Modifications pour le document Supprimer des notices de récolement

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Récoler des biens
++Récoler

Contenu

@@ -1,1083 +1,910 @@
--(% class="wikigeneratedid" %)
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
++{{box title="**Sommaire**
--|(% style="width:840px" %)(((
--(((
--(% class="box" %)
--(((
--Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la **présence**, la **localisation** et **l’état de conservation** des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les **conditions de gestion** et **de conservation**, et de **planifier des actions curatives ou préventives de conservation**.
++{{toc/~}~}
--Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.
--)))
++ "}}
++
++{{/box}}
--(((
--= Qu'est-ce que le récolement décennal ? =
++= Généralités =
--Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :
++La gestion du récolement dans le progiciel Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
--* De s'assurer de la **traçabilité des biens**,
--* De corriger les **écarts** entre la réalité physique et les données inventoriées,
--* D’identifier **les biens manquants, à régulariser **ou** à documenter**,
--* De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.
--
--Cette vérification doit être menée **tous les dix ans **sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.
--
--= Comment fonctionne le récolement dans Flora ? =
--
--Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales :
--
--(% class="active" %)|(% style="width:147px" %)**Espace de travail**|(% style="width:140px" %)**Table**|(% style="width:314px" %)**Rôle**|(% style="width:205px" %)**Exemple / Utilisation **
--|(% style="width:147px" %)Décrire|(% style="width:140px" %)Emplacements|(% style="width:314px" %)Structure l'espace muséal de manière hiérarchique. Sert de base à la planification.|(% style="width:205px" %)Musée Flora > Réserves > A - Réserve peinture > Grille A-01
--|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Campagnes de récolement|(% style="width:314px" %)Permet de planifier les opérations par décennie et de créer des sous-campagnes par emplacement ou par panier. |(% style="width:205px" %)Campagne décennale 2025 > Sous-campagne Réserves textiles
--|(% style="width:147px" %)Récoler|(% style="width:140px" %)Notices de récolement|(% style="width:314px" %)Enregistre les constats réalisés pour chaque bien pendant une campagne. |(% style="width:205px" %)Bien 1987.1.45 : localisé, état bon, marqué sur le bien, conforme au registre.
--
--== Préparer la base avant de récoler ==
--
--Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :
--
--1. (((
--**Une arborescence à jour des emplacements** dans la base (table d'autorité Emplacements) :
--
--* Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
--* Les biens doivent être **localisés dans ces emplacements** dans leur notice documentaire.
++(((
++(% class="mark" %)Plus d’informations sur le portail Joconde : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/>>http://www2.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
  )))
--1. (((
--**Une saisie documentaire suffisamment avancée** :
--* Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
--* Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
--)))
--1. (((
--**Des localisations fiables** :
++L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
--* Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
--* Il est donc important de **synchroniser la base avant la campagne**.
++(((
++(% class="mark" %)[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
  )))
--1. (((
--**Un périmètre clair** :
--* Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
--* Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
--)))
++== Rappel des textes ==
--== Étapes du récolement dans Flora ==
++(% class="CxSpFirst" %)
++L’article L. 451-2 du code de du patrimoine (ancien article 12 de la loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France) dispose que « les collections des musées de France font l’objet d’une inscription sur un inventaire. Il est procédé à leur récolement tous les dix ans ».
--Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :
--1. **Créer la campagne**
--Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
--1. **Créer les sous-campagnes**
--À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
--1. **Ajouter les biens à récoler**
--Automatiquement ou manuellement.
--1. **Effectuer le récolement**
--En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
--1. **Clôturer la campagne et produire le procès verbal**
--Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Les opérations de récolement s’appliquent à la totalité des collections du musée, qu’elles soient conservées dans l’établissement ou déposées à l’extérieur.
--== Fonctionnalités du module Récolement ==
++(% class="CxSpLast" %)
++Le récolement est l’opération qui consiste à vérifier, sur pièce et sur place, à partir d’un bien ou de son numéro d’inventaire :
--Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :
++* La présence du bien dans les collections ;
++* Sa localisation.
++* L’état du bien.
++* Son marquage.
++* La conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvres, catalogues. » (article 11 de l’arrêté du 25 mai 2004).
--(% class="active" %)|Fonction|Détail
--|Planification|Définir un périmètre, une période, une équipe
--|Saisie|Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation
--|Comparaison automatique|Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée
--|Rapports et exports|Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies
--|Historique|Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable
--|Liens aux documents|Ajout possible de fiches, constats, photos
--|Compatible avec la relocalisation|Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont
++(% class="CxSpFirst" %)
++Le récolement, obligatoire au moins une fois tous les dix ans, est mené par campagnes planifiées en fonction de l’organisation du musée, notamment par lieu, par technique, par corpus ou par campagne annuelle » (article 12 de l’arrêté du 25 mai 2004).
--= Planifier les campagnes de récolement =
--La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Pour chaque bien, les opérations de récolement réalisées et les informations rassemblées sont notées sur des fiches de récolement. L’utilisation de l’exemplaire original de l’inventaire pour la réalisation du récolement est proscrite » (cf. annexe 5, partie 5a, 1er alinéa, de l’arrêté du 25 mai 2004).
--== Créer une campagne de récolement ==
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par le responsable des collections au sens de l’article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal est conservé par le musée (article 13 alinéa 1er de l’arrêté du 25 mai 2004).
--1. Rendez-vous dans l’espace de travail **Récoler** > Menu** Récolement** > Sous-menu **Campagne récolmt.**
--1. Cliquez sur le bouton créer.
--1. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
--1. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce** : vous pouvez **choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne** lors de sa visualisation.
--)))
++(% class="Sous-titredossier" %)
++Cas particuliers à prévoir (cf conséquences du récolement, arrêté du 25 mai 2004)
--[[Campagne de récolement → bouton créer.>>image:1752844034622-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Si un bien ne porte pas son numéro d’inventaire, il est procédé à son marquage.
++1. Si un bien a été plusieurs fois inventorié, il est procédé au choix du numéro à prendre en considération pour la gestion du bien. Les renvois nécessaires à l’inventaire sont effectués par utilisation de la rubrique “ Observations ” du registre d’inventaire. Le cas échéant, une explication des raisons de ce choix, qui peuvent concerner un bien ou une série de biens, est portée dans le dossier d’acquisition ou de dépôt de chacun des biens considérés. Les numéros devenus caduques, s’ils ont été portés sur le bien, n’y sont pas effacés mais barrés tout en devant demeurer lisibles.
