Lien avec la méthode d'inventaire informatisé du Service des Musées de France

Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la Méthode d'inventaire informatisé SMF : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans l'aide en ligne sur les champs de Flora.

Il est également possible de se reporter aux préconisations de saisie pour l'export POP.

De plus, de nombreux champs ont été rajoutés, en lien avec l'évolution des besoins en matière de gestion des collections (gestion des entrées, régie des biens, gestion des droits sur les images, gestion patrimoniale, plan de sauvegarde, etc.).

Personnaliser la charte de saisie

En complément de la présente page, qui expose les règles de saisie générales, il est possible de mettre à disposition des utilisateur :

• des documents rédigés par le musée

• des pages personnalisées d'aide à la saisie sur certains champs, l'aide en ligne personnalisée viendra se substituer aux pages du wiki dans le menu. Pour afficher l'aide en ligne dans les grilles de saisie, effectuer un Clic/droit.

Grilles de saisie

Grille complète

Tous les champs y sont accessibles.

Seul le Numéro d'inventaire est obligatoire.

Liste des regroupements de champs

Grilles minimales pour registres

Ces grilles contiennent les champs nécessaires à l'alimentation du registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt. 

Pour plus d'informations sur les registres : Guide utilisateur : gestion des registres.

Les champs obligatoires y sont plus nombreux :

• pour les biens : Numéro d'inventaire, Date d'entrée, Avis des instances scientifiques, Prix, Dénomination, Matières - techniques, Dimensions, type d'inscription, date du constat d'état, état de conservation
• pour les ensembles complexes : Numéro d'inventaire, Date d'entrée, Avis des instances scientifiques, Prix, Domaine, Intitulé de l'ensemble complexe

 Les groupes de champs reprennent la disposition des champs de l'inventaire 18 colonnes.

Grille minimale pour récolement de biens déjà inventoriés

Cette grille permet une saisie à minima, dans la base documentaire, de champs documentaires, jugés nécessaire lors des opérations de récolement :

 Identification, Localisation, Désignation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Photo, état de conservation.

Pour plus d'informations sur le récolement : Guide utilisateur : gestion du récolement.

Grilles pour régisseurs

Ces grilles permettent de donner accès uniquement aux champs "de régie" sur les notices de la base documentaire.

A noter : il est possible de créer des notices pour les biens empruntés pour expo temporaire (guide utilisateur : gestion des expos temporaires).

Pour plus d'informations sur la régie : Guide utilisateur : Régie.

Grilles par discipline et rattachement des photos

Ces grilles regroupent les champs en fonction : 

• de la discipline 
• de la gestion des photos pour rattachement.

Liste des champs de la table des biens

Légende des icônes :   (champ exporté vers POP)    (champ recopié dans le registre d'inventaire)

Fichier excel reprenant la liste des champs

Identification

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Notice mère	BIEN_LIE	table d’autorité Biens et ensembles   autre méthode : saisie de notices enfants depuis la notice parents	oui
Nom ou n° ensemble	NUM_BIEN_LIE	table d'autorité Ensembles, multivalué	oui
Préfixe musée	MUSEE	liste MUS_PREFIXENUMINV.lst, hérité de l’entrée gestion de plusieurs musées dans une seule application Flora	oui
Numéro d'inventaire	NUM_INVENTAIRE	champ important (gras), obligatoire, liste des numéros déjà existants	oui
Code unique	CODE_UNIQUE	champ important (gras)	oui
Nombre d'objets	NB_OBJETS_LOT	champ texte libre	oui
Nombre d'objets (UE)	NB_OBJETS_LOT_UE	champ texte : indiquer un nombre entier	oui
Collection	COLLECTION	table d'autorité COLLECTIONS	oui
Fonds	FOND	table d’autorité PERSONNES, multivalué	oui
Type de bien	TYPE_BIEN	liste MUS_TYPE_BIEN.lst, champ important (gras)	oui
Statut juridique	STATUT_BIEN	liste MUS_STATUT_JURIDIQUE.lst, hérité de l'entrée, donc non repris dans l'export POP et le registre	oui
Niveau d'intérêt	NIVEAU_INTERET	liste MUS_NIVEAU_INTERET.lst	oui
Précisions sur le numéro d'inventaire	PRECISIONS_NUM_INVENTAIRE	champ texte multilignes	oui
Numéro d'inventaire du déposant	NUM_INV_DEPOSANT		oui
Marquage	MARQUAGE	liste MUS_MARQUAGE.lst, multivalué	oui

