Code source wiki de Saisir un Bien
Version 9.1 par Doriane Bautista le 2025/08/07 10:26
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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9.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures** |
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2.1 | 2 | |
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3.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
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7.1 | 4 | (% class="box" %) |
| 5 | ((( | ||
| 6 | Les notices **Biens** sont au cœur du dispositif de gestion des collections patrimoniales dans Flora. Elles permettent de **documenter, conserver, localiser, suivre et inventorier** tous les objets, ensembles ou lots relevant des collections de l’établissement.Chaque notice regroupe l’ensemble des informations descriptives, administratives, techniques, juridiques et logistiques nécessaires à la gestion d’un bien : provenance, typologie, statut juridique, dimensions, localisation, état de conservation, fichiers associés, etc. | ||
| 7 | |||
| 8 | Flora offre une grande souplesse : la base des biens peut inclure non seulement des objets **inscrits à l’inventaire réglementaire** des musées de France, mais aussi des éléments patrimoniaux **non soumis à inscription**, comme du **matériel pédagogique**, des **fonds documentaires**, du **mobilier archéologique en cours d’étude**, ou des **objets prêtés temporairement**. | ||
| 9 | |||
| 10 | La structuration rigoureuse de ces notices permet d’assurer la **traçabilité**, la **conservation préventive**, la **valorisation documentaire** et le **respect des obligations réglementaires** liées à la gestion des collections. | ||
| 11 | ))) | ||
| 12 | |||
| 13 | ((( | ||
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3.1 | 14 | = A quoi servent les notices Biens dans Flora ? = |
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2.1 | 15 | |
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3.1 | 16 | Les **notices Biens** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les objets, ensembles ou lots constituant les **collections patrimoniales** gérées dans Flora. |
| 17 | |||
| 18 | Il peut s’agir de : | ||
| 19 | |||
| 20 | * **biens patrimoniaux matériels** (peintures, sculptures, objets archéologiques, spécimens de sciences naturelles, objets ethnographiques…) | ||
| 21 | * **œuvres immatérielles ou conceptuelles** (installations, performances…) | ||
| 22 | * **ensembles complexes** (uniforme, lots de fragments... ) | ||
| 23 | * **fonds documentaires** ou **fonds photographiques** constitués à des fins patrimoniales | ||
| 24 | * **matériel pédagogique ou d’étude** conservé pour son intérêt historique ou scientifique | ||
| 25 | * **biens archéologiques mobiliers** en cours de traitement | ||
| 26 | * **objets empruntés** liés à une exposition | ||
| 27 | |||
| 28 | Ces notices concernent tout bien ayant vocation à être : | ||
| 29 | |||
| 30 | * **Conservé** : dans des conditions adaptées à sa nature, son état et sa valeur patrimoniale | ||
| 31 | * **Documenté** : par des informations historiques, scientifiques, techniques ou administratives | ||
| 32 | * **Localisé** : dans un lieu de conservation, une salle d’exposition, un dépôt ou une réserve | ||
| 33 | * **Suivi** : dans le cadre des mouvements, restaurations, récolements, expositions, prêts… | ||
| 34 | * **Inventorié** : selon les règles internes ou les obligations réglementaires du musée | ||
| 35 | |||
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4.1 | 36 | >(% class="small" %)**Exemples d'usage :** |
| 37 | >(% class="small" %)Une **peinture sur toile du XIXe siècle** issue d’une donation : notice Bien inscrite à l’inventaire, avec informations sur l’auteur, la provenance, l’état et la localisation actuelle. | ||
| 38 | >(% class="small" %)Un **masque cérémoniel kanak** conservé dans les réserves : notice Bien documentée avec données ethnographiques et statut de conservation. | ||
| 39 | >(% class="small" %)Un **squelette de reptile fossile** découvert lors d’une fouille : notice Bien avec données scientifiques et lieu de découverte. | ||
| 40 | >(% class="small" %)Un **uniforme militaire complet** (veste, pantalon, insigne) présenté comme un ensemble : chaque élément fait l'objet d'une notice Bien distincte rattachée à une notice parente décrivant l'ensemble. | ||
| 41 | >(% class="small" %)Un **fonds photographique sur plaques de verre** constitué par un chercheur : notice Bien décrivant l’ensemble, les conditions de conservation et les droits d’usage. | ||
| 42 | >(% class="small" %)Un **lot de modèles anatomiques du XXe siècle** utilisé à des fins pédagogiques : notice Bien conservée pour sa valeur historique, non inscrite à l’inventaire mais suivie dans Flora. | ||
| 43 | >(% class="small" %)Un **fragment de poterie gallo-romaine** en cours d’analyse : notice Bien en statut provisoire, documentée avec les données de fouille, le contexte archéologique et le laboratoire de conservation. | ||