++1. Si la destruction irrémédiable d’un bien est constatée, le bien est radié de l’inventaire, dans les conditions prévues à l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002.
++1. Si la disparition d’un bien est constatée, il est procédé à des recherches approfondies. En cas de recherches répétées et infructueuses, la disparition du bien et la date à laquelle elle a été constatée sont, après information de l’instance délibérante compétente, inscrites à l’inventaire, dans la rubrique “ Observations ”. Il est ouvert si besoin un fichier particulier des biens disparus.
++1. S’il est constaté qu’un bien n’a jamais été inventorié, il est procédé à son inscription sur le registre d’inventaire. A partir des sources disponibles, les éléments relatifs à l’identification et au statut du bien sont complétés ou reconstitués. En l’absence de toute trace d’entrée du bien dans les collections du musée, des éléments de preuve ou de présomption de propriété sont réunis. La mention “ inconnu ” est alors portée dans la rubrique “ mode d’acquisition ” et la rubrique “ Observations ” est complétée par la mention suivante : “ attesté au musée depuis.... ”. Un dossier d’acquisition comportant les informations rassemblées est ouvert.
++== Organisation et modalités pratiques ==
--[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752844118678-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour toute information les site Joconde et du ministère de la culture sont des mines d’informations :
++* [[http:~~/~~/www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees>>url:http://www.culturecommunication.gouv.fr/Regions/Drac-Occitanie/Patrimoines-et-architecture/Musees/Le-recolement-decennal-dans-les-musees]]
++* [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/recolement-informatise.htm]]
++* [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/note-circulaire-post-recolement.pdf]]
--[[Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.>>image:1752844204524-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Plan de récolement décennal ===
++Les opérations de récolement font l’objet d’un plan d’action (plan de récolement décennal) prenant en compte :
--=== Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ? ===
++* L’espace : répartition des collections dans les divers emplacements.
++* Le temps : durée pour assurer le récolement (calendrier prévisionnel).
--Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :
++Pour la Description des emplacements il convient de réaliser plusieurs choses :
--* (((
--**Numéro de récolement**
--Ce champ identifie la campagne décennale en cours.
++1. Etablissement d’un plan de localisation des collections à partir des plans des bâtiments concernés en listant tous les lieux contenant des collections. Ces espaces sont identifiés par bâtiment, par niveau, etc. ; cette identification se fait uniquement par rapport aux espaces architecturaux sans prendre en compte les mobiliers. Chaque espace est affecté d’une dénomination précise. Il est préférable que celle-ci soit chiffrée (par exemple : salle A.1) et topographique, mais pas fonctionnelle (par exemple : salle des primitifs, réserve Berger, …) car la dénomination des espaces peut changer d’un récolement à l’autre. Cette cartographie – si possible informatisée – constitue le canevas de référence pour toutes les opérations de récolement.
++1. Caractérisation de chaque espace ainsi défini en spécifiant, notamment :
-->(% class="small" %)Par exemple, en 2022, nous sommes dans la **deuxième décennie** de récolement (2015–2025), donc la valeur à renseigner est **2**.
-->(% class="small" %)Cette numérotation reste inchangée jusqu’au démarrage officiel du **troisième cycle décennal** (à partir de 2026).
--)))
--* (((
--**Numéro de la campagne**
--Ce champ permet de numéroter **les campagnes menées au sein d’un même cycle décennal**.
++* Salles ouvertes au public/réserves.
++* Espaces situés dans l’enceinte du musée/espaces extérieurs.
++* Types de collections, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement et de conditionnement (par exemple, textiles : 30 tapisseries roulées et suspendues).
++* Accessibilité.
-->(% class="small" %)Il sert à suivre leur succession dans le temps (ex. :1 pour la première campagne de 2015, 2 pour celle de 2017, etc.) et à structurer la planification progressive du récolement sur plusieurs années.
--)))
++(% start="3" %)
++1. Mise en place du plan d’interventions.
--Ce double repérage facilite **le pilotage multi-années** du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.
++(% class="CxSpLast" %)
++Sur la base de ce plan de récolement décennal, le musée pourra organiser les campagnes de récolements.
--[[Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.>>image:1753784941571-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="HCampagnederE9colementdE9cennal" class="CxSpLast" %)
++=== Campagne de récolement décennal ===
--== Ajouter des sous-campagnes ==
++Sur la base du plan de récolement décennal, le récolement sera organisé par campagne de récolement, chaque campagne devra :
--Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :
++* Correspondre à un objectif précis et circonscrit (récolement d’une ou de plusieurs salles, d’un type de collections, des dépôts extérieurs….) en cohérence avec le plan de récolement décennal ;
++* Permettre l’établissement de la cartographie précise de la zone en s’appuyant sur un relevé des espaces (salles, réserves…) et du mobilier (vitrines, armoires, grilles, travées…), chacun de ces éléments recevant une dénomination précise. Si possible la construction d’un plan numérique peut aider à la réalisation de l’inventaire, de très bons logiciels gratuits tel que SketchUp existent.
++* Permettre de décrire l’ordre opérationnel et le type d’interventions, en prenant en compte les contraintes (accessibilité, matériel…).
++* Permettre de préciser les moyens humains, techniques et financiers nécessaires et les responsabilités de chacun.
++* Permettre d’établir un calendrier prévisionnel.
--(% class="active" %)|=Méthode|=Principe|=Cas d’usage privilégié
--|**Par emplacement**|Basée sur la **hiérarchie des emplacements physiques** saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).|Idéal pour un récolement **progressif par zone** : salle, étage, réserve…
--|**Par panier**|Basée sur un **panier de notices de biens**, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).|Utile pour créer un **corpus ciblé** : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…
++(((
++**Progression du récolement décennal :**
--=== Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler ===
++* Chaque campagne de récolement fait l’objet d’un procès-verbal (espaces vus, collections récolées, observations….).
++* Chaque procès-verbal de campagne est annexé au plan de récolement décennal.
++* Le plan de récolement décennal est mis à jour au terme de chaque campagne pour mesurer l’avancement du récolement décennal ; il peut également, le cas échéant, au vu des conditions de réalisation de chaque campagne, être adapté afin d’assurer au mieux l’achèvement des opérations dans les délais prévus.
++)))
--1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter un emplacement à récoler**.
--1. Renseignez les champs requis : **libellé**, **emplacement concerné**, **dates**, etc.
--1. Cliquez sur **Enregistrer**. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant **ajouter les biens à récoler** dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.
--[[Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.>>image:1752848188511-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.>>image:1752848287528-181.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Lier les biens à récoler dans l'emplacement ====
--1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
--1. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
--1. Sélectionnez les notices à récoler.
