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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:40
Depuis la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/04 13:38
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À la version 63.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/05 12:16
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer un évènement à la notice du bien
1 +Intégrer un évènement à la notice d'un bien
Contenu
... ... @@ -3,200 +3,203 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Il est possible de documenter un évènement directement depuis une notice de bien. Cette fonctionnalité est utile pour intégrer rapidement des informations historiques (ex. : exposition ou restauration ancienne), ou pour créer un évènement ponctuel ne concernant qu’un seul objet.
7 -
8 -**À noter** : pour les évènements impliquant plusieurs biens, il est recommandé d’utiliser directement le **module des évènements**, plus adapté à une gestion en lot.
6 +Vous pouvez créer un évènement directement depuis la notice d’un bien. Cette fonctionnalité permet de documenter rapidement une exposition, une restauration ou tout évènement ponctuel lié à un seul objet.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 ->(% class="small" %)Exemples d'usages : **Restauration ancienne** mentionnée dans un rapport manuscrit ou une note interne (ex. : "restauré en 1928").**Participation à une exposition avant informatisation** déduite d’un carton d’invitation, d’une étiquette d’accrochage, d'un dossier d'oeuvre papier ou d’un article de presse.**Intervention scientifique ou technique** : rapport d’analyse (radiographie, datation, identification de matériaux) conservé au format papier.**Mise à disposition pour un chercheur ou un conservateur invité** : déduite d'une note interne, d'un bon de sortie ou d'une fiche de visite signalant qu’un bien a été temporairement confié à un professionnel pour consultation dans un espace sécurisé (ex. : centre de documentation ou salle d’étude).
10 += Créer un évènement depuis la notice du bien =
13 13  
12 +== Choisir la bonne méthode pour créer un évènement ==
14 14  
15 -= Créer un évènement depuis la notice du bien =
14 +Avant de créer un évènement, il est important de choisir la méthode la plus adaptée à votre situation. Le tableau ci-dessous vous aide à déterminer s’il est préférable de passer par la notice du bien ou par le module des évènements, en fonction du contexte et du nombre de biens concernés.
16 16  
17 ->(% class="small" %)**Exemple** : une restauration réalisée dans les années 1920, mentionnée dans le dossier papier de l’œuvre, mais absente de la base de données.
16 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Méthode**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 211px;" %)**Quand l’utiliser ?**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 203px;" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 160px;" %)**Exemples**
17 +|**Depuis la notice du bien**|(% style="width:211px" %)Lorsque l’évènement concerne **un seul objet**, et/ou qu’il s’agit d’un évènement **ponctuel ou rétrospectif**|(% style="width:203px" %)- Création rapide
18 +- Lien automatique avec le bien
19 +- Accessible directement depuis la notice|(% style="width:160px" %)- Restauration ancienne (dossier papier)
20 +- Exposition ponctuelle
21 +- Étude technique sur un objet isolé
22 +|**Depuis le module des évènements**|(% style="width:211px" %)Lorsque l’évènement concerne **plusieurs objets**, et/ou qu’il s’agit d’un évènement **planifié avec mouvements**|(% style="width:203px" %)- Gestion groupée via paniers
23 +- Planification multi-objets
24 +- Suivi des mouvements associés
25 +- Lien automatique avec les biens concernés|(% style="width:160px" %)- Prêt collectif
26 +- Restauration en série
27 +- Exposition temporaire multi-biens
18 18  
19 -**~ Procédure : **
20 -
21 -1. Ouvrez la notice du bien concerné.
22 -1. Cliquez sur l’icône **Ajouter un évènement pour ce bien.**
23 -1. Une fenêtre de saisie rapide s’ouvre avec une grille simplifiée : seuls les champs essentiels sont disponibles. Vous pourrez compléter la notice de l’évènement après sa création.
24 -1. Renseignez les champs requis, puis cliquez sur **Créer**.
25 -1. Cliquez sur **Fermer** pour revenir à la notice de bien.
26 -
27 -L’évènement est automatiquement lié au bien et s’affiche dans le regroupement **Évènements** de la notice du bien.