Autres numéros (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Type de numéro	TYPE_NUM	liste MUS_TYPEAUTRENUM.lst	oui
Préfixe numéro	PREFIXE_NUM	liste MUS_PREFIXENUMINV.lst	oui
Autre numéro	NUM	champ texte libre	oui
Description	DESC	champ texte libre	oui

Désignation

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Discipline	DISCIPLINE	champ important (gras) liste MUS_DISCIPLINE.lst	oui
Domaine musée	DOMAINE_MUSEE	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_DOMAINE, multivalué	oui
Domaine SN	DOMAINE_SN	thesaurus MUS_TH_DOMAINE, multivalué	oui
Domaine SMF	DOMAINE_DMF	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_DOMAINE_DMF, multivalué	oui

Sciences humaines

Autres dénominations (répétable)

Dénominations patrimoine (répétable)

Désignation (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Appellation	APPELLATION	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_APPEL, multivalué obligatoire pour l'export POP si pas de Dénomination ou Titre	oui
Typologie	TYPOLOGIE	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_TYPOLOGIE, multivalué	oui

Archéologie - Lots

Élément (répétable)

Dénombrement (répétable)

Élément (suite)

Sciences naturelles

Autres dénominations (répétable)

Sciences naturelles (suite)

Désignation (suite)

Titres alternatifs (répétable)

Désignation (suite)

Intitulé de l'ensemble complexe	INTITULE_REGL_ENSEMBLE	champ texte libre	oui
Ensemble complexe : sous-inventaire	ENSEMBLE_COMPLEXE	champ texte multilignes	oui
Détail registres sous-inventaire	OBSERVATIONS_ENSEMBLE	champ texte multilignes	oui
Autre titre	TITRE_AUTRE	champ texte libre	oui
Qualificatif titre	TITRE_QUALIFICATIF	liste MUS_TITRE_QUALIFICATIF.lst	oui
Appellation vernaculaire	APPEL_VERNACUL	champ texte libre	oui
Précisions sur la désignation	PRECISION_DESIGNATION	champ texte multilignes	oui
Nombre de parties	NB_PART	champ texte libre	oui

Identification du spécimen (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
UUID de l'identification	IDENTIFICATIONS_SN_UUID	saisie automatisée (export e-recolnat)	oui
Type d'identification	TYPE_IDENTIFICATION	liste MUS_TYPE_IDENTIFICATION.lst	oui
Identification du spécimen	IDENTIFICATION_SPECIMEN	thesaurus MUS_TH_NOM_SCIENT, multivalué	oui
Date identification	DATE_IDENTIFICATION	assistant de datation complet	oui
Identificateur	IDENTIFICATEUR	table d’autorité PERSONNES, multivalué	oui
Note sur l'identification	PRECISIONS_IDENTIFICATION	champ texte multilignes	oui
Validateur(s)	VALIDATEURS	table d’autorité PERSONNES, multivalué	oui
Date validation	DATE_VALIDATION	assistant de date simple	oui
Hôte (non répétable)	HOTE	thesaurus MUS_TH_NOM_SCIENT, multivalué	oui

Création - exécution (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Type	TYPE_CREATION_EXECUTION	champ important (gras) liste MUS_CREA_EXEC_TYPE.lst Pour l'export POP, permet de différencier les données des champs AUTR et ATTR	oui

Auteur - exécutant (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Auteur-exécutant	PERSONNE_AUTEUR	champ important (gras), multivalué  table d’autorité PERSONNES Pour l'export POP, les dates et lieu de naissance et décès sont lues dans la table des personnes	oui
Fonction de l'auteur	ROLE_AUTEUR	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_ROLE_AUTEUR, multivalué	oui
Précisions sur l'auteur	PRECISIONS_AUTEUR	champ texte multilignes	oui
Qualificatif	QUALIFICATIF	liste MUS_CREA_EXEC_AUTEUR_QUALIF.lst	oui

Création - exécution (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
École ou aire culturelle	ECOLE_AIRE_CULTURELLE	thesaurus MUS_TH_ECOLE, multivalué	oui
Époque	EPOQUE	thesaurus MUS_TH_EPOQUE, multivalué	oui
Style	STYLE	thesaurus MUS_TH_EPOQUE, multivalué	oui

