtre contextuelle dédiée à l’ajout ou à l’association d’un évènement.

Pour les clients ne disposant pas du module des évènements, seuls les champs de précision restent disponibles dans la grille de saisie du bien.

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Grille de saisie des biens → affichage du champ Précisions sur les évènements.

  • Restauration liée

Les restaurations doivent être documentées sous forme d’évènements distincts.
Il n’est plus possible de les enregistrer directement dans la notice du bien (hors champ de précision).

Cette évolution améliore la traçabilité des interventions, notamment lorsque plusieurs campagnes de restauration concernent un même bien.

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Grille de saisie des biens → affichage du champ Précisions sur les restaurations.