| 44 | >(% class="small" %)Un **instrument scientifique prêté par un autre musée** pour une exposition temporaire : notice Bien créée pour assurer le suivi logistique et documentaire du prêt. | ||
| 45 | |||
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3.1 | 46 | (% class="box infomessage" %) |
| 47 | ((( | ||
| 48 | **À distinguer : inventaire réglementaire vs base des collections Flora** | ||
| 49 | |||
| 50 | Il est essentiel de **différencier** l’inventaire réglementaire au sens du **Code du patrimoine** (article L.451-2) de la **base des collections** dans Flora : | ||
| 51 | |||
| 52 | * **L’inventaire réglementaire** concerne uniquement les **biens patrimoniaux inscrits dans le registre d’inventaire** d’un musée de France. Ces objets répondent à des critères précis de conservation publique, de numérotation, de traçabilité et de récolement décennal. | ||
| 53 | * **La table des Biens de Flora**, quant à elle, offre une couverture plus large. Elle peut inclure : | ||
| 54 | ** des **fonds documentaires ou photographiques** à valeur patrimoniale | ||
| 55 | ** du **matériel pédagogique ou d’étude** conservé à titre patrimonial | ||
| 56 | ** des **biens archéologiques** en cours d’étude ou de traitement | ||
| 57 | ** des **objets empruntés** temporairement à d'autres institutions | ||
| 58 | ** des **dépôts non destinés à une intégration à l’inventaire réglementaire** | ||
| 59 | |||
| 60 | Flora permet ainsi une gestion complète de l’ensemble du **patrimoine géré ou suivi par l’établissement**, qu’il soit réglementairement inventorié ou non. | ||
| 61 | Un module spécifique permet, le cas échéant, **d’inscrire les objets à l’inventaire réglementaire**, en contrôlant les champs requis et en les rattachant aux registres réglementaires conformes aux normes des musées de France. | ||
| 62 | ))) | ||
| 63 | |||
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5.1 | 64 | = Comment créer une notice bien ? = |
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| 66 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 67 | ((( | ||
| 68 | **Bonnes pratiques** | ||
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| 70 | * Choisir la **grille de saisie adaptée**. | ||
| 71 | * Utiliser un **numéro d’inventaire unique** ou un numéro provisoire en attente d’inventaire réglementaire. | ||
| 72 | * Indiquer **précisément la typologie du bien** via la listes contrôlé pour ne pas mélanger les statuts (ex : distinguer les biens patrimoniaux, du matériel pédagogique ou des biens empruntés). | ||
| 73 | * Définir **la localisation initiale** du bien au moment de la création. | ||
| 74 | * Préciser le **contexte d’entrée** via une notice entrée (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif…). | ||
| 75 | * Vérifier si le bien fait partie d’un **ensemble complexe** et, le cas échéant, créer une structure parent/enfant. | ||
| 76 | * **Vérifier systématiquement l’existence d’une notice** avant d’en créer une nouvelle. | ||
| 77 | * Respecter les **conventions internes de saisie** (ponctuation, casse, unités, langue…). | ||
| 78 | ))) | ||
| 79 | |||
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6.1 | 80 | == Depuis la table des Biens == |
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5.1 | 81 | |
| 82 | * ((( | ||
| 83 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 84 | ))) | ||
| 85 | |||
| 86 | [[Création d'une notice depuis la table des biens>>image:1753259082421-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 87 | |||
| 88 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 89 | |||
| 90 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 91 | |||
| 92 | [[Création d'une notice bien depuis le tableau de bord>>image:1753259156795-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 93 | |||
| |
6.1 | 94 | == A la volée depuis une notice principale == |
| |
5.1 | 95 | |
| 96 | * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 97 | |||
| 98 | [[Création d'une notice bien depuis une autre notice bien>>image:1753259240836-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 99 | |||
| 100 | |||
| 101 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 102 | ((( | ||
| 103 | **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**. | ||
| 104 | ))) | ||
| 105 | |||
| 106 | = Choisir une grille de saisie = | ||
| 107 | |||
| 108 | Dans Flora, la **grille de saisie** détermine la structure du formulaire utilisé pour créer ou modifier une notice Bien. Chaque grille propose un **ensemble de champs adaptés à un type de bien ou à un usage spécifique**, facilitant ainsi une saisie pertinente, ciblée et conforme aux pratiques de l’établissement. | ||
| 109 | |||
| 110 | Flora est livré avec plusieurs grilles de saisie prêtes à l’emploi : | ||
| 111 | |||
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9.1 | 112 | |=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Code**|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="text-align: center; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** |
| |
5.1 | 113 | |01|Complète|Grille qui regroupe tous les champs disponibles, adaptée à tous types de biens |
