Saisir un Bien

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Les notices **Biens** sont au cœur du dispositif de gestion des collections patrimoniales dans Flora. Elles permettent de **documenter, conserver, localiser, suivre et inventorier** tous les objets, ensembles ou lots relevant des collections de l’établissement.Chaque notice regroupe l’ensemble des informations descriptives, administratives, techniques, juridiques et logistiques nécessaires à la gestion d’un bien : provenance, typologie, statut juridique, dimensions, localisation, état de conservation, fichiers associés, etc.

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Flora offre une grande souplesse : la base des biens peut inclure non seulement des objets **inscrits à l’inventaire réglementaire** des musées de France, mais aussi des éléments patrimoniaux **non soumis à inscription**, comme du **matériel pédagogique**, des **fonds documentaires**, du **mobilier archéologique en cours d’étude**, ou des **objets prêtés temporairement**.

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La structuration rigoureuse de ces notices permet d’assurer la **traçabilité**, la **conservation préventive**, la **valorisation documentaire** et le **respect des obligations réglementaires** liées à la gestion des collections.

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= A quoi servent les notices Biens dans Flora ? =

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Les **notices Biens** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les objets, ensembles ou lots constituant les **collections patrimoniales** gérées dans Flora.

Il peut s’agir de :

* **biens patrimoniaux matériels** (peintures, sculptures, objets archéologiques, spécimens de sciences naturelles, objets ethnographiques…)

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* **œuvres immatérielles ou conceptuelles** (installations, performances…)

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* **ensembles complexes** (uniforme, lots de fragments... )

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* **fonds documentaires** ou **fonds photographiques** constitués à des fins patrimoniales

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* **matériel pédagogique ou d’étude** conservé pour son intérêt historique ou scientifique

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* **biens archéologiques mobiliers** en cours de traitement

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* **objets empruntés** liés à une exposition

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Ces notices concernent tout bien ayant vocation à être :

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* **Conservé** : dans des conditions adaptées à sa nature, son état et sa valeur patrimoniale

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* **Documenté** : par des informations historiques, scientifiques, techniques ou administratives

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* **Localisé** : dans un lieu de conservation, une salle d’exposition, un dépôt ou une réserve

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* **Suivi** : dans le cadre des mouvements, restaurations, récolements, expositions, prêts…

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* **Inventorié** : selon les règles internes ou les obligations réglementaires du musée

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>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**

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>(% class="small" %)Une **peinture sur toile du XIXe siècle** issue d’une donation : notice Bien inscrite à l’inventaire, avec informations sur l’auteur, la provenance, l’état et la localisation actuelle.

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>(% class="small" %)Un **masque cérémoniel kanak** conservé dans les réserves : notice Bien documentée avec données ethnographiques et statut de conservation.

39

>(% class="small" %)Un **squelette de reptile fossile** découvert lors d’une fouille : notice Bien avec données scientifiques et lieu de découverte.

40

>(% class="small" %)Un **uniforme militaire complet** (veste, pantalon, insigne) présenté comme un ensemble : chaque élément fait l'objet d'une notice Bien distincte rattachée à une notice parente décrivant l'ensemble.

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>(% class="small" %)Un **fonds photographique sur plaques de verre** constitué par un chercheur : notice Bien décrivant l’ensemble, les conditions de conservation et les droits d’usage.

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>(% class="small" %)Un **lot de modèles anatomiques du XXe siècle** utilisé à des fins pédagogiques : notice Bien conservée pour sa valeur historique, non inscrite à l’inventaire mais suivie dans Flora.

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>(% class="small" %)Un **fragment de poterie gallo-romaine** en cours d’analyse : notice Bien en statut provisoire, documentée avec les données de fouille, le contexte archéologique et le laboratoire de conservation.

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>(% class="small" %)Un **instrument scientifique prêté par un autre musée** pour une exposition temporaire : notice Bien créée pour assurer le suivi logistique et documentaire du prêt.

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(% class="box infomessage" %)

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**À distinguer : inventaire réglementaire vs base des collections Flora**

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Il est essentiel de **différencier** l’inventaire réglementaire au sens du **Code du patrimoine** (article L.451-2) de la **base des collections** dans Flora :

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* **L’inventaire réglementaire** concerne uniquement les **biens patrimoniaux inscrits dans le registre d’inventaire** d’un musée de France. Ces objets répondent à des critères précis de conservation publique, de numérotation, de traçabilité et de récolement décennal.

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* **La table des Biens de Flora**, quant à elle, offre une couverture plus large. Elle peut inclure :

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** des **fonds documentaires ou photographiques** à valeur patrimoniale

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** du **matériel pédagogique ou d’étude** conservé à titre patrimonial

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** des **biens archéologiques** en cours d’étude ou de traitement

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** des **objets empruntés** temporairement à d'autres institutions

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** des **dépôts non destinés à une intégration à l’inventaire réglementaire**

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Flora permet ainsi une gestion complète de l’ensemble du **patrimoine géré ou suivi par l’établissement**, qu’il soit réglementairement inventorié ou non.