--1. Cliquez sur **Valider**,** **puis confirmez l'ajout en cliquant sur **Oui**. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.
--[[Sous-campagne de récolement  →  bouton ajouter des biens à récoler.>>image:1752848549573-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Fiches de récolement (support de saisie) ===
--[[Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.>>image:1753691090075-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Une fiche de récolement, conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 mai 2004 relatif à l’inventaire et au récolement, comporte au minimum les rubriques suivantes :
++* Identification.
++* Localisation.
++* État du bien.
++* Marquage.
++* Conformité de l’inscription à l’inventaire avec le bien ainsi que, le cas échéant, avec les différentes sources documentaires, archives, dossiers d’œuvre, catalogues… La fiche de récolement est proposée à titre indicatif ; elle constitue un cadre qui peut être amendé ou complété par le musée en fonction des collections, de leurs spécificités, de leur nombre, des moyens et des équipes disponibles.
--[[Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.>>image:1752849192912-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La fiche de récolement offre la possibilité de traiter rapidement des ensembles volumineux ou des séries, en ne récolant que leurs contenants (par exemple, une palette composée uniquement de matériel lithique).
--[[Ajouter des biens à récoler → message de confirmation. >>image:1752849300133-140.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Procès-verbal de récolement ===
++(% class="CxSpFirst" %)
++L’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2004 précise que « chaque campagne de récolement fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par le professionnel responsable des collections au sens de l'article L. 442-8 du code du patrimoine. Le procès-verbal doit être conservé par le musée. Le procès-verbal décrit la méthode adoptée, le champ couvert par le récolement, ainsi que les résultats de la campagne, notamment la liste des biens non vus ou manquants, la liste des biens détruits, la liste des biens inventoriés ou à inventorier à l'issue du récolement.
--[[Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées. >>image:1752849341105-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Radiations ====
--=== Créer une sous-campagne à partir d'un panier ===
++(% class="CxSpFirst" %)
++Un article dédié et un pas à pas est disponible sur [[la radiation.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Radiation/]]  La radiation d’un bien des collections du musée est un acte du même niveau d’importance que son inscription à l’inventaire. Elle ne peut en aucun cas intervenir sur la décision du seul responsable des collections car, comme l’acquisition, elle ne peut émaner que de la personne morale propriétaire des collections du musée.
--1. **Préparez un panier** contenant les notices de biens à récoler.
--1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler depuis un panier.**
--1. Sélectionnez le panier concerné et **remplissez les champs requis.**
--1. Cliquez sur **Valider.**
++(% class="CxSpLast" %)
++A la fin du récolement, une radiation ne peut être achevée juridiquement par respect du parallélisme des formes, qu’à l’issue d’une procédure équivalente à l’acte ayant autorisé l’affectation du bien au musée, puis provoqué son inscription sur le registre d’inventaire. Les différentes possibilités de radiation des inventaires sont limitées, selon l’article 4 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002, aux seuls cas suivants :
--Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :
++* Destruction totale du bien : un procès-verbal doit alors être dressé et validé par l’autorité compétente (c’est-à-dire le propriétaire du musée).
++* Inscription indue sur l’inventaire : cette inscription doit être signalée à l’autorité compétente, propriétaire du musée, qui autorise la radiation. S’il existe deux enregistrements pour le même bien, on raye l’enregistrement le moins pertinent en effectuant un renvoi vers l’autre. Si une inscription est frappée de nullité par décision de justice, elle sera rayée une fois cette dernière devenue définitive, c’est à dire notamment après exercice d’éventuels recours.
++* Modification d’affectation entre deux musées de France appartenant à la même personne morale : on radiera le bien dans le registre du musée qui en perd l’affectation et on l’inscrira dans le registre de l’autre musée nouvellement affectataire.
++* Transfert de propriété, en application des articles L. 451-8 à L. 451-101 du code du patrimoine.
++* Déclassement, en application des articles L. 451-5 à L. 451-7 du code du patrimoine.III - 3.
--* Création des **sous-campagnes** à partir des **emplacements les plus hauts** communs aux notices.
--* Génération des **notices de récolement** pour chaque bien inclus.
++==== Dépôts de plaintes ====
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Si le panier contient plus de **2000 biens**, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.
--)))
++(% class="CxSpFirst" %)
++A l’issue de chaque campagne de récolement, plainte est déposée pour les biens manquants au nom de la collectivité ou de l’organisme propriétaire des collections, aux services de police ou de gendarmerie ou encore directement auprès du procureur de la République, territorialement compétents (article 6 du décret n° 2002-852 du 2 mai 2002).
--[[Campagne de récolement  →  bouton** **ajouter des biens à récoler depuis un panier.>>image:1752850578506-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" style="text-align: justify;" %)
++Sont considérés comme manquants les biens non localisés à la fin d’une campagne malgré des recherches répétées qui se sont révélées infructueuses. Pour chaque dépôt de plainte, un dossier individuel détaillé doit être établi comportant la preuve de l’appartenance du bien à la collection, les éléments d’identification et, dans toute la mesure du possible, une photographie. En l’absence de photographie, il convient de rassembler tous les éléments descriptifs existants. En cas de non-inscription à l’inventaire, tout document justificatif de l’entrée dans la collection (tel que facture, décision ou acte d’acquisition…) est produit.
--[[Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.>>image:1752850630973-190.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat → sous campagne créée et bien à récolés automatiquement générés. >>image:1752851075877-338.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="margin-bottom: 10pt; text-align: left;text-align:left" %)
++= Planification des campagnes de récolement =
++(% class="CxSpFirst" %)
++Dans ce chapitre nous verrons comment organiser la liste des emplacements à récoler, puis comment organiser sa planification dans le temps.
--== Naviguer entre campagne et sous-campagne ==
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Il faudra tout d’abord finaliser la liste (hiérarchique) de tous les emplacements du musée (Salles d’exposition, Armoires, Réserves…..). Si votre saisie dans la base documentaire est à jour, il vous suffira de compléter les informations nécessaires dans les notices concernées de la table d’autorité des emplacements.
--* Pour **ouvrir une sous-campagne** depuis la campagne, cliquez sur la **loupe associée à l’emplacement lié**..
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Le cas échéant il vous faut saisir l’arborescence des emplacements du musée et y rattacher les biens déjà saisis dans la base documentaire. Si les biens présents dans ces emplacements ne sont pas encore saisis dans la base documentaire Il est possible de procéder à des imports de fichiers Excel pour les créer rapidement ou de le créer manuellement dans la base de données.