Date de création - exécution (répétable)

	Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
	Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution	DATE_EXECUTION_DATATION_DEBUT	champ important (gras) datation muséologique Pour l'export POP, si la date a été saisie en millésime elle sera exporté dans MILL et sa valeur en siècle sera automatiquement générée dans PERI. Si la date a été saisie en siècle, seul le champ PERI sera renseigné	oui
	Date-Siècle-Millénaire fin de création-exécution	DATE_EXECUTION_DATATION_FIN	champ important (gras) datation muséologique	oui
	Date création-éxécution (texte)	DATE_EXECUTION_DATATION_TXT	recopie automatique optionnelle des date début et fin ou adaptation manuelle	oui
	Précisions sur la date	DATE_PRECISION	champ texte libre	oui

Création - exécution (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Période de création-exécution	PERIODE_EXECUTION	table d'autorité PÉRIODES, multivalué	oui
Période original copié	DATATION_ORIGINAL_COPIE	table d'autorité PÉRIODES	oui
Précisions sur la datation	PRECISIONS_DATATION	champ texte multilignes	oui
Lieu de création-exécution	LIEU_EXECUTION_LIEU	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué	oui
Nom historique du lieu d'exécution	LIEU_EXECUTION_HISTO	thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué	oui
Précisions sur lieu de création-exécution	PRECISIONS_LIEU_EXECUTION	champ texte multilignes	oui

Genèse (répétable)

	Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
	Genèse	GENESE_ENTETE	thesaurus MUS_TH_GENESE, multivalué	oui
	Précisions sur la genèse	GENESE_DETAIL	champ texte multilignes	oui

Création - exécution (suite)

Utilisation (répétable)

	Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
	Utilisateur	UTILISATEUR	champ important (gras) table d’autorité PERSONNES	oui
	Utilisation	UTILISATION_UTILISATION	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_UTILISATION, multivalué	oui
	Lieu d'utilisation	LIEU_UTILISATION	thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué	oui
	Nom historique du lieu d'utilisation	LIEU_UTILISATION_HISTO	thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué	oui
	Période d'utilisation	PERIODE_UTILISATION	table d'autorité PÉRIODES, multivalué	oui
	Date début d'utilisation	DATE_UTILISATION_DEBUT	champ important (gras) datation muséologique Pour l'export POP, si la date a été saisie en millésime elle sera exporté dans MILL et sa valeur en siècle sera automatiquement générée dans PERI. Si la date a été saisie en siècle, seul le champ PERI sera renseigné	oui
	Date fin d'utilisation	DATE_UTILISATION_FIN	champ important (gras) datation muséologique	oui
	Date d'utilisation (texte)	DATE_UTILISATION_TXT	recopie automatique optionnelle des date début et fin ou adaptation manuelle	oui
	Evt. époque d'utilisation	EVENEMENT_UTILISATION	thesaurus MUS_TH_EPOQUE	oui
	Evt. histo. d'utilisation	EVENEMENT_UTILISATION_PERIODE	table d'autorité PÉRIODES, multivalué	oui
	Précisions sur l'utilisation	PRECISIONS_UTILISATION	champ texte multilignes	oui
	Fonctionnement - contexte	FONCTIONNEMENT_CONTEXTE	champ texte multilignes	oui

