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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/04 15:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer un évènement à la notice du bien
1 +Intégrer un évènement à la notice d'un bien
Contenu
... ... @@ -1,149 +1,184 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
2 2  
3 +|(% style="width:840px" %)(((
3 3  (% class="box" %)
4 4  (((
5 -{{toc/}}
6 +Vous pouvez créer un évènement directement depuis la notice d’un bien. Cette fonctionnalité permet de documenter rapidement une exposition, une restauration ou tout évènement ponctuel lié à un seul objet.
6 6  
7 -
8 +Cette page vous guide à travers les différentes modalités de création et d’association.
8 8  )))
9 9  
10 -
11 -(% class="box infomessage" %)
12 12  (((
13 - Depuis la version 4.5.30 la création des évènements est possible directement depuis la notice du bien.
14 -)))
12 += Choisir la bonne méthode pour créer un évènement =
15 15  
16 -= Créer un évènement =
14 +Avant de créer un évènement, il est important de choisir la méthode la plus adaptée à votre situation. Le tableau ci-dessous vous aide à déterminer s’il est préférable de passer par la notice du bien ou par le module des évènements, en fonction du contexte et du nombre de biens concernés.
17 17  
18 -__Exemple__ : le bien a fait l'objet d'une restauration dans les années 1920. Cette information n'a pas fait l'objet d'une reprise de données et n'est conservée que dans le dossier documentaire papier du bien. Il est possible de régulariser cette information dans Flora, en passant par la notice du bien.
16 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Méthode**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 211px;" %)**Quand l’utiliser ?**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 203px;" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 160px;" %)**Exemples**
17 +|**Depuis la notice du bien**|(% style="width:211px" %)Lorsque l’évènement concerne **un seul objet**, et/ou qu’il s’agit d’un évènement **ponctuel ou rétrospectif**|(% style="width:203px" %)- Création rapide
18 +- Lien automatique avec le bien
19 +- Accessible directement depuis la notice|(% style="width:160px" %)- Restauration ancienne (dossier papier)
20 +- Exposition ponctuelle
21 +- Étude technique sur un objet isolé
22 +|**Depuis le module des évènements**|(% style="width:211px" %)Lorsque l’évènement concerne **plusieurs objets**, et/ou qu’il s’agit d’un évènement **planifié avec mouvements**|(% style="width:203px" %)- Gestion groupée via paniers
23 +- Planification multi-objets
24 +- Suivi des mouvements associés
25 +- Lien automatique avec les biens concernés|(% style="width:160px" %)- Prêt collectif
26 +- Restauration en série
27 +- Exposition temporaire multi-biens
19 19  
20 -Pour créer un évènement depuis la notice du bien, utiliser la fonctionnalité suivante :
29 +(% class="box successmessage" %)
30 +(((
31 +Bonnes pratiques :
21 21  
22 -[[image:1722428126764-456.png]]
33 +* Même si un évènement collectif est créé via les évènements, vous pouvez toujours **ajouter un bien individuellement** à cet évènement depuis sa notice.
34 +* Avant de créer un évènement, il est recommandé de **vérifier qu’il n’a pas déjà été saisi** dans la base par un autre agent. Si l’évènement existe déjà, **ne le recréez pas** : associez le bien à l’évènement existant.
35 +)))
23 23  
24 -En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :
37 += Créer un évènement depuis la notice du bien =
25 25  
26 -Attention : tous les champs de la grille de saisie des évènements ne sont pas proposés. C'est une grille minimale qui permet de saisir les informations essentielles. Une fois ces informations saisies, il sera possible de compléter l'évènement (cf. Focus sur la documentation des évènements ci-dessous).
39 +>(% class="small" %)Ex. Une restauration réalisée dans les années 1920, mentionnée dans le dossier papier de l’œuvre, mais absente de la base de données.
27 27  
28 -[[image:1722428441538-974.png]]
41 +**~ Procédure : **
29 29  
30 -Cliquer sur créer pour enregistrer la notice de l'évènement. Le lien au bien est automatique.
43 +1. Ouvrez la notice du bien concerné.
44 +1. Cliquez sur l’icône **Ajouter un évènement pour ce bien.**
45 +1. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur **Créer**.
46 +1. Une fenêtre de saisie rapide s’ouvre avec une grille simplifiée : seuls les champs essentiels sont proposés (titre, type, date, etc.). Vous pourrez compléter la notice de l’évènement après sa création si nécessaire.
47 +1. **Renseignez les champs requis**, puis validez en cliquant sur **Créer**.
48 +1. Cliquez sur **Fermer** pour revenir à la notice du bien après enregistrement.
31 31  
32 -Après la création de l'évènement associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
50 +L’évènement est automatiquement lié au bien et s’affiche dans le regroupement **Évènements** de la notice du bien.