--[[Campagne → clic sur la loupe pour ouvrir la sous-campagne.>>image:1753691802617-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Points d’organisation pratique ==
--[[Résultat →  ouverture de la campagne de récolement.>>image:1753692311188-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpFirst" %)
++**POINT 1 :** le récolement ne peut pas se dissocier de la problématique de la gestion des registres à cause des biens à inventorier rétrospectivement mis à jour par le récolement.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++**POINT 2 :** Flora a pris le parti de s’appuyer sur les bases documentaires pour éviter toute double saisie et pour pouvoir tirer parti des données informatiques déjà saisie. Le récolement dans Flora a donc pour objectif de compléter la saisie dans les bases documentaires, pour capitaliser sur le travail réalisé.
--* Pour **revenir à la campagne** depuis une sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée à la campagne**, en haut à droite de l’écran.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++**POINT 3 :** le plan de récolement s’appuie sur la table d’autorité hiérarchique des emplacements, et la saisie des informations de récolement en vue de l’édition des PV de récolement s’appuiera sur la localisation des biens.
--[[Sous-campagne → clic sur la loupe pour revenir à la campagne.>>image:1753691951692-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Il faut donc veiller à ce que la localisation des biens soit à jour dans Flora et que des déplacements importants ne soient pas prévus pendant la période du récolement (par emplacement).
++(% class="CxSpLast" %)
++**POINT 4 :** dans la pratique, le premier récolement décennal va mettre en évidence deux types de données manquantes dans la base documentaire :
--[[Résultat → retour sur la campagne.>>image:1753692262168-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Les biens déjà inventoriés sur les registres papier mais pas encore saisis dans la base documentaire (on les repérera au fait qu’ils ont généralement déjà un numéro d’inventaire).
++1. Les biens non inventoriés à inventorier rétrospectivement.
++**POINT 5 :** Comment procéder lorsque l’on ne dispose pas d’accès internet sur place :
--== Éditer le planning d'une campagne ==
++//Sans Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
--Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression** Liste des emplacements**.
--Ce document affiche les **dates prévisionnelles de récolement** des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être **imprimé pour diffusion ou affichage**.
++1. Imprimer ou exporter dans Excel la liste des biens localisés à cet emplacement dans les bases documentaire.
++1. Une fois sur place : saisir (sur papier ou dans un tableau Excel à réimporter) les notices des biens inexistantes dans la base documentaire (attention à la numérotation de l’inventaire rétrospectif).
++1. De retour à un poste Flora : saisir ou importer ces données. Compléter si nécessaire dans Flora les données documentaires annexes (photos, constat d’état…).
++1. Une fois que le nombre de notices de biens dans Flora correspond au nombre de notices trouvées sur place, générer les notices de récolement pour saisir les résultats et les anomalies ou suites à donner constatée et éditer le PV de l’emplacement.
--[[Campagne → choix format d’impression** Liste des emplacements**. >>image:1753692557528-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Avec Application déconnectée sur tablette (Recol'App)//
++1. Planifier une campagne avec un emplacement à récoler
++1. Générer les notices récolement pour les biens localisés dans cet emplacement
++1. Exporter ces notices sur la tablette
++1. Aller in situ saisir les résultats (possibilité de créer des notices biens à minima si non présentes sur l'export de la tablette)
++1. Importer la saisie de la tablette dans Flora
--[[Résultat → ouverture d'une nouvelle fenêtre : liste des sous-campagnes et dates prévisionnelles de récolement. >>image:1753692577956-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpLast" %)
++**POINT 6 :** Quels sont les champs à remplir dans la table des biens (préconisations SMF) ?
++1. Pour les biens déjà inscrits au registre : à minima les données inscrites sur le registre + Domaine, Dénomination, Titre ou appellation, Matières Techniques, Dimensions, Inscriptions, Auteur (tableaux), date du constat d’état initial et état de conservation initial.
++1. Pour les biens inventoriés rétrospectivement : Les mêmes champs que précédemment ainsi que les champs obligatoires de la grille de saisie des biens du registre d’inventaire des biens affectés (marquer néant si vous n’avez pas l’info) //: Date d’entrée, avis des instances scientifiques, prix d’achat//.
--= Récoler les biens =
++== ETAPE 1 : Elaborer le plan de récolement  sur Flora ==
--== Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne ==
++=== Compléter la saisie dans la table des Emplacements ===
--Vous pouvez **filtrer les notices de récolement** pour cibler plus facilement les biens concernés.
++(% class="CxSpFirst" %)
++Ce plan s’appuie sur la structure hiérarchisée de la table des emplacements existante. On y identifiera les emplacements servant de point de départ à l’élaboration des campagnes de récolement.
--Les filtres disponibles portent sur :
++[[image:2021-12-28_18h18_22.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* **Le numéro d’inventaire**
--* **L'emplacement de référence théorique**
--* **L'état d’avancement** (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)
++(% class="CxSpLast" %)
++Chaque emplacement défini dans le plan sera défini par :
-- Pour activer les filtres :
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Son type : (bâtiment, niveau…).
++* Sa dénomination précise (basée sur un identifiant chiffré invariant et éventuellement sur une dénomination fonctionnelle).
++* Ses caractéristiques : salle ouverte au public / réserve.
++* Informations sur les collections contenues (type, nombre approximatif, mode de présentation, de rangement de conditionnement, durée prévisible du récolement).
++* Son accessibilité.
--1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
--1. Indiquez les **critères de filtrage** souhaités
--1. Cliquez sur **Valider** : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.
++[[image:2021-12-28_18h23_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++=== Créer les campagnes de récolement ===
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Ces filtres sont particulièrement utiles pour isoler les objets en attente ou répartir le travail par zone ou par agent.
++[[image:Créer une campagne récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  )))
--[[Ex. Filtres sur les biens à récoler par emplacement théorique et état d'avancement.>>image:1753693905391-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le schéma de la création d'un campagne est disponible en téléchargement en pdf[[ ici.>>attach:Créer une campagne récolement.pdf]]
++(% class="CxSpFirst" %)
++La table des campagnes de récolement permet de planifier l’ordre d’exécution du récolement d’une série d’emplacements architecturaux tels que définis dans le plan de récolement (table d’autorité des emplacements). Cette table permet aussi de saisir les informations nécessaires à la préparation de la campagne (calendrier prévisionnel). Son fonctionnement est calqué sur le principe ergonomique de la régie. Pour y accéder, aller dans l'espace de travail Récoler puis la table Récolement et choisir Campagne récolement. Pour créer une campagne cliquer sur [[image:2021-12-30_11h10_55.png||height="22" width="23"]].
