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Modifications pour le document Saisir un Bien

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/19 14:18
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 10:01
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 10:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un bien
1 +Saisir un Bien
Contenu
... ... @@ -23,6 +23,16 @@
23 23  * **Suivi** : dans le cadre des mouvements, restaurations, récolements, expositions, prêts…
24 24  * **Inventorié** : selon les règles internes ou les obligations réglementaires du musée
25 25  
26 +>(% class="small" %)**Exemples d'usage :**
27 +>(% class="small" %)Une **peinture sur toile du XIXe siècle** issue d’une donation : notice Bien inscrite à l’inventaire, avec informations sur l’auteur, la provenance, l’état et la localisation actuelle.
28 +>(% class="small" %)Un **masque cérémoniel kanak** conservé dans les réserves : notice Bien documentée avec données ethnographiques et statut de conservation.
29 +>(% class="small" %)Un **squelette de reptile fossile** découvert lors d’une fouille : notice Bien avec données scientifiques et lieu de découverte.
30 +>(% class="small" %)Un **uniforme militaire complet** (veste, pantalon, insigne) présenté comme un ensemble : chaque élément fait l'objet d'une notice Bien distincte rattachée à une notice parente décrivant l'ensemble.
31 +>(% class="small" %)Un **fonds photographique sur plaques de verre** constitué par un chercheur : notice Bien décrivant l’ensemble, les conditions de conservation et les droits d’usage.
32 +>(% class="small" %)Un **lot de modèles anatomiques du XXe siècle** utilisé à des fins pédagogiques : notice Bien conservée pour sa valeur historique, non inscrite à l’inventaire mais suivie dans Flora.
33 +>(% class="small" %)Un **fragment de poterie gallo-romaine** en cours d’analyse : notice Bien en statut provisoire, documentée avec les données de fouille, le contexte archéologique et le laboratoire de conservation.
34 +>(% class="small" %)Un **instrument scientifique prêté par un autre musée** pour une exposition temporaire : notice Bien créée pour assurer le suivi logistique et documentaire du prêt.
35 +
26 26  (% class="box infomessage" %)
27 27  (((
28 28  **À distinguer : inventaire réglementaire vs base des collections Flora**
... ... @@ -41,15 +41,131 @@
41 41  Un module spécifique permet, le cas échéant, **d’inscrire les objets à l’inventaire réglementaire**, en contrôlant les champs requis et en les rattachant aux registres réglementaires conformes aux normes des musées de France.
42 42  )))
43 43  
44 ->(% class="small" %)**Exemples d'usage :**
45 -> (% class="small" %)Une **peinture sur toile du XIXe siècle** issue d’une donation : notice Bien inscrite à l’inventaire, avec informations sur l’auteur, la provenance, l’état et la localisation actuelle.
46 ->(% class="small" %)Un **masque cérémoniel kanak** conservé dans les réserves : notice Bien documentée avec données ethnographiques et statut de conservation.
47 ->(% class="small" %)Un **squelette de reptile fossile** découvert lors d’une fouille : notice Bien avec données scientifiques et lieu de découverte.
48 ->(% class="small" %)Un **uniforme militaire complet** (veste, pantalon, insigne) présenté comme un ensemble : chaque élément fait l'objet d'une notice Bien distincte rattachée à une notice parente décrivant l'ensemble.
49 ->(% class="small" %)Un **fonds photographique sur plaques de verre** constitué par un chercheur : notice Bien décrivant l’ensemble, les conditions de conservation et les droits d’usage.
50 ->(% class="small" %)Un **lot de modèles anatomiques du XXe siècle** utilisé à des fins pédagogiques : notice Bien conservée pour sa valeur historique, non inscrite à l’inventaire mais suivie dans Flora.
51 ->(% class="small" %)Un **fragment de poterie gallo-romaine** en cours d’analyse : notice Bien en statut provisoire, documentée avec les données de fouille, le contexte archéologique et le laboratoire de conservation.
52 ->(% class="small" %)Un **instrument scientifique prêté par un autre musée** pour une exposition temporaire : notice Bien créée pour assurer le suivi logistique et documentaire du prêt.
53 -)))|(% style="width:300px" %)
54 += Comment créer une notice bien ? =
54 54  
56 +(% class="box successmessage" %)
57 +(((
58 +**Bonnes pratiques**
59 +
60 +* Choisir la **grille de saisie adaptée**.
61 +* Utiliser un **numéro d’inventaire unique** ou un numéro provisoire en attente d’inventaire réglementaire.
62 +* Indiquer **précisément la typologie du bien** via la listes contrôlé pour ne pas mélanger les statuts (ex : distinguer les biens patrimoniaux, du matériel pédagogique ou des biens empruntés).
63 +* Définir **la localisation initiale** du bien au moment de la création.
64 +* Préciser le **contexte d’entrée** via une notice entrée (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif…).
65 +* Vérifier si le bien fait partie d’un **ensemble complexe** et, le cas échéant, créer une structure parent/enfant.
66 +* **Vérifier systématiquement l’existence d’une notice** avant d’en créer une nouvelle.
67 +* Respecter les **conventions internes de saisie** (ponctuation, casse, unités, langue…).