33 33  
34 -[[image:1722428538486-346.png]]
52 +[[Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton créer l'évènement.>>image:1754306650314-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 36  
37 -Cette fonctionnalité est également intéressante lorsque l'on a qu'un bien à documenter dans un évènement. Dans le cas d'évènements comportant de nombreux objets, il est recommandé d'utiliser le module des évènements, pour industrialiser et automatiser la saisie. Cela fait gagner du temps aux régisseurs. Pour de plus amples informations sur la planification des évènements et des mouvements via le module des évènements, se reporter au guide utilisateur, disponible en cliquant** [[ici>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/R%C3%A9gie/]]**.
55 +[[Grille de saisie rapide évènements  → saisie des données et enregistrement.>>image:1754309892504-936.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 39  
58 +[[Évènement créé → retour à la notice du bien.>>image:1754306866515-613.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 41  
42 -= Associer un évènement existant au bien =
61 +[[Notice de bien → affichage de l'évènement.>>image:1754306877492-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 -A l'instar des colis et des matériels, il est également possible d'associer des évènements déjà existants, en effectuant une recherche par titre d'évènement ou bien, ou bien, de faire sortir toute la liste des évènements en utilisant la troncature * ou %.
45 45  
46 -[[image:1722428945136-760.png]]
64 += Lier un bien à un évènement existant =
47 47  
48 -[[image:1722428975141-447.png]]
66 +Vous pouvez également lier un bien à un évènement déjà créé :
49 49  
50 - Sélectionner l'évènement à associer en cliquant dessus :
68 +1. Ouvrez la notice du bien concerné.
69 +1. Cliquez sur l’icône **Ajouter un évènement pour ce bien.**
70 +1. Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur **Rechercher**.
71 +1. Effectuez une recherche par titre, ou utilisez une troncature (* ou %) pour afficher l’ensemble des évènements disponibles.
72 +1. Sélectionnez l’évènement dans la liste proposée.
73 +1. Cliquez sur **Valider** pour créer le lien.
74 +1. Une fois l’évènement enregistré, cliquez sur **Fermer** pour revenir à la notice du bien.
51 51  
52 -[[image:1722429017489-441.png]]
76 +Le lien s’affiche ensuite dans la fiche du bien, dans les** Évènements. **
53 53  
54 -Cliquer sur valider pour associer l'évènement au bien :
78 +[[Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton rechercher l'évènement.>>image:1754308332908-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -[[image:1722429135156-837.png]]
57 57  
58 -L'affichage des évènements dans la notice de bien est optimisé comme suit :
81 +[[Recherche d'un évènement contenant le terme "l'histoire".>>image:1754308443483-478.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 -[[image:1722429197320-112.png]]
61 61  
84 +[[Sélection de l'évènement à associer au bien.>>image:1754308835627-222.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -=== Focus sur la fenêtre d'ajout des évènements ===
64 64  
65 -Dans la fenêtre POP UP, il est possible d'effectuer de nombreuses actions :
87 +[[Confirmation d'association du bien à l'évènement.>>image:1754308896313-264.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 -* visualiser tous les évènements liés au bien
68 -* supprimer les liens du biens aux évènements
69 -* fermer la fenêtre pour revenir au bien
70 -* rechercher un autre évènement déjà créé dans Flora, pour le lier au bien
71 -* créer un nouvel évènement en suivant
72 72  
73 -[[image:1734514702857-498.png]]
90 +[[Évènement associé, retour à la notice du bien.>>image:1754308651106-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -=== Focus sur la grille de saisie minimale ===
76 76  
77 -Lors de la saisie des évènements via les biens, une grille de saisie rapide s'ouvre. Elle permet de saisir les données essentielles à l'évènement.
93 +[[Notice de bien → affichage de l'évènement.>>image:1754308659984-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -[[image:1734514105082-323.png]]
80 80  
81 -Néanmoins. Si l'on souhaite documenter plus amplement l'évènement, il faudra basculer sur la notice de l'évènement. Pour ce faire, une fois l'évènement intégré à la notice de bien, cliquer sur le rebond [[image:1734516131898-671.png]] pour modifier les données sur l'évènement. Cette méthode permettra d'ajouter de la documentation sur l'évènement a postériori.
96 += Fenêtre d’association : fonctions disponibles =
82 82  
83 -[[image:1734516199481-176.png]]
98 +Dans la fenêtre d’ajout des évènements, vous pouvez :
84 84  
85 -Cela permet d'accéder à la notice de l'évènement. Passer en modification pour compléter la notice.
100 +* Visualiser tous les évènements déjà liés au bien,
101 +* Supprimer un lien existant,
102 +* Fermer la fenêtre pour revenir à la notice du bien,
103 +* Rechercher un autre évènement existant,
104 +* Créer un nouvel évènement.