--[[Résultat → affichage des biens en attente de récolement de l'étagère G-01-A-01>>image:1753694138543-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-28_18h26_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Dans l’exemple, ci-dessous, nous définirons un plan de récolement décennal réalisé en trois campagnes successives. La première campagne concernera les salles d’exposition permanente du musée, les deux suivantes les réserves du musée.
--Pour désactiver le filtre :
++[[image:2021-12-30_11h09_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--1. Cliquez sur le bouton **entonnoir** dans la **barre d’outils des récolements**
--1. Cliquez sur le bouton **Effacer** pour revenir à la liste complète.
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Saisie d'une campagne de récolement
--[[Bouton effacer le filtre.>>image:1753694265836-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Le numéro de récolement concerne la décennie en cours. En 2022, nous sommes à la seconde compagne de récolement (2014-2024). Il sera donc égal à deux jusqu’au démarrage du troisième récolement décennal.
--== Récoler un bien par action rapide ==
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Le numéro d’ordre de la campagne permet de gérer leur succession dans le temps. Ce fonctionnement permettra de programmer dans le temps les campagnes de récolement nécessaires à l’institution.
--L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Une fois la campagne crée, il faudra choisir les différents emplacements récolés.
--1. **Positionnez-vous sur le bien à récoler** dans la sous-campagne
--1. **Cliquez sur le tampon** (action rapide) associé à la notice
--1. (((
--Indiquez :
++(% id="HEtape3:ChoisirlesemplacementsE0rE9coler." class="CxSpMiddle" %)
++=== Choisir les emplacements à récoler dans chaque campagne ===
--* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
--* La **date de récolement**, si différente de celle proposée
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++[[image:Ajout d'un emplacement de récolement.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  )))
--1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer l'opération.
--**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
++Le schéma de l'ajout de l'emplacement de récolement est téléchargeable[[ ici.>>attach:Ajout d'un emplacement de récolement.pdf]]
--* Récolé le
--* Récolé par
--* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
--* Conformité avec le registre : oui
--
--[[Récoler sur pièce et sur place par action rapide → saisie des données et validation.>>image:1753694394791-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Message de confirmation.>>image:1753694774887-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Résultat → bien récolé sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753694819576-878.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Récoler des biens en lot ==
--
--La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide **simultanément à plusieurs notices** de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.
--
--1. **Sélectionnez les notices de biens à récoler** : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
--1. **Cliquez sur l’icône tampon**, qui se trouve dans la **barre d’outils des récolements**
--1. (((
--Renseignez :
--
--* Le **nom de l'agent récoleur, **si différent de celui proposé
--* La **date de récolement**, si différente de la date du jour
--)))
--1. Cliquez sur **Valider**, puis sur **Oui** pour confirmer.
--
--**Cette action renseigne automatiquement les champs :**
--
--* Récolé le
--* Récolé par
--* État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
--* Conformité avec le registre : oui
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Astuce : utilisez les **filtres (entonnoir)** pour isoler plus facilement les biens concernés avant de lancer l’action par lot.
++Astuce: Choisissez des emplacements peu étendus comme une travée, par exemple, pour organiser votre travail plus facilement et savoir où reprendre le travail. Ajoutez en plusieurs.
  )))
--[[Sélection des notices à récoler en lot et clic sur le tampon.>>image:1753695447493-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_10h32_13.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Ajout d'un emplacement
--[[Récoler sur pièce et sur place par lot → saisie des données et validation.>>image:1753695502865-294.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_10h29_17.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Saisie d'un emplacement
--[[Message de confirmation.>>image:1753695520521-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Nous avons mis en place 6 emplacements différents dans cet exemple :
++* European Paintings, 1250-1800.
++* Musical instruments.
++* Greek and Roman Art.
++* Réserves MET.
++* L'aile Americaine.
++* European Sculpture and Decorative Arts.
--[[Résultat → cinq biens récolés sur pièce et sur place. Date et nom de l'agent récoleur mis à jour.>>image:1753695559458-419.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_10h38_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Visu des emplacements récolés
--== Récoler un bien via la notice de récolement ==
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Prenons maintenant l’exemple de l’emplacement « Musical instruments », en cliquant sur la loupe [[image:2021-12-30_11h27_36.png]]près du terme, vous pourrez vous rendre directement sur l’emplacement en question. Les objets présent sur l'emplacement apparaitrons à droite.
--Vous devez passer par la **notice de récolement** dès qu’un **constat ou une anomalie** nécessite un traitement individualisé.
++[[image:2021-12-30_11h28_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Cette méthode est **obligatoire** dans les cas suivants :
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Emplacement "Musical instruments"
--* Marquage défaillant ou absent
--* État de conservation dégradé
--* Non-conformité avec le registre ou la base
--* Mauvaise localisation
--* Bien non vu, détruit ou manquant
--* Saisie d'un constat d'état complémentaire
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Nous allons donc faire remonter **tous** les biens de cet emplacement.
--(((
--Procédure à suivre :
++(% id="HETAPE4:FaireremonterlesBiens" class="CxSpMiddle" %)
++== ETAPE 2 : Générer les notices de récolement des Biens dans l'emplacement ==
--1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
--1. Cliquez sur l’**icône crayon** pour modifier la **notice de récolement**
--1. (((
--Renseignez les anomalies constatées :
++Cette étape doit être réalisée** le plus tard possibl**e afin de prendre en compte les éventuels changements de localisation des biens cpncernés
--* Précisez la **nature du problème dans les champs dédiés**
--* Indiquez la ou les **suites à donner** (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++[[image:Générer les notices de récolements.jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  )))
--1. Mettez à jour** la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
--1. Cliquez sur **Enregistrer **: la notice est à jour et intègre vos constats.
--[[Choix notice de bien à récoler et clic sur le bouton modifier.>>image:1753698865086-809.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le schéma de la génération des notices de récolement d'un bien dans l'emplacement est disponible au format pdf[[ ici.>>attach:Générer les notices de récolements.pdf]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2022-02-04_23h44_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Notice de récolement → saisie des anomalies et enregistrement.>>image:1753698189331-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Préparation des notices biens de l'emplacement et de tous ces contenants.
++=== Récoler par domaine / typologie ===
--[[Résultat → affichage du bien récolé avec des suites à donner.>>image:1753698284257-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Possibilité d'ajouter un filtre en choisissant un ou plusieurs Domaines ou une ou plusieurs Typologie, pour préparer des notices de récolement pour uniquement certains domaines ou certains types de Biens.