Découverte - collecte

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Lieu de découverte - Site de fouille	SITE_DECOUVERTE	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué Pour l'export POP, le Type de site, son Autre nom et sa Période d'activité son lus dans la table d'autorité des lieux	oui
Opération (répétable) Spécificité Flora archéologie, ces champs sont en option. Libellé Nom interne contrôle de saisie aide en ligne Opération OPERATION champ important, table d'autorité OPÉRATION oui Précision sur l'opération PRECISIONS_OPERATION champ texte multilignes oui Découverte - collecte (suite)
Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Nom historique du lieu	LIEU_DECOUVERTE_HISTO	thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué	oui
Découvreur - Inventeur - Collecteur	INVENTEUR	champ important (gras) table d’autorité PERSONNES, multivalué	oui
Précisions sur la découverte	PRECISIONS_DECOUVERTE	champ texte multilignes	oui
Méthode de découverte-collecte	METHODE_DECOUVERTE	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_METH_DECOUV, multivalué	oui
Provenance géographique	PROVENANCE_GEO	thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué	oui
Précisions sur la provenance géographique	PRECISIONS_GEO	champ texte multilignes	oui
Biotope	BIOTOPE	thesaurus MUS_TH_BIOTOPE, multivalué	oui
Stratigraphie (répétable)
Spécificité Flora archéologie, ces champs sont en option.
Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Stratigraphie	STRATIGRAPHIE	champ important, table d'autorité STRATIGRAPHIE	oui
Précision sur la stratigraphie	PRECISIONS_STRATIGRAPHIE	champ texte multilignes	oui
Découverte - collecte (suite)
Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Altitude moins	ALTITUDE_MOINS	thesaurus MUS_TH_BIOTOPE, multivalué	oui
Altitude plus	ALTITUDE_PLUS	thesaurus MUS_TH_BIOTOPE, multivalué	oui
Altitude basse	ALTITUDE_BASSE	champ texte multilignes	oui
Altitude haute	ALTITUDE_HAUTE	champ texte multilignes	oui
Type de collecte	TYPE_COLLECTE	liste MUS_TYPE_COLLECTE.lst	oui
Date début de collecte	DATE_COLLECTE_DEBUT	assistant de datation complet	oui
Date fin de collecte	DATE_COLLECTE_FIN	assistant de datation complet	oui
Date de collecte (texte)	DATE_COLLECTE_TXT	recopie automatique optionnelle des date début et fin ou adaptation manuelle	oui
Date début de découverte	DATE_DECOUVERTE_DEBUT	champ important (gras) datation muséologique	oui
Date fin de découverte	DATE_DECOUVERTE_FIN	champ important (gras) datation muséologique	oui
Date de découverte (texte)	DATE_DECOUVERTE_TXT	recopie automatique optionnelle des date début et fin ou adaptation manuelle	oui
Nom du gisement	NOM_GISEMENT	champ texte multilignes	oui
Mode du gisement	MODE_GISEMENT	champ texte multilignes	oui
Carré	CARRE	champ texte libre	oui
Numéro de fouille	NUM_FOUILLE	champ texte libre	oui
Couche - unité statigraphique	COUCHE	champ texte libre	oui
Précisions sur la collecte	PRECISIONS_COLLECTE	champ texte multilignes	oui
Projection	PROJECTION	liste MUS_SYS_COORDONNEES.lst	oui
Abscisse ou Longitude	ABSCISSE	champ texte libre	oui
Ordonnée ou Latitude	ORDONNEE	champ texte libre	oui
Profondeur	PROFONDEUR_SN	champ texte libre	oui

Description

Matières et techniques (répétable)

Matières et techniques garniture (répétable)

Description (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Précisions sur les matières et techniques	PRECISION_MATIERE_TECHNIQUES	champ texte multilignes	oui
Reprise de données Matières et techniques	REPRISE_MATIERE_TECHNIQUES	champ texte multilignes	oui

Montages (répétable)

Description (suite)

Précisions sur la description

PRECISION_DESCRIPTION

champ texte multilignes, champ important (gras)

oui

Dimensions (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Type de dimension	TYPE_DIMENSION	liste DIM_TYPE.lst	oui
Unité de mesure	HAUTEUR_UNITE	champ important (gras) liste DIM_UNITE.lst	oui
Hauteur	HAUTEUR	champ important (gras), champ décimal	oui
Longueur	LONGUEUR	champ important (gras), champ décimal	oui
Largeur	LARGEUR	champ important (gras), champ décimal	oui
Largeur minimale	LARGEUR_MIN	champ décimal	oui
Largeur maximale	LARGEUR_MAX	champ décimal	oui
Longueur minimale	LONGUEUR_MIN_SN	champ décimal	oui
Longueur maximale	LONGUEUR_MAX_SN	champ décimal	oui
Profondeur	PROFONDEUR	champ important (gras), champ décimal	oui
Épaisseur	EPAISSEUR	champ important (gras), champ décimal	oui
Diamètre	DIAMETRE	champ important (gras), champ décimal	oui
Masse	MASSE	champ important (gras), champ décimal	oui
Unité de la masse	MASSE_UNITE	champ important (gras) liste DIM_UNITE_MASSE.lst	oui
Échelle	ECHELLE		oui
Forme SN	FORME_SN		oui

Autres dimensions (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Type de dimension	AUTRE_DIMENSION_TYPE	liste DIM_AUTRE_TYPE.lst	oui
Valeur	AUTRE_DIMENSION_VALEUR	champ décimal	oui
Unité	AUTRE_DIMENSION_UNITE	liste DIM_UNITE.lst	oui