28 -
29 -[[Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton créer l'évènement.>>image:1754306650314-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30 -
31 -
32 -[[Grille de saisie rapide évènements  → saisie des données et enregistrement.>>image:1754306770373-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33 -
34 -
35 -[[Évènement créé → retour à la notice du bien.>>image:1754306866515-613.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 -
37 -
38 -[[Notice de bien → affichage de l'évènement passé.>>image:1754306877492-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 -
40 -
41 -
42 -
43 -
44 -
45 -
46 -)))
47 -)))|(% style="width:300px" %)(((
48 -(% class="box" %)
29 +(% class="box successmessage" %)
49 49  (((
50 -**Sommaire**
31 +Bonnes pratiques :
51 51  
52 -
33 +* Même si un évènement collectif est créé, vous pouvez toujours **ajouter un bien individuellement** à cet évènement depuis sa notice.
34 +* Avant de créer un évènement, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base par un autre agent. Si l’évènement existe déjà, **ne le recréez pas** : associez le bien à l’évènement existant.
53 53  )))
54 54  
55 -(% class="box" %)
56 -(((
57 -**Aller plus loin**
37 +>(% class="small" %)Ex. Une restauration réalisée dans les années 1920, mentionnée dans le dossier papier de l’œuvre, mais absente de la base de données.
58 58  
59 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
60 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
61 -)))
39 +== Procédure à suivre ==
62 62  
63 -(% class="box" %)
64 -(((
65 -**Icônes principales **
41 +1. Ouvrez la notice du bien concerné.
42 +1. Cliquez sur l’icône **Ajouter un évènement pour ce bien.**
43 +1. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur **Créer**.
44 +1. Une fenêtre de saisie rapide s’ouvre avec une grille simplifiée : seuls les champs essentiels sont proposés (titre, type, date, etc.). Vous pourrez compléter la notice de l’évènement après sa création si nécessaire.
45 +1. **Renseignez les champs requis**, puis validez en cliquant sur **Créer**.
46 +1. Cliquez sur **Fermer** pour revenir à la notice du bien après enregistrement.
66 66  
67 -
68 -)))
69 -)))
48 +L’évènement est automatiquement lié au bien et s’affiche dans le regroupement **Évènements** de la notice du bien.
70 70  
50 +[[Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton créer l'évènement.>>image:1754306650314-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 72  
73 -Pour créer un évènement depuis la notice du bien, utiliser la fonctionnalité suivante :
53 +[[Grille de saisie rapide évènements  → saisie des données et enregistrement.>>image:1754309892504-936.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -[[image:1722428126764-456.png]]
76 76  
77 -En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
56 +[[Évènement créé → retour à la notice du bien.>>image:1754388661912-167.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -Attention : tous les champs de la grille de saisie des évènements ne sont pas proposés. C'est une grille minimale qui permet de saisir les informations essentielles. Une fois ces informations saisies, il sera possible de compléter l'évènement (cf. Focus sur la documentation des évènements ci-dessous).
80 80  
81 -[[image:1722428441538-974.png]]
59 +[[Notice de bien → affichage de l'évènement.>>image:1754388713653-354.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -Cliquer sur créer pour enregistrer la notice de l'évènement. Le lien au bien est automatique.
84 84  
85 -Après la création de l'évènement associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
62 += Lier un bien à un évènement existant =
86 86  
87 -[[image:1722428538486-346.png]]
64 +Vous pouvez également lier un bien à un évènement déjà créé :
88 88  
66 +1. Ouvrez la notice du bien concerné.
67 +1. Cliquez sur l’icône **Ajouter un évènement pour ce bien.**
68 +1. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur **Rechercher**.
69 +1. Effectuez une recherche par titre, ou utilisez une troncature (* ou %) pour afficher l’ensemble des évènements disponibles.
70 +1. Sélectionnez l’évènement dans la liste proposée.
71 +1. Cliquez sur **Valider** pour créer le lien.
72 +1. Une fois l’évènement enregistré, cliquez sur **Fermer** pour revenir à la notice du bien.
89 89  
90 -Cette fonctionnalité est également intéressante lorsque l'on a qu'un bien à documenter dans un évènement. Dans le cas d'évènements comportant de nombreux objets, il est recommandé d'utiliser le module des évènements, pour industrialiser et automatiser la saisie. Cela fait gagner du temps aux régisseurs. Pour de plus amples informations sur la planification des évènements et des mouvements via le module des évènements, se reporter au guide utilisateur, disponible en cliquant** [[ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/R%C3%A9gie/]]**.