68 +)))
69 +
70 +== Depuis la table des Biens ==
71 +
72 +* (((
73 + Cliquez sur l'icône de **création**
74 +)))
75 +
76 +[[Création d'une notice depuis la table des biens>>image:1753259082421-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +
78 +== Depuis le tableau de bord ==
79 +
80 +* Cliquez sur l'icône de **création**
81 +
82 +[[Création d'une notice bien depuis le tableau de bord>>image:1753259156795-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 +== A la volée depuis une notice principale ==
85 +
86 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
87 +
88 +[[Création d'une notice bien depuis une autre notice bien>>image:1753259240836-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +
90 +
91 +(% class="box infomessage" %)
92 +(((
93 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
94 +)))
95 +
96 += Choisir une grille de saisie =
97 +
98 + Dans Flora, la **grille de saisie** détermine la structure du formulaire utilisé pour créer ou modifier une notice Bien. Chaque grille propose un **ensemble de champs adaptés à un type de bien ou à un usage spécifique**, facilitant ainsi une saisie pertinente, ciblée et conforme aux pratiques de l’établissement.
99 +
100 +Flora est livré avec plusieurs grilles de saisie prêtes à l’emploi :
101 +
102 +|=(% style="text-align: center;" %)**Code**|=(% style="text-align: center;" %)**Libellé de la grille**|=(% style="text-align: center;" %)**Utilisation principale**
103 +|01|Complète|Grille qui regroupe tous les champs disponibles, adaptée à tous types de biens
104 +|02|Registre – Biens affectés|Grille pour inscrire un bien dans le registre des biens affectés. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
105 +|02|Registre – Biens reçus en dépôt|Pour les biens appartenant à un tiers, accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
106 +|02|Registre – Ensembles complexes affectés|Pour les ensembles complexes dont la propriété est affectée au musée. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
107 +|02|Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Pour les ensembles complexes accueillis en dépôt. Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
108 +|02|Registre – Transfert de propriété (cf Guide utilisateur gestion des registres)|Pour les biens faisant l’objet d’un changement de statut juridique (dépôt → propriété). Les champs obligatoires pour l'inscription au registre sont indiqués.
109 +|03|Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale|Pour les campagnes de récolement : saisie rapide avec notice simplifiée.
110 +|04|Régie : Bien emprunté pour expo temporaire|Pour enregistrer un bien temporairement emprunté dans le cadre d’une exposition.
111 +|04|Régie : Saisie Administratif prêts|Pour la gestion administrative des prêts.
112 +|04|Régie : Saisie Régisseur|Pour la saisie technique ou logistique par un régisseur.
113 +|04|Régie : Saisie dimensions pour bien interne|Pour la saisie ou mise à jour des dimensions d’un bien de collection.
114 +|05|Archéologie|Grille adaptée aux objets ou lots issus de contextes archéologiques.
115 +|05|Beaux-arts|Grille spécialisée pour les peintures, sculptures, arts graphiques, etc.
116 +|05|Ethnologie|Grille adaptée aux objets ethnographiques.
117 +|05|Localisation et rattachement de photos|Pour saisir ou mettre à jour la localisation et les fichiers images associés.
118 +|05|Rattachement de photos / documentation|Pour rattacher rapidement des fichiers à une notice existante.
119 +|05|Sciences naturelles|Grille spécifique aux spécimens naturalisés, fossiles, herbiers, etc.
120 +|08|Personnalisée|Grille créée sur mesure par l’établissement pour répondre à des besoins spécifiques.
121 +|10|Régie : Saisie Accrochage|Grille dédiée à la saisie d’informations d’accrochage (mur, cimaise, etc.).
122 +
123 +(% class="box infomessage" %)
124 +(((
125 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
126 +
127 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
128 +
129 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
130 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
131 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
132 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
133 +
134 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
135 +)))
136 +
137 += Renseigner et enregistrer la notice =
138 +
139 +Une fois la grille de saisie ouverte,
140 +
141 +1. **Remplir les champs** de la grille
142 +1. Champ obligatoire : **Numéro d'inventaire**
143 +Il doit être unique.
144 +1. **Enregistrer la notice**
145 +
146 +[[Grille de saisie d'une notice bien>>image:1753260088415-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +)))|(% style="width:300px" %)(((
148 +(% class="box" %)
149 +(((
150 +**Sommaire**
151 +
152 +{{toc/}}
153 +)))
154 +
155 +(% class="box" %)
156 +(((
157 + **Aller plus loin**
158 +
159 +* [[Référentiel des champs>>doc:.Biens et ensembles.WebHome]]
160 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
161 +* [[Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien>>doc:.Remplir efficacement les champs clés d'une notice bien.WebHome]]
162 +* [[Adapter la notice de bien selon le type de collection>>doc:.Adapter la notice de bien selon le type de collection.WebHome]]
163 +* [[Décrire un lot ou un ensemble d'objets dans Flora>>doc:.Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
164 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs !>>doc:.Localisation.WebHome]]
165 +* [[Documenter un bien>>doc:.Documenter un bien.WebHome]]
166 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
167 +)))
168 +
169 +(% class="box" %)
170 +(((
171 + **Icônes principales**
172 +
173 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
174 +
175 +
176 +
177 +* [[image:1753260925964-622.png||height="40" width="25"]] : Créer une personne
178 +)))
179 +)))
180 +
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