Dimensions (suite)

Dimensions (non répétable)

Inscriptions (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Type d'inscription	TYPE_INSCRIPTION	champ important (gras), thesaurus MUS_TH_TYPE_INSCR, multivalué obligatoire pour le registre mettre "néant" si non renseigné	oui
Langue	LANGUE	liste MUS_LANG.lst, multivalué	oui
Emplacement sur l'objet	EMPLACEMENT	champ texte avec autocomplétion sur la liste des emplacements déjà saisis	oui
Transcription des inscriptions	TRANSCRIPTION	champ texte multilignes	oui
Traduction dans la langue par défaut	TRADUCTION	champ texte multilignes	oui

Personne/lieu (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Personne inscrite	PERSONNE_INSCRIPTION	table d’autorité PERSONNES, multivalué	oui
Lieu inscrit	LIEU_INSCRIPTION	thesaurus MUS_TH_LIEU, multivalué	oui

Inscription (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Précisions sur l'inscription	PRECISION_INSCRIPTION	champ texte multilignes	oui
Onomastique	REPRISE_ONOMASTIQUE	champ texte multilignes	oui

Indexation

Représentation - décors (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Genre de la représentation	SUJET	champ important (gras) thesaurus MUS_TH_GARNIER , multivalué 64 termes	oui
Détail de la représentation-décors	DETAIL_SUJET	thesaurus MUS_TH_GARNIER, multivalué	oui
Représentation/décor (texte)	PRECISION_SUJET	champ texte multilignes, recopie automatique optionnelle des genres et détail ou adaptation manuelle	oui

Représentation - décors (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Précisions	PRECISION_SUJET_DETAIL	champ texte multilignes	oui
Reprise de données Représentation-décors	REPRISE_SUJET_DETAIL	champ texte multilignes	oui

Personne représentée (répétable)

Personne représentée (suite)

Lieu représenté (répétable)

Lieu représenté (suite)

Évènement - époque représenté

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Evt. époque représenté	EVENEMENT_REPRESENTE	thesaurus MUS_TH_EPOQUE, multivalué	oui
Evt. histo. représenté	EVENEMENT_REPRESENTE_PERIODE	table d'autorité PÉRIODES, multivalué	oui

Date représentée (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Date début représentée	DATE_REPRESENTATION_DEBUT	datation muséologique	oui
Date fin représentée	DATE_REPRESENTATION_FIN	datation muséologique	oui
Date représentée (texte)	DATE_REPRESENTATION_TXT	recopie automatique optionnelle des date début et fin pour adaptation manuelle	oui

Représentation - décors (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Précisions sur la représentation-décors	PRECISION_REPRESENTATION	champ texte multilignes	oui

Source orale écrite (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Nature du texte	TYPE_SOURCE	thesaurus MUS_TH_SOURCE_REPR	oui
Auteur de la source	PERSONNE_SOURCE	thesaurus MUS_TH_SOURCE_REPR	oui
Titre de la source	TITRE_SOURCE	thesaurus MUS_TH_SOURCE_REPR	oui

Source orale écrite

Description (suite)

Description Photo

Description Spécifique

Numismatique - droit

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Inscription droit	SP_INSCRIPTION_DROIT	champ texte multilignes	oui
Description droit	SP_DESCRIPTION_DROIT	champ texte multilignes	oui
Champ droit	SP_CHAMP_DROIT	champ texte libre	oui

Numismatique - revers

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Inscription revers	SP_INSCRIPTION_REVERS	champ texte multilignes	oui
Description revers	SP_DESCRIPTION_REVERS	champ texte multilignes	oui
Champ revers	SP_CHAMP_REVERS	champ texte libre	oui

Numismatique

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Exergue	SP_EXERGUE	champ texte libre	oui
Tranche	SP_TRANCHE	champ texte libre	oui
Publication	SP_PUBLICATION	champ texte libre	oui
Anomalies de reprises de données	LOG_REPRISE_DONNEES	champ texte libre	oui

Caractéristiques (sn)

Spécimens (répétable)

Anthropologie

Caractéristiques (sn)