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Un module spécifique permet, le cas échéant, **d’inscrire les objets à l’inventaire réglementaire**, en contrôlant les champs requis et en les rattachant aux registres réglementaires conformes aux normes des musées de France.

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= Comment créer une notice bien ? =

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques**

* Choisir la **grille de saisie adaptée**.

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* Utiliser un **numéro d’inventaire unique** ou un numéro provisoire en attente d’inventaire réglementaire.

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* Indiquer **précisément la typologie du bien** via la listes contrôlé pour ne pas mélanger les statuts (ex : distinguer les biens patrimoniaux, du matériel pédagogique ou des biens empruntés).

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* Définir **la localisation initiale** du bien au moment de la création.

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* Préciser le **contexte d’entrée** via une notice entrée (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif…).

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* Vérifier si le bien fait partie d’un **ensemble complexe** et, le cas échéant, créer une structure parent/enfant.

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* **Vérifier systématiquement l’existence d’une notice** avant d’en créer une nouvelle.

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* Respecter les **conventions internes de saisie** (ponctuation, casse, unités, langue…).

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== Depuis la table des Biens ==

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Cliquez sur l'icône de **création**

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[[Création d'une notice depuis la table des biens>>image:1753259082421-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Depuis le tableau de bord ==

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* Cliquez sur l'icône de **création**

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[[Création d'une notice bien depuis le tableau de bord>>image:1753259156795-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== A la volée depuis une notice principale ==

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* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien

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[[Création d'une notice bien depuis une autre notice bien>>image:1753259240836-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.

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= Choisir une grille de saisie =

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Dans Flora, la **grille de saisie** détermine la structure du formulaire utilisé pour créer ou modifier une notice Bien. Chaque grille propose un **ensemble de champs adaptés à un type de bien ou à un usage spécifique**, facilitant ainsi une saisie pertinente, ciblée et conforme aux pratiques de l’établissement.

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Flora est livré avec plusieurs grilles de saisie prêtes à l’emploi :

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|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Code**|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**

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|01|Complète|Grille qui regroupe tous les champs disponibles, adaptée à tous types de biens

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|02|Registre – Biens affectés|Grille pour inscrire un bien dans le registre des biens affectés. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.

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|02|Registre – Biens reçus en dépôt|Pour les biens appartenant à un tiers, accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.

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|02|Registre – Ensembles complexes affectés|Pour les ensembles complexes dont la propriété est affectée au musée. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.

117

|02|Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Pour les ensembles complexes accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.

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|02|Registre – Transfert de propriété (cf Guide utilisateur gestion des registres)|Pour les biens faisant l’objet d’un changement de statut juridique (dépôt → propriété). Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.

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|03|Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale|Pour les campagnes de récolement : saisie rapide avec notice simplifiée.

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|04|Régie : Bien emprunté pour expo temporaire|Pour enregistrer un bien temporairement emprunté dans le cadre d’une exposition.

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|04|Régie : Saisie Administratif prêts|Pour la gestion administrative des prêts.

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|04|Régie : Saisie Régisseur|Pour la saisie technique ou logistique par un régisseur.

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|04|Régie : Saisie dimensions pour bien interne|Pour la saisie ou mise à jour des dimensions d’un bien de collection.

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|05|Archéologie|Grille adaptée aux objets ou lots issus de contextes archéologiques.

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|05|Beaux-arts|Grille spécialisée pour les peintures, sculptures, arts graphiques, etc.

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|05|Ethnologie|Grille adaptée aux objets ethnographiques.

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|05|Localisation et rattachement de photos|Pour saisir ou mettre à jour la localisation et les fichiers images associés.

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|05|Rattachement de photos / documentation|Pour rattacher rapidement des fichiers à une notice existante.

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|05|Sciences naturelles|Grille spécifique aux spécimens naturalisés, fossiles, herbiers, etc.

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|08|Personnalisée|Grille créée sur mesure par l’établissement pour répondre à des besoins spécifiques.

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|10|Régie : Saisie Accrochage|Grille dédiée à la saisie d’informations d’accrochage (mur, cimaise, etc.).

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**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

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L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

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* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

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* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

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* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

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* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

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Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

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= Renseigner et enregistrer la notice =

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Une fois la grille de saisie ouverte,

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1. **Remplir les champs** de la grille

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1. Champ obligatoire : **Numéro d'inventaire**

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Il doit être unique.

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1. **Enregistrer la notice**

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[[Grille de saisie d'une notice bien>>image:1753260088415-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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**Aller plus loin**

* [[Référentiel des champs>>doc:.Biens et ensembles.WebHome||target="_blank"]]

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* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]

172

* [[Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||target="_blank"]]

173

* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:.Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||target="_blank"]]

174

* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:.Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||target="_blank"]]

175

* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:.FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

176

* [[Documenter un bien>>doc:.Documenter un bien.WebHome||target="_blank"]]

177

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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**Icônes principales**

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* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer