Version 4.5.56 et ultérieures

Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la présence, la localisation et l’état de conservation des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les conditions de gestion et de conservation, et de planifier des actions curatives ou préventives de conservation. Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. Qu'est-ce que le récolement décennal ? Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet : De s'assurer de la traçabilité des biens, De corriger les écarts entre la réalité physique et les données inventoriées, D’identifier les biens manquants, à régulariser ou à documenter, De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections. Cette vérification doit être menée tous les dix ans sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement. Comment fonctionne le récolement dans Flora ? Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :  Espace de travail Table Rôle Exemple / Utilisation  Décrire Emplacements Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification. Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01 Récoler Campagnes de récolement Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier.  Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles Récoler Notices de récolement Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne.  Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre. Préparer la base avant de récoler Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables : Une arborescence à jour des emplacements dans la base (table d'autorité Emplacements) : Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement. Les biens doivent être localisés dans ces emplacements dans leur notice documentaire. Une saisie documentaire suffisamment avancée : Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale). Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.). Des localisations fiables : Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes. Il est donc important de synchroniser la base avant la campagne. Un périmètre clair : Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ? Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier). Étapes du processus de récolement dans Flora Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés : Créer la campagne Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs. Créer les sous-campagnes À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens. Ajouter les biens à récoler Automatiquement ou manuellement. Effectuer le récolement En saisie directe ou déconnectée (RecolApp). Clôturer la campagne et produire le procès verbal Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal. Fonctionnalités du module Récolement Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :  Fonction Détail Planification Définir un périmètre, une période, une équipe Saisie Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation Comparaison automatique Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée Rapports et exports Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies Historique Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable Liens aux documents Ajout possible de fiches, constats, photos Compatible avec la relocalisation Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont Planifier les campagnes de récolement La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler). Créer une campagne de récolement Rendez-vous dans l’espace de travail Récoler > Menu Récolement > Sous-menu Campagne récolmt. Cliquez sur le bouton créer. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.). Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes. Astuce : il est possible de choisir de masquer ou d'afficher les informations de la campagne lors de sa visualisation.

Sommaire Aller plus loin Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France Arrêté du 25 mai 2004 Code du patrimoine : article L.451-2 SMF : inventorier et récoler les collections musées de France Intégrer des biens aux registres réglementaires Radier des biens du registre réglementaire Utiliser RecolApp Icônes principales

Planification des campagnes de récolement

Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.

Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.

Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.

1. aisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) : Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat.

Etape 1 créer une campagne

Créer les campagnes de récolement

Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf ici.

La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur .

Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.

Saisie d'une campagne de récolement

Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.

Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.

Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.

Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne

Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable ici.

Ajout d'un emplacement

Saisie d'un emplacement

Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :

• European Paintings, 1250-1800.
• Musical instruments.
• Greek and Roman Art.
• Réserves MET.
• L'aile Americaine.
• European Sculpture and Decorative Arts.

Visu des emplacements récolés

Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.

Emplacement "Musical instruments"

Nous allons donc faire remonter tous les biens de cet emplacement.

ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement

Cette étape doit être réalisée le plus tard possible afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés

Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf ici.

Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.

Récoler par domaine / typologie

Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.

Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".

Après avoir cliquer sur. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner. 

Listes des biens à sélectionner

Fenêtre de confirmation de la sélection

Cliquer sur pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :

Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux

Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).

Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App

une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les exporter sur la tablette via un fichier zip à télécharger

ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens

Travailler déconnecté de Flora

Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire, mais aussi :

• Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.
• Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens

S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.

Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.

Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire

Vous risquez de trouver dans vos emplacements, des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique. Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :

• Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (il possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, avec la grille miniale de création de bien pour récolement  qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement

Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire

• Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.
  • Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de gestion des registres d’inventaire pour ces problématiques.
    A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner
    • tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
    • un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
  • Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement :

En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.

L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.

Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.

Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner

Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  ici.

Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet  et de valider les objets  dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.

Validation des biens à récoler.

Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.

Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet  ou .

Tous.

Réalisés sans suites à donner.

Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner

Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement

Commençons par aller sur cette notice :

Passons en modification :

Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.

Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.

J’indique donc :

• L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
• Les deux problèmes.
• Les suites à donner.
• Le nom du récoleur.

Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".

Les deux problèmes.

Les suites à donner qui peuvent se cumuler.

Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.

Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.

Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau...  Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».

Réalisé suite à donner.

Réalisé sans suite

Modification de localisation d'un bien pendant le récolement

Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien lors du changement d'état d'avancement de la notice récolement

Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046

Modifier une fiche récolement  pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.

Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement. 

Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement

L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien

Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App

les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)

ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements

Importer des données de récolement saisies sur un tableur

L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.

Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import

ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement

Sur les emplacements à récoler dans les campagnes

En appuyant sur le bouton vert  « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.

Validation du commencement du récolement

Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.

Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.​

 Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert  à gris  . Les autres emplacements en préparation sont en orange .

Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.

Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.

Sur l'emplacement, il est possible de :

• Démarrer le récolement 
• Cloturer l'événement 
• ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée

Fonctionnement des boutons

Sur les Campagnes :

Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.

Notice Campagne en préparation qui va être modifié.

Changer l'état d'avancement.

L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.

ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement.

Pour les emplacements à récoler dans les campagnes :

Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.

Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.
 

Pour les Campagnes :

Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.

Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.

Modèles de PV musées de France et musées nationaux

Les modèles de PV pour les musées de France et les musées nationaux reprennent une partie des statistiques ci dessus.

Non localisés = non vus dans Flora

Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements

Requêtes sur l'historique des récolements

Objets nécessitant des modifications à l’inventaire

A radier (joindre une liste)... rédaction en cours

Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...)

via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2

État de conservation du bien

via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2

Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve

Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux

il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"

Documentation photographique des biens

Argentique ou Format numérique

Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie

Utiliser la recherche par liens sur les biens

choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)

ETAPE 6 : Post-récolement

..en cours de ré-écriture

Signalement des manquants sur POP/Joconde

https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France

La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus

Se reporter à l'article sur export POP/Joconde de Flora pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP

Suivi des anomalies

Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.

Recherche "suite à donner".

Recherche "état".

 Clôturer les suites à données

Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées

Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.

Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :

 Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches .

Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.

Résultat:

Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens

Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées  à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).

Modification d'une notice bien en récolement

Récolement direct sans planification de campagnes

Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.

Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".

Saisi d'un récolement complémentaire

Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.

Création d'une notice de récolement

Notice de récolement crée.

Résultat sur la notice Bien.

Informations du tableau de bord

Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :

• Les récolements.
• Le campagnes de récolements.
• Les travaux à réaliser.

En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).

Questions / réponses

accéder aux questions/réponses