Nature	NATURE_SN	thesaurus MUS_TH_NATURE, multivalué, champ important (gras)	oui
Origine SN	ORIGINE_SN	liste MUS_ORIGINE_SN.lst	oui
Texture	TEXTURE_SN	champ texte libre	oui
Texture mots-clés	TEXTURE_MC_SN	thesaurus MUS_TH_TEXTURE_SN, multivalué	oui
Phase	PHASE_SN	liste MUS_PHASE_SN.lst	oui
Datation géologique	DATATION_GEOLOGIQUE	table d'autorité PÉRIODES, multivalué	oui
Contexte géologique	CONTEXTE_GEOLOGIQUE	champ texte multilignes	oui

Localisation

Guide utilisateur : gestion des localisations

Régie - état de conservation

Guide utilisateur : Régie des biens - saisie minimale et fonctions avancées

Description

Indexation

Précisions (répétable)

Restaurations (répétable)

État de conservation - conditions (suite)

Accrochage

Entrée

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Entrée	ORIGINE	champ important (gras)  table d'autorité Entrées	oui
Ancienne Entrée	ANC_ORIGINE	champ important (gras)  table d'autorité Entrées	oui
Numéro d'entrée	NUM_ORIGINE	Hérité de l'entrée liée	oui
Date d'entrée matérielle	DATE_ENTREE	champ important (gras) assistant de datation complet	oui
Date d'affectation	DATE_AFFECTATION	champ important (gras) assistant de datation complet	oui
Date d'inscription aux registres	DATE_INSCRIP_INV	assistant de datation complet	oui
Reprise origine	REPRISE_ORIGINE	champ texte multilignes	oui
Données administratives
Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Première date de présence attestée (si origine inconnue)	PREMIERE_DATE_PRESENCE	assistant de datation complet	oui

Dossier Administratif

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Commentaire état avancement saisie	COMMENTAIRE_FLOW	champ texte multilignes	oui
Etat avancement étude	ETAT_AVANCE_ETUDE	liste ETAT_AVANCE_ETUDE.lst	oui
Date avancement étude	DATE_AVANCE_ETUDE	assistant de datation simple	oui
Commentaire état avancement étude	COMMENTAIRE_ETUDE	champ texte multilignes	oui
Date de copie dans le registre informatique	DATE_INTEGR_INVACQ	incrémmentation automatique de la date	oui
Réference Joconde	NUM_REF	incrémentation automatique de la référence	oui

Avis des instances scientifiques (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Instance scientifique	INSTANCE_SCIENTIFIQUE	champ important (gras) liste MUS_INSTANCE_SCIENT.lst	oui
Avis	NATURE_AVIS	champ important (gras) liste MUS_AVIS_SCIENT.lst obligatoire pour le registre	oui
Date de l'avis	DATE_AVIS	champ important (gras) assistant de datation simple	oui

Dosssier administratif (suite)

Prix

Valeur d'assurance

Commande - livraison

Dosssier administratif (suite)

Bloc note (répétable)

Dossier administratif (suite)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Numéro de dossier	NUM_DOSSIER	champ texte libre	oui
Copyright de la notice	COPYRIGHT	champ texte libre	oui
Mention des droits sur le bien	MENTION_DROITS	liste MUS_MENTION_DROITS.lst champ important (gras)	oui
Précision sur la mention des droits	PRECISION_MENTION_DROITS	champ texte multilignes	oui
Mention d'édition	MENTION_EDITION	liste MUS_MENTION_EDITION.lst	oui
Date dernier export SMF	DMF_LAST_EXPORT_DATE	incrémentation automatique de la date	oui
ark imagettes	ARK_IMAGETTE	incrémentation automatique des ark imagettes	oui
Mention en cas de radiation	MENTION_RADIATION	champ texte multilignes	oui
Date du vol	DATE_DE_VOL	assistant de datation complet	oui
Code-barres	CODE_BARRE	champ texte libre	oui
Préfixe code-barres	PREFIX_CODE_BARRE	champ texte libre	oui
Reprise de l'historique de suivi	REPRISE_HISTO_ETAT_AVANCE	champ texte multilignes	oui

Aliénation (répétable)

Historique d'appartenance (répétable)

Données patrimoniales

Plan de sauvegarde

Guide utilisateur : gestion du plan de sauvegarde des biens culturels

Données patrimoniales

Droits - diffusion

Guide uitilisateur : gestion des droits photos et biens

Données administratives

Droits liés au bien

Autre titulaire de droits (répétable)

Reproductions (répétable)

Droits diffusion (suite)