++[[image:2021-12-30_11h43_52.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--== Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne ==
--Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment **consulter l’ensemble des données saisies** (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).
++[[image:2021-12-30_11h42_27.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Procédure :
++Cumuler les Domaines ou les Typologies au besoin avec "et" ou "ou".
--1. Rendez-vous dans la **liste des biens à récoler**
--1. Repérez le bien concerné
--1. Cliquez sur l’**icône loupe** située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la **notice complète de récolement**, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
--1. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la **loupe associée**, en haut à droite de l’écran.
++[[image:2021-12-30_11h58_50.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Après avoir cliquer sur[[image:2021-12-30_12h04_02.png]]. Nous devons valider ensuite les biens désirés pour ce récolement, la plupart du temps il suffira de tous les sélectionner.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs **Récolement en cours** ou **Dernier récolement**.
++Avec [[image:2022-02-04_23h53_31.png||height="25" width="28"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau uniquement, avec [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="38" width="29"]] préparer les notices de récolement pour ce niveau et tous ses contenants. Privilégier [[image:2022-02-04_22h47_34.png||height="35" width="27"]] pour être sûre de ne pas oublier aucun biens à récoler, par exemple : un colonne contenant des tiroirs, pour ne pas oublier de générer les notices de récolement des biens dans les tiroirs.
  )))
--[[Depuis une sous-campagne  → clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753698904656-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_12h01_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Listes des biens à sélectionner
--[[Depuis un bien  → champ **Dernier récolement **: clic sur la loupe pour consulter la notice de récolement.>>image:1753707109840-484.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_12h03_33.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="135" width="445" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Fenêtre de confirmation de la sélection
--[[Résultat → affichage de la notice de récolement avec les données saisies.>>image:1753698940640-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)
++Cliquer sur[[image:2021-12-30_12h02_57.png]] pour générer les notices de récolement pour saisie, confirmer votre sélection et voici le résultat :
++[[image:2021-12-30_12h11_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% id="HAfficherlesnoticesderE9colementniveauparniveauoupourtouslesniveaux" style="margin-left: 0cm;" class="Encarttexte" %)
++==== Afficher les notices de récolement niveau par niveau ou pour tous les niveaux ====
--
--
--[[Notice de récolement → clic sur la loupe pour revenir à la sous-campagne de récolement. >>image:1753712642619-341.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[Résultat → affichage de la sous-campagne de récolement.>>image:1753712721709-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement ==
--
--Dans chaque **sous-campagne**, les notices de biens sont accompagnées d’une **icône colorée** indiquant leur **état d’avancement**. Ces codes visuels vous permettent de **suivre facilement la progression du récolement** et d’identifier rapidement les situations à traiter.
--
--Les icônes apparaissent dans la **colonne centrale**, à gauche de chaque ligne de bien :
--
--|(% style="width:122px" %)**Icône**|(% style="width:672px" %)**État de la notice**
--|(% style="width:122px" %)[[image:1753697301456-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
--|(% style="width:122px" %)[[image:1753697279492-248.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
--|(% style="width:122px" %)[[image:1753697256223-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:672px" %)Bien en attente de récolement
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
  (((
--Astuce : vous pouvez **filtrer** les notices selon ces états grâce au **filtre par état d’avancement**.
--Pour cela, cliquez sur l’**icône entonnoir** dans la barre d’outils des récolements, sélectionnez l’état souhaité, puis cliquez sur **Valider**.
--Pour annuler le filtre, cliquez de nouveau sur l’entonnoir, puis sur **Effacer**.
++**Par défaut : **Le filtre par emplacement (dans l'écran de gauche) permet de ne voir que les biens **d'un niveau** (Exemple : les biens présents dans le tiroir de l'étagere), pour voir ceux qui serainet spécifiquement dans la Boite 1 il faut "descendre dedans"
++En cochant la case « afficher les récolements préparés pour tous les niveaux de l’emplacement », nous ferons apparaitre la totalité des biens présents dans tous les niveaux de l' emplacement concerné.
  )))
--[[Sous-campagne de récolement → affichage des états d'avancement.>>image:1753697372537-107.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1662994468477-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--== Relocaliser un bien pendant le récolement ==
--Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent **pas à leur emplacement théorique**. Flora permet alors de **corriger la localisation** directement depuis la notice de récolement.
++[[image:2021-12-30_12h08_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Nous observons que ces biens sont tous en attente de récolement (en gras à droite).
++
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--La **relocalisation n'est effective** dans la notice du bien que si vous modifiez l’**état d’avancement** de la notice de récolement. La simple saisie d’un nouvel emplacement ne suffit pas.
++Les filtres des Domaines et Typologie ne fonctionnent pas après l'apparition des notices de récolement à saisir, ils sont utilisables uniquement avant pour ne faire apparaitre que certaines notices.
  )))
--=== Notions d'emplacements ===
++=== Exporter ces notices de récolement pour saisie sur Tablette via Recol'App ===
--Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :
++une fois les notices de récolement générées pour un emplacement dans la campagne, il est possible de les [[exporter sur la tablette>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/RecolApp/]] via un fichier zip à télécharger
--(% class="active" %)|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Terme
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Définition
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Usage courant
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Évolue automatiquement dans la notice du bien ?
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Équivalence notice de bien
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacement de référence théorique (ou ancien)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Localisation durable attendue du bien, renseignée dans la notice bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Sert de base à la préparation des campagnes
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacement de référence
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Nouvel emplacement de référence
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Saisie d’un nouvel emplacement fixe lors du récolement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Si le bien a définitivement changé de lieu
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui, si couplée à une validation de la notice de récolement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacement de référence
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Localisation temporaire théorique (ou ancienne)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacement temporaire prévu pour un bien, renseigné dans la notice bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Utilisée en cas de mouvements planifiés
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Localisation temporaire
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Nouvelle localisation temporaire
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Saisie manuelle d’une localisation temporaire lors du récolement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Sert à signaler un changement temporaire de place
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non, valeur uniquement informative
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Localisation temporaire
--)))
++[[image:2021-12-30_16h06_25.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--=== Procédure pour relocaliser un bien ===
++== ETAPE 3 : Saisir les données de récolement des Biens ==
--1. **Rendez-vous dans la sous-campagne** de récolement.
--1. **Cliquez sur l'icône crayon **à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.
--1. (((
--Dans les champs dédiés :
++=== Travailler déconnecté de Flora ===
--* Renseignez le **nouvel emplacement de référence**, si le changement est définitif.