74 +Le lien s’affiche ensuite dans la fiche du bien, dans les** Évènements. **
91 91  
76 +[[Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton rechercher l'évènement.>>image:1754308332908-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 93  
79 +[[Recherche d'un évènement contenant le terme "l'histoire".>>image:1754308443483-478.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -= Associer un évènement existant au bien =
96 96  
97 -A l'instar des colis et des matériels, il est également possible d'associer des évènements déjà existants, en effectuant une recherche par titre d'évènement ou bien, ou bien, de faire sortir toute la liste des évènements en utilisant la troncature * ou %.
82 +[[Sélection de l'évènement à associer au bien.>>image:1754308835627-222.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -[[image:1722428945136-760.png]]
100 100  
101 -[[image:1722428975141-447.png]]
85 +[[Confirmation d'association du bien à l'évènement.>>image:1754308896313-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 - Sélectionner l'évènement à associer en cliquant dessus :
104 104  
105 -[[image:1722429017489-441.png]]
88 +[[Évènement associé, retour à la notice du bien.>>image:1754388825592-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 -Cliquer sur valider pour associer l'évènement au bien :
108 108  
109 -[[image:1722429135156-837.png]]
91 +[[Notice de bien → affichage de l'évènement.>>image:1754308659984-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 -L'affichage des évènements dans la notice de bien est optimisé comme suit :
112 112  
113 -[[image:1722429197320-112.png]]
94 += Fenêtre d’association : fonctions disponibles =
114 114  
96 +Dans la fenêtre d’ajout des évènements, vous pouvez :
115 115  
116 -=== Focus sur la fenêtre d'ajout des évènements ===
98 +* Visualiser tous les évènements déjà liés au bien,
99 +* Supprimer un lien existant,
100 +* Fermer la fenêtre pour revenir à la notice du bien,
101 +* Rechercher un autre évènement existant,
102 +* Créer un nouvel évènement.
117 117  
118 -Dans la fenêtre POP UP, il est possible d'effectuer de nombreuses actions :
104 +[[Fenêtre d'ajout des évènements → fonctionnalités disponibles.>>image:1754309706175-986.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 -* visualiser tous les évènements liés au bien
121 -* supprimer les liens du biens aux évènements
122 -* fermer la fenêtre pour revenir au bien
123 -* rechercher un autre évènement déjà créé dans Flora, pour le lier au bien
124 -* créer un nouvel évènement en suivant
125 125  
126 -[[image:1734514702857-498.png]]
107 += Visualiser les évènements liés à un bien =
127 127  
128 -=== Focus sur la grille de saisie minimale ===
109 +Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
129 129  
130 -Lors de la saisie des évènements via les biens, une grille de saisie rapide s'ouvre. Elle permet de saisir les données essentielles à l'évènement.
111 +Chaque ligne affiche au minimum :
131 131  
132 -[[image:1734514105082-323.png]]
113 +* **le lieu,**
114 +* **le titre,**
115 +* **les dates,**
116 +* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
133 133  
134 -Néanmoins. Si l'on souhaite documenter plus amplement l'évènement, il faudra basculer sur la notice de l'évènement. Pour ce faire, une fois l'évènement intégré à la notice de bien, cliquer sur le rebond [[image:1734516131898-671.png]] pour modifier les données sur l'évènement. Cette méthode permettra d'ajouter de la documentation sur l'évènement a postériori.
118 +[[Notice de bien → affichage des évènements liés au bien.>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 -[[image:1734516199481-176.png]]
137 137  
138 -Cela permet d'accéder à la notice de l'évènement. Passer en modification pour compléter la notice.
121 += Compléter une notice d'évènement =
139 139  
140 -[[image:1734516274202-429.png]]
123 +Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète de l’évènement pour la modifier ou l’enrichir :
141 141  
125 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du titre de l'évènement.
126 +1. Dans la notice de l’évènement, **cliquez sur Modifier : **
142 142  
143 -= Nouvel affichage des évènements dans la notice du bien =
128 +* **Sélectionnez la grille de saisie **appropriée.
129 +* Renseignez les champs souhaités (intervenants, descriptions, documents, etc.)
130 +* **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
144 144  
145 -La frise chronologique reste affiliée à l’onglet événements.
132 +(% start="3" %)
133 +1. Pour revenir à la notice du bien, **cliquez sur le lien hypertexte présent sur le numéro d’inventaire**, dans la liste des biens liés à l’évènement.