Reservations (répétébale)

Droits diffusion (suite)

Documentation

Description

Indexation

Bibliographie (répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Type biblio	TYPE_LIEN_BIBLIO	liste MUS_TYPE_LIEN_BIBLIO.lst
Lien Bibliographie musée	UNIMARC	champ important (gras), multivalué, table d'autorité UNIMARC	oui
Références bibliographiques	REF_BIBLIO	multivalué, table d'autorité UNIMARC	oui
Titre bibliographique	TITRE_BIBLIOGRAPHIE	champ texte libre	oui
Précisions	PRECISION_BIBLIOGRAPHIE	champ texte multilignes	oui

Documentation (suite)

Guide utilisateur : associer une ou des lots de photos à un bien

Guide utilisateur : import de photos

Lien (répétable)

Documentation textuelle (répétable)

Source en ligne (répétable)

Suivi

Données administratives

Suivi (suite)

Données complémentaires liées aux biens

En plus des champs ci-dessus, il est possible de saisir des données complémentaires, qui seront directement liées à la notice du bien.

Pour cela, utiliser les fonctionnalités disponibles dans la barre d'outils de la notice du bien :

Saisir des notices enfants (pour les ensembles parents-enfants)

guide utilisateur : gestion des ensembles

La création de notices d'ensemble parents-enfants peut s'effectuer :

• soit depuis la grille de saisie de la notice enfant, via le champ Identification / Notice parent, qui permet de faire le lien avec la notice parent déja existante dans la table des biens. 

• soit depuis l'affichage de la notice parent, via le bouton de création ci-dessous. Cela créera une nouvelle notice bien vide, dans laquelle, le champ Notice parent sera déja renseigné.

Ces ensembles parents-enfants, peuvent être effectués sur plusieurs niveaux. Ces derniers sont disponibles dans la vue en semble de chaque notice parents-enfants.

Saisir des constats d'état complémentaires

Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.

Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :

La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.

Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :

Historiser/modifier l'emplacement de référence ou la localisation temporaire

Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le menu Gérer / Relocaliser. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.

Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :

L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :

Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent

Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.

Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés

Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.

Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.

Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :

La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.

Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.

Cliquer sur suivant.

Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :

• Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien.
• Désélectionner les colis et matériels qui ne seont pas à relocaliser simultanément au bien.

Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.

Un message de confirmation appraît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.

Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.

L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :

Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :                   
 indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé                                                                                                                                                          indique la localisation temporaire du colus ou du matériel associé                                                                                                                                                                      Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.

Associer des photos depuis la notice du bien

Pour intégrer une photo stockée sur un ordinateur dans flora, il faudrait passer par la photothèque. Un bouton raccourci est néanmoins disponible sur les notices de bien :

Ce dernier permet : 

• de saisir les informations minimales de description de la photo (ces données servent à créer la notice dans la table phototheque).

• de glisser déposer le ou les fichiers photos concernés

Pour plus d'informations sur la fonctionnalité, consulter le Guide utilisateur : associer des photos depuis la notice d'un bien.

Saisir des valeurs d'assurance complémentaires

Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur estimée permet de saisir la première valeur d'assurance réalisée sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.

Si la valeur d'assurance du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :

La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir une nouvelle valeur d'assurance, et de typer l'estimation.

L'affichage sera optimisé selon le même principe que pour les constats d'états :

Saisir des résultats de récolement hors campagnes planifiées

Il est possible de saisir des résultats de récolement sans passer par la planification de campagnes (module de récolement). Pour cela, utiliser l'icône suivante :

Dans ce cas, une notice de récolement est créée et liée au bien avec des informations minimales par défaut (bien lié, emplacements théoriques, etat d'avancement du récolement, récolement réalisé par). Charge à l'utilisateur de compléter la notice et de l'enregistrer.

L'affichage des récolements est optimisé selon le même principe que les constats d'état, l'historique des localisations, et les estimations :

Créer et associer des colis pérennes

Créer un colis associé à un bien

Il est possible de créer et d'associer un colis depuis la notice du bien.

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :

Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du colis. Le lien au bien est automatique.

Après la création du colis associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :

Associer un colis déjà existant à un bien

Si le colis est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par numéro de colis ou bien, de faire sortir toute la liste des colis en utilisant la troncature * ou %.

