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Localisation d’un bien : ne pas confondre les deux champs !

Version 13.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/25 14:49

Versions 3.5 et ultérieurs

Localiser un bien, c’est lui attribuer une place précise dans le musée, essentielle pour le suivi, la sécurité et la bonne gestion des collections.

Dès la création de la notice, on renseigne son emplacement de conservation à l’aide des autorités hiérarchiques Emplacements (bâtiment, salle, meuble…).

Dans cette page, on vous explique la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle, et comment bien les utiliser sans se tromper.

L’emplacement de référence est « l’adresse permanente » du bien, tandis que la localisation actuelle est son « adresse temporaire » lorsqu’il est en déplacement.

Pas de collection sans emplacement : l’importance de la localisation

Localiser un bien, c’est lui attribuer une place dans l’espace du musée : où est-il stocké ? dans quel meuble, dans quelle salle ?
Cette information est essentielle pour assurer le suivi des collections, faciliter les recherches et garantir la sécurité des objets.

La localisation d’un bien repose sur l’utilisation de la liste hiérarchique des autorités Emplacements, qui permet d’indiquer précisément l’endroit de conservation : bâtiment, salle, meuble, tiroir, etc.

Attention : ne pas modifier ces champs n’importe quand

Les champs de localisation doivent être renseignés uniquement lors de la création initiale de la notice du bien.

Si vous les modifiez directement par la grille de saisie après coup, vous écrasez l’information précédente, ce qui empêche toute traçabilité du déplacement.

Pour toute mise à jour de localisation , utilisez les outils de relocalisation ou les mouvements, qui permettent de :

  • conserver un historique fiable des déplacements ;
  • visualiser les différentes étapes de localisation d’un bien ;
  • éviter les erreurs ou pertes d'information.

Emplacement de référence vs localisation actuelle

Emplacement de référence

L'emplacement de référence est l'emplacement permanent d’un bien, c’est-à-dire le lieu où il est censé être conservé lorsqu’il n’est pas en cours de manipulation/déplacement (campagne photo, restauration, exposition interne temporaire ou parcours permanent), en prêt (exposition temporaire externe) ou en dépôt.

  • C’est l’emplacement « officiel » du bien dans le musée (cela peut être une salle pérenne d’exposition, une réserve, un tiroir précis, etc.)
  • Cet emplacement est stable dans le temps : il ne change que si l'on décide de le relocaliser durablement

  • Il est obligatoire pour répondre aux exigences du récolement décennal.

Ce champ est automatiquement mis à jour via le module du récolement, de relocalisation et des mouvements dans certains cas (ex. déménagement)

Localisation actuelle (ou temporaire)

La localisation temporaire, anciennement appelée localisation actuelle, désigne l’endroit où se trouve le bien à un instant donné, de manière temporaire, lorsqu’il est déplacé pour une raison particulière.

Cela correspond à des situations comme une exposition temporaire dans l’institution, un prêt hors les murs, une campagne photographique, une restauration, un dépôt, etc.

Elle n’efface pas l’emplacement de référence : le bien « revient » à son emplacement de référence une fois l’événement terminé. 

Ce champ est automatiquement mis à jour via le module des mouvements, de relocalisation ou de récolement.

Il ne doit pas être rempli manuellement.