86 86  
87 -[[image:1734516274202-429.png]]
106 +[[Fenêtre d'ajout des évènements → fonctionnalités disponibles.>>image:1754309706175-986.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 89  
90 -= Nouvel affichage des évènements dans la notice du bien =
109 += Visualiser les évènements liés à un bien =
91 91  
92 -La frise chronologique reste affiliée à l’onglet événements.
111 +Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont regroupés par** type et triés du plus récent au plus ancien**. Chaque ligne affiche au minimum **le lieu, le titre, la date, et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
93 93  
94 -== Évènements à venir ==
113 +[[Notice de bien → affichage des évènements liés au bien.>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 95  
96 -Visualisation des événements à venir sur la notice de bien, avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
97 97  
98 -L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
116 += Compléter une notice d'évènement =
99 99  
100 -[[image:image-20240704162733-6.png]]
118 +Vous pouvez ensuite accéder à la notice complète de l’évènement pour enrichir sa description :
101 101  
102 -== Évènements en cours ==
120 +1. **Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite** du titre de l'évènement.
121 +1. Passez en **modification. **
122 +1. Renseignez les champs souhaités (intervenants, descriptions, documents, etc.)
123 +1. **Enregistrez** la notice une fois la saisie terminée.
103 103  
104 -Visualisation des événements en cours sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
125 +[[Notice de bien  → basculer sur la notice d'évènement.>>image:1754310288737-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
107 107  
108 -[[image:image-20240704162805-7.png]]
128 +[[Notice d'évènement → bouton modifier.>>image:1754310372602-457.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -== Évènements passés ==
111 111  
112 -Visualisation des événements passés sur la notice de bien avec une répartition par grand type d’évènement ; tri du plus récent au plus ancien.
131 += Où sont passés les champs liés aux évènements ? =
113 113  
114 -L’affichage sur la notice du bien présente à minima : le lieu, le titre, la date, (le numéro d’exposition).
133 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39**
115 115  
116 -[[image:image-20240704162832-8.png]]
135 +Depuis la version 4.5, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien. Ils doivent désormais être **renseignés dans les évènements : **
117 117  
118 -= Refonte du module des évènements : champs supprimés de la notice bien =
137 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ concerné**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 269px;" %)**Ce qui change**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 312px;" %)**Où le renseigner désormais**
138 +|**Numéro d’exposition**|(% style="width:269px" %)(((
139 +N’est plus modifiable depuis la grille de saisie du bien.
119 119  
120 -(% class="box infomessage" %)
121 -(((
122 -Pour les utilisateurs de versions antérieures à la version 4.5, qui auraient migrés vers cette nouvelle version. **Dans le cadre de la refonte du module des évènements, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien. Il faudra désormais les renseigner depuis la table des évènements ou passer par l'ajout de bien via les biens (cf. fonctionnalité suivante).**
123 -)))
141 +Migré automatiquement lors de la montée de version.
142 +)))|(% style="width:312px" %)Dans la **notice du bien lié à l'évènement**
143 +|**Évènement lié**|(% style="width:269px" %)(((
144 +L’ajout ne se fait plus depuis la grille de saisie du bien.
124 124  
125 -== Numéro d’exposition ==
146 +Seuls les champs de précision restent disponibles dans la grille de saisie du bien.
147 +)))|(% style="width:312px" %)Depuis la **notice du bien**, via le bouton [[image:1754314086366-679.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="31" width="30"]]
148 +ou via les **Évènements**
149 +|**Restauration liée**|(% style="width:269px" %)Doit être saisie comme un **évènement de type Traitement de conservation et analyse**|(% style="width:312px" %)Depuis la **notice du bien**, via le bouton [[image:1754314099894-992.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="28"]]
150 +ou via les** Évènements**
126 126  
127 -Ce champ est désormais à renseigner via le module régie dans la table des évènements.
152 +[[Notice de bien → affichage du numéro d'exposition.>>image:1734617605589-388.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 -Lors d’une montée de version, ces numéros sont migrés dans le bien dans l’évènement.
130 130  
131 -[[image:1734617605589-388.png]]
155 +[[Grille de saisie des biens → champs texte libre précisions sur les évènements et les restaurations.>>image:1754314013502-995.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -== Évènement lié ==
134 134  
135 -L’ajout d’un évènement dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
158 +
159 +)))
160 +)))|(% style="width:300px" %)(((
161 +(% class="box" %)
162 +(((
163 +**Sommaire**
136 136  
137 -Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
165 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
166 +)))
138 138  
139 -[[image:1734617576576-693.png]]
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Aller plus loin**
140 140  
141 -== Restauration ==
172 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
173 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
174 +)))
142 142  
143 -L’ajout d’un évènement de restauration dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).
176 +(% class="box" %)
177 +(((
178 +**Icônes principales **
144 144  
145 -Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.
180 +*
181 +)))
182 +)))
146 146  
147 -[[image:1734617554211-447.png]]
148 -
149 149  
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