Sélectionner le colis à associer en cliquant dessus :

Cliquer sur valider pour associer le colis au bien :

L'affichage des colis dans la notice de bien est optimisé comme suit :

Créer et associer des matériels pérennes

Créer un matériel associé à un bien

Il est possible de créer et d'associer un matériel depuis la notice du bien.

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :

Cliquer sur créer pour enregistrer la notice du matériel. Le lien au bien est automatique.

Après la création du matériel associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :

Associer un matériel déjà existant à un bien

Si le matériel est déjà saisit dans Flora, il est possible de le rechercher pour le lier à la notice de bien.

Pour cela, utiliser la fonctionnalité suivante :

Une fenêtre de recherche apparaît. Il est possible de rechercher par tye de matériel, par numéro d'inventaire du matériel ou bien, de faire sortir toute la liste des matériels en utilisant la troncature * ou %.

Sélectionner le matériel à associer en cliquant dessus :

Cliquer sur valider pour associer le matériel au bien :

L'affichage des matériels dans la notice de bien est optimisé comme suit :

Créer et associer des évènements

Dans Flora, il est possible de saisir un évènement depuis la notice d'un bien. La saisie via les biens concerne surtout la documentation d'évènements anciens et/ou concernant un bien en particulier.

Si plusieurs biens sont concernés par un évènement, il sera plus rapide de les gérer depuis le module des évènements.

Créer un évènement associé à un bien

Pour créer un évènement depuis la notice du bien, utiliser la fonctionnalité suivante :

En cliquant sur créer, une grille de saisie rapide apparaît :

Cliquer sur créer pour enregistrer la notice de l'évènement. Le lien au bien est automatique.

Après la création de l'évènement associé, son affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :

Associer un évènement déjà existant au bien

A l'instar des colis et des matériels, il est également possible d'associer des évènements déjà existants, en effectuant une recherche par titre d'évènement ou bien, ou bien, de faire sortir toute la liste des évènements en utilisant la troncature * ou %.

 Sélectionner l'évènement à associer en cliquant dessus :

Cliquer sur valider pour associer l'évènement au bien :

L'affichage des évènements dans la notice de bien est optimisé comme suit :

Refonte du module des évènements : champs supprimés de la notice bien

Numéro d’exposition

Ce champ est désormais à renseigner via le module régie dans la table des évènements.

Lors d’une montée de version, ces numéros sont migrés dans le bien dans l’évènement.

Évènement lié

L’ajout d’un évènement dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).

Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.

Restauration

L’ajout d’un évènement de restauration dans la notice de bien se fait désormais en dehors de la grille de saisie du bien (cf. fonctionnalité décrite en suivant).

Dans la grille de saisie du bien, seules les champs de précisions restent disponibles à la saisie, pour les clients qui n'utiliseraient pas le module des évènements.

Gérer les annotations

Ajouter une annotation

Depuis la barre d'outils d'une notice de bien, cliquer sur le bouton  pour afficher la fenêtre des annotations.  Cette fenêtre s'affiche sous la barre d'outils. 

Pour créer une annotation, cliquer sur le . Un formulaire de saisie apparait.

Visualisation de la fonctionnalité annotation sur la notice du bien

Formulaire de saisie d'une annotation

A gauche, la liste déroulante propose de définir le type de diffusion de l'annotation :

• Publique : l'annotation sera visible par tous les utilisateurs accédant à la fonction d'annotations.
• Privée : l'annotation ne sera visible que par son auteur.

Saisir le texte de l'annotation dans la zone de texte, puis cliquer sur OUI pour enregistrer ou NON pour annuler l'opération.

Résultat :

Après enregistrement, l'annotation est affichée sous la barre d'outils.

Toute nouvelle annotation est présentée au début de la liste des annotations (tri antéchronologique).

Dès qu'au moins une annotation est visible pour un utilisateur, le bouton  d'annotation clignote avec un point d'exclamation : .

Visualisation de l'annotation

Pour fermer la fenêtre des annotations cliquer sur le bouton . 

Modifier une annotation

Un clic sur le bouton   donne accès au formulaire de modification de l'annotation courante, selon les mêmes principes de saisie.

Modifier le texte de l'annotation dans la zone de texte, puis cliquer sur OUI pour enregistrer les modifications ou NON pour annuler l'opération.

Modification d'une annotation publique

Supprimer une annotation

L'annotation peut être supprimée si l'utilisateur dispose de ce droit.

Un clic sur le bouton  , associé à une annotation supprime cette dernière.