| 114 | |02|Registre – Biens affectés|Grille pour inscrire un bien dans le registre des biens affectés. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués. | ||
| 115 | |02|Registre – Biens reçus en dépôt|Pour les biens appartenant à un tiers, accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués. | ||
| 116 | |02|Registre – Ensembles complexes affectés|Pour les ensembles complexes dont la propriété est affectée au musée. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués. | ||
| 117 | |02|Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Pour les ensembles complexes accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués. | ||
| 118 | |02|Registre – Transfert de propriété (cf Guide utilisateur gestion des registres)|Pour les biens faisant l’objet d’un changement de statut juridique (dépôt → propriété). Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués. | ||
| 119 | |03|Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale|Pour les campagnes de récolement : saisie rapide avec notice simplifiée. | ||
| 120 | |04|Régie : Bien emprunté pour expo temporaire|Pour enregistrer un bien temporairement emprunté dans le cadre d’une exposition. | ||
| 121 | |04|Régie : Saisie Administratif prêts|Pour la gestion administrative des prêts. | ||
| 122 | |04|Régie : Saisie Régisseur|Pour la saisie technique ou logistique par un régisseur. | ||
| 123 | |04|Régie : Saisie dimensions pour bien interne|Pour la saisie ou mise à jour des dimensions d’un bien de collection. | ||
| 124 | |05|Archéologie|Grille adaptée aux objets ou lots issus de contextes archéologiques. | ||
| 125 | |05|Beaux-arts|Grille spécialisée pour les peintures, sculptures, arts graphiques, etc. | ||
| 126 | |05|Ethnologie|Grille adaptée aux objets ethnographiques. | ||
| 127 | |05|Localisation et rattachement de photos|Pour saisir ou mettre à jour la localisation et les fichiers images associés. | ||
| 128 | |05|Rattachement de photos / documentation|Pour rattacher rapidement des fichiers à une notice existante. | ||
| 129 | |05|Sciences naturelles|Grille spécifique aux spécimens naturalisés, fossiles, herbiers, etc. | ||
| 130 | |08|Personnalisée|Grille créée sur mesure par l’établissement pour répondre à des besoins spécifiques. | ||
| 131 | |10|Régie : Saisie Accrochage|Grille dédiée à la saisie d’informations d’accrochage (mur, cimaise, etc.). | ||
| 132 | |||
| 133 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 134 | ((( | ||
| 135 | **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** | ||
| 136 | |||
| 137 | L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : | ||
| 138 | |||
| 139 | * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers | ||
| 140 | * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice | ||
| 141 | * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) | ||
| 142 | * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) | ||
| |
6.1 | 143 | |
| 144 | Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. | ||
| |
5.1 | 145 | ))) |
| |
3.1 | 146 | |
| |
6.1 | 147 | = Renseigner et enregistrer la notice = |
| 148 | |||
| 149 | Une fois la grille de saisie ouverte, | ||
| 150 | |||
| 151 | 1. **Remplir les champs** de la grille | ||
| 152 | 1. Champ obligatoire : **Numéro d'inventaire** | ||
| 153 | Il doit être unique. | ||
| 154 | 1. **Enregistrer la notice** | ||
| 155 | |||
| 156 | [[Grille de saisie d'une notice bien>>image:1753260088415-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| |
7.1 | 157 | ))) |
| |
6.1 | 158 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 159 | (% class="box" %) | ||
| 160 | ((( | ||
| 161 | **Sommaire** | ||
| 162 | |||
| |
8.1 | 163 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| |
6.1 | 164 | ))) |
| 165 | |||
| 166 | (% class="box" %) | ||
| 167 | ((( | ||
| 168 | **Aller plus loin** | ||
| 169 | |||
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9.1 | 170 | * [[Référentiel des champs>>doc:.Biens et ensembles.WebHome||target="_blank"]] |
| 171 | * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]] | ||
| 172 | * [[Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/||target="_blank"]] | ||
| 173 | * [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:.Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 174 | * [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:.Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 175 | * [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:.FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 176 | * [[Documenter un bien>>doc:.Documenter un bien.WebHome||target="_blank"]] | ||
| 177 | * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] | ||
| |
6.1 | 178 | ))) |
| 179 | |||
| 180 | (% class="box" %) | ||
| 181 | ((( | ||
| 182 | **Icônes principales** | ||
| 183 | |||
| 184 | * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer | ||
| 185 | |||
| 186 | |||
| 187 | |||
| 188 | * [[image:1753260925964-622.png||height="40" width="25"]] : Créer une personne | ||
| 189 | ))) | ||
| 190 | ))) | ||
| 191 | |||
| |
2.1 | 192 |