--* Ou saisissez une **nouvelle localisation temporaire**, si le déplacement est ponctuel.
--)))
--1. Mettez à jour l’**état d’avancement** de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
--1. Cliquez sur **Enregistrer**.
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
  (((
--La modification ne sera **propagée dans la notice du bien** qu’à l’enregistrement, **à condition que l’état d'avancement ait bien été mis à jour**.
++A ce stade apparaissent des difficultés pratiques liées à des problématiques génériques dans tous les musées : Vous n’avez pas accès à votre logiciel de récolement quand vous êtes in situ dans les salles face aux biens. Dans ce cas, il faudra opter pour trois solutions de collecte d’information déconnectée :
++- via un tableur.
++- via papier-crayon.
++- via l'application RecolApp.
  )))
--[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton modifier. >>image:1753712822221-246.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Dans ces cas de figures, il faudra emmener in situ, **non seulement vos registres papier pour vérifier la conformité avec l’inventaire,** mais aussi ~://
++* //Une impression papier de la liste des notices localisées à cet emplacement dans la base documentaire.//
++* //Ou un export Excel, ou l'application REcolApp qui contiendra la description à minima des biens à récoler telle que saisie dans la base documentarie des bioens//
--[[Notice de récolement → saisie d'un nouvel emplacement de référence et modification de l'état d'avancement.>>image:1753709395401-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpFirst" %)
++S’il y a des informations à modifier concernant des notices déjà présentes dans la base documentaire (constat d’état, dimensions, matières-techniques…) notez les et corrigez les notices concernées à votre retour au bureau.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Vous pourrez ensuite utiliser le tableur, in situ, pour saisir les notices inexistantes dans la base documentaire, afin de pouvoir les importer en masse à votre retour au bureau, mais attention, une deuxième problématique sera présente.
--[[Résultat sur la notice du bien → emplacement de référence automatiquement modifié.>>image:1753709019438-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="HBiensdE9jainventoriE9smaisnonsaisisdanslabasedocumentaire" class="CxSpMiddle" %)
++=== Biens déja inventoriés mais non saisis dans la base documentaire ===
++(% class="CxSpLast" %)
++Vous risquez de trouver dans vos emplacements,** des biens qui ne sont pas encore saisis dans la base documentaire informatique.** Et dans ce cas apparaitront les options suivantes :
--== Saisir des informations manquantes sur la notice du bien ==
++* **Le bien est déjà inscrit à l’inventaire papier (i**l possède donc déjà un numéro d’inventaire). Il suffira donc de le créer dans la base documentaire, **avec la grille miniale de création de bien pour récolement  **qui contient très peu de champs obligatoires, de le localiser, puis de l'ajouter à l'emplacement à récoler dans la campagne et à saisir sa notice de récolement
--Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de **compléter directement la fiche du bien**, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.
++=== Biens non inventoriés et non saisis dans la base documentaire ===
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Vous pouvez accéder à la notice du bien depuis la sous-campagne en cliquant sur **le lien hypertexte du numéro d’inventaire** dans la liste des biens à récoler.
--)))
++* **Le bien n’est pas encore inscrit à l’inventaire papier** : il faudra donc le créer dans la base documentaire avec un numéro d’inventaire rétrospectif, puis[[ l’intégrer au registre des biens affectés ou des biens reçus en dépôt.>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
++** **Il sera parfois pratique d'utiliser les  ensemble complexe** pour inventorier sous un seul numéro un nombre important de biens physiquement présents. Dans ce cas de figure on ne saisira pas une notice par bien, mais une notice pour l’ensemble en y a adjoignant éventuellement un registre de sous-inventaire (listing papier ou bureautique). Reportez-vous au manuel de [[gestion des registres d’inventaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]] pour ces problématiques.
++//A titre d'exemples 1 notice d'ensemble complexe peut concerner//
++*** tous les biens d'un donateur localisé à un même emplacement
++*** un emplacement dans le musée contenant des biens de nature hétérogène
++** Toutefois la saisie des données nécessaires l'intégration aux registres peut prendre beaucoup de temps, eut égard aux champs obligatoires nécessaires (notemment ceux concernant l'acquisition). dans ce cas on indiquera dans l'état d'avancement du récolement : [[image:1663083598490-895.png||height="39" width="389"]]
--Procédure :
++(% class="CxSpMiddle" %)
++En résumé : dans le cas ou vous ne choisiriez pas l'option RecolApp ne partez pas in situ sans emporter une liste des biens localisés à cet endroit dans la base documentaire. Choisissez un format d’impression ou d’export contenant à minima le numéro d’inventaire, les dimensions, matières, techniques et constat d’état.
--1. **Dans la sous-campagne**, repérez le bien concerné dans la liste.
--1. Cliquez sur le **numéro d’inventaire souligné en bleu** pour **ouvrir la notice du bien. **
--1. Sur la notice du bien, cliquez sur l’**icône crayon** pour passer en modification.
--1. Choisissez la grille de saisie** 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale**.
--1. **Complétez les champs manquants** : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
--1. Cliquez sur **Enregistrer** pour sauvegarder vos modifications.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++L’impression (préalablement triée par numéro d’inventaire) aura l’avantage de contenir une photo, si elle existe, vous saurez donc alors s’il vous faut ou non photographier ce bien.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Les exports Excel complet ou 18colonnes n’affichent pas l’image, mais si la colonne Image n’est pas vide (elle contient une url d’accès à l’image), vous saurez que la photo existe.
++
++=== Validation en masse des biens sans anomalie ou suite à donner ===
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Lorsque vous ouvrez une notice de bien depuis une sous-campagne, celle-ci s’ouvre dans une **nouvelle fenêtre**.
--La **fenêtre initiale**, contenant la sous-campagne et la liste des biens à récoler, reste ouverte en arrière-plan.
--Une fois la saisie terminée, vous pouvez **fermer la fenêtre de la notice de bien**.
++[[image:Récoler les biens sur pièce et sur place .jpg||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
  )))
--[[Sous-campagne de récolement → clic sur le numéro d'inventaire du bien (lien hypertexte).>>image:1753712884402-608.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le schéma du récolement des biens sur pièce et sur place en masse est disponible en format PDF  [[ici>>attach:Récoler les biens sur pièce et sur place.pdf]].
++(% class="CxSpFirst" %)
++Pour procéder à une validation en masse, il suffira d’aller dans l’onglet [[image:2021-12-30_12h24_07.png]] et de valider les objets [[image:2021-12-30_12h22_41.png||height="32" width="26"]] dont le récolement n’a posé aucun problème. Si l’opérateur de saisie n’a rien à ajouter sur la notice récolement de l’objet, il peut passer par cette validation. Nous validerons donc tous les biens sauf la lampe à huile. Il faut aussi sélectionner un « récoleur » parmi les personnes présente dans l’autorité susnommé et une date de validation.[[image:2021-12-30_12h25_25.png]]
--[[Ouverture d'une nouvelle fenêtre avec la notice de bien → clic sur le bouton modifier.>>image:1753710381080-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_12h22_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Notice de bien → choix de la grille de saisie.>>image:1753710416684-469.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Validation des biens à récoler.
++[[image:2021-12-30_12h28_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="424" class="img-thumbnail"]]
--[[Grille de saisie des biens → modification et enregistrement des données.>>image:1753710476371-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Confirmation de l'opération pour les éléments sélectionnés.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Après confirmation de l'opération, les objets ont été validés, nous pouvons l’observer par l’état qui est passé de vert à gris dans l'onglet [[image:2021-12-30_14h33_46.png]] ou [[image:2021-12-30_14h33_16.png]].
--== Ajouter un bien à la liste des biens à récoler ==
++[[image:2021-12-30_14h21_35.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.
++(% class="CxSpMiddle" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Tous.
--=== Ajouter un bien déjà existant ===
++[[image:2021-12-30_14h24_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Réalisés sans suites à donner.
--**Procédure :**
--1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
--1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
--1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, **recherchez le bien** par son numéro d’inventaire.
--1. Sélectionnez le bien dans les résultats.
--1. Cliquez sur **Valider **puis sur **OUI** pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.
++=== Traitement unitaire des anomalies  et suites à donner ===
--[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713018938-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Dans ce cas de figure il n'est plus possible de travailler en masse, il faudra saisir les anomalies et les suites à données unitairement dans chaque notice récolement
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Commençons par aller sur cette notice :
--[[Ajouter des biens à récoler → recherche par numéro d'inventaire, sélection du bien à récoler et validation ajout.>>image:1753712963796-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_14h38_16.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Passons en modification :
--[[Massage de confirmation.>>image:1753711653879-124.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_14h43_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Vue sur la notice de récolement du bien et outils de modification pour entrée en saisie.
--[[Résultat sous-campagne de récolement → notice de récolement générée pour le bien ajouté.>>image:1753713079683-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpFirst" %)
++Nous avons constaté ici la présence de moisissure et un effacement partiel du numéro d’inventaire. Ces deux problèmes vont donc nécessiter l’intervention d’une restauration à moyen terme.
++(% class="CxSpLast" %)
++J’indique donc :
--=== Ajouter un bien non existant ===
++* L’état d’avancement de la notice, ici « récolé sur pièce et sur place, suite à donner ».
++* Les deux problèmes.
++* Les suites à donner.
++* Le nom du récoleur.
--Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé **directement depuis la sous-campagne** grâce à une saisie rapide.
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_14h58_49.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--**Procédure :**
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% style="font-size:11.9px" %)Changement de l'état d'avancement de la notice de "En attente de récolement" à "Récolé sur pièce et sur place, suite à donner".
--1. Rendez-vous dans la **sous-campagne concernée**.
--1. Cliquez sur le bouton **Ajouter des biens à récoler**.
--1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton **Nouveau** en bas à droite.
--1. Une **grille rapide** s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
--1. Si besoin, cliquez sur **Compléter** (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
--1. Sinon, cliquez sur **Valider**.
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_15h10_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--La **notice de bien** est créée dans la table des biens, et une **notice de récolement** est automatiquement générée dans la sous-campagne
--)))
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% style="font-size:11.9px" %)Les deux problèmes.
--[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton ajouter de biens à récoler.>>image:1753713329069-153.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_15h13_23.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% style="font-size:11.9px" %)Les suites à donner qui peuvent se cumuler.
--[[Ajouter des biens à récoler → création d'un nouveau bien.>>image:1753713390736-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Nous voyons donc les modifications sur la notice, après un enregistrement, avec en gras l’état d’avancement du récolement pour ce bien.
++[[image:2021-12-30_15h13_54.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Création d'un nouveau bien → saisie des données et enregistrement.>>image:1753713514335-146.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Résultat d'un récolement d'un bien après enregistrement.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Pour revenir à la liste des notices de récolement, cliquer sur Ré-afficher les récolements de ce niveau... [[image:2021-12-30_15h42_53.png||height="19" width="73"]] Nous constatons désormais sur l’emplacement la présence de 14 biens dans « réalisés sans suite » et d’un bien dans « réalisés suite à donner ».[[image:2021-12-30_15h42_53 copie.png||height="23" width="78"]]
--[[Résultat → création du bien et génération automatique de la notice de récolement.>>image:1753713940405-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_15h42_53 copie 2.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Réalisé suite à donner.
--== Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ? ==
++[[image:2021-12-30_15h56_11.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--**Parfois, des restrictions techniques** (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement **in situ**, dans les réserves, les salles ou les dépôts.
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Réalisé sans suite
--Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à **deux modes de collecte d’information déconnectée** :
++(% id="HRelocalisationsuiteaurE9colement" class="MsoCaption" %)
++=== Modification de localisation d'un bien pendant le récolement ===
--(% class="active" %)|=Mode|=Source|=Support utilisé sur le terrain|=Mise à jour dans Flora|=Particularités
--|**Export papier**|Généré depuis Flora (format d’impression)|Impression papier, triée par numéro d’inventaire|**Mise à jour manuelle** dans les notices après le terrain|Peut contenir photo, état, emplacement ; pratique pour noter à la main
--|**RecolApp**|Export manuel depuis Flora vers RecolApp|Application mobile hors connexion|**Synchronisation automatique** à l’import|Permet de récoler, créer et modifier les notices de récolement directement depuis l’application.
++Depuis la version 4.0, la saisie d'un nouvel emplacement de référence ou d'une nouvelle localisation dans la notice de récolement sera automatiquement reportée sur la notice bien l**ors du changement d'état d'avancement de la notice récolement**
--Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :
++//Exemple : le bien 880.1.1 initialement localisé dans la boite 1006 est trouvé dans la boite 1046//
--* **La campagne de récolement** doit avoir été créée,
--* **Les sous-campagnes** doivent être définies,
--* **Les biens à récoler** doivent être ajoutés,
--* Et **les notices de récolement** doivent être générées pour chacun de ces biens.