146 146  
147 -== Évènements à venir ==
135 +[[Notice de bien  → basculer sur la notice d'évènement.>>image:1754310288737-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 148  
149 -Visualisation des événements à venir sur la notice de bien, avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
150 150  
151 -L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
138 +[[Notice d'évènement → bouton modifier.>>image:1754310372602-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -[[image:image-20240704162733-6.png]]
154 154  
155 -== Évènements en cours ==
141 +[[Biens liés à l'évènement → retour sur la notice du bien.>>image:1754388115188-402.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156 156  
157 -Visualisation des événements en cours sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
158 158  
159 -L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
144 += Où sont passés les champs liés aux évènements ? =
160 160  
161 -[[image:image-20240704162805-7.png]]
146 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39**
162 162  
163 -== Évènements passés ==
148 +Depuis la version 4.5, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien. Ils doivent désormais être **renseignés dans les évènements : **
164 164  
165 -Visualisation des événements passés sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
150 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ concerné**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 269px;" %)**Ce qui change**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 312px;" %)**Où le renseigner désormais**
151 +|**Numéro d’exposition**|(% style="width:269px" %)(((
152 +N’est plus modifiable depuis la grille de saisie du bien
166 166  
167 -L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
154 +Migré automatiquement lors de la montée de version
155 +)))|(% style="width:312px" %)(((
156 +**Création automatique** lors de l'association d'un bien à l'évènement
168 168  
169 -[[image:image-20240704162832-8.png]]
170 -
171 -= Refonte du module des évènements : champs supprimés de la notice bien =
172 -
173 -(% class="box infomessage" %)
174 -(((
175 -Pour les utilisateurs de versions antérieures à la version 4.5, qui auraient migrés vers cette nouvelle version. **Dans le cadre de la refonte du module des évènements, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien. Il faudra désormais les renseigner depuis la table des évènements ou passer par l'ajout de bien via les biens (cf. fonctionnalité suivante).**
158 +ou modification manuelle depuis la notice du **bien lié à l'évènement**
176 176  )))
160 +|**Évènement lié**|(% style="width:269px" %)(((
161 +L’ajout ne se fait plus depuis la grille de saisie du bien
177 177  
178 -== Numéro d’exposition ==
163 +Seuls les champs de précision restent disponibles dans la grille de saisie du bien
164 +)))|(% style="width:312px" %)Depuis la **notice du bien**, via le bouton [[image:1754314086366-679.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="31" width="30"]]
165 +ou via les **Évènements**
166 +|**Restauration liée**|(% style="width:269px" %)Doit être saisie comme un **évènement de type Traitement de conservation et analyse**|(% style="width:312px" %)Depuis la **notice du bien**, via le bouton [[image:1754314099894-992.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="28"]]
167 +ou via les** Évènements**
179 179  
180 -Ce champ est désormais à renseigner via le module régie dans la table des évènements.
169 +[[Notice de bien → affichage du numéro d'exposition.>>image:1734617605589-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -Lors d’une montée de version, ces numéros sont migrés dans le bien dans l’évènement.
183 183  
184 -[[image:1734617605589-388.png]]
172 +[[Grille de saisie des biens → champs texte libre précisions sur les évènements et les restaurations.>>image:1754314013502-995.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 185  
186 -== Évènement lié ==
187 187  
188 -L’ajout d’un évènement dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
175 +
176 +)))
177 +)))|(% style="width:300px" %)(((
178 +(% class="box" %)
179 +(((
180 +**Sommaire**
189 189  
190 -Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
182 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
183 +)))
191 191  
192 -[[image:1734617576576-693.png]]
185 +(% class="box" %)
186 +(((
187 +**Aller plus loin**
193 193  
194 -== Restauration ==
189 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
190 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
191 +
192 +* [[Référentiel des champs - Évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.MUS_EVENEMENT.WebHome]]
193 +)))
195 195  
196 -L’ajout d’un évènement de restauration dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
195 +(% class="box" %)
196 +(((
197 +**Icônes principales **
197 197  
198 -Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
199 +* [[image:1754315934904-166.png||height="30" width="26"]] Ajouter un évènement pour ce bien
200 +
201 +* [[image:1754055787841-637.png]] Basculer sur une notice liée
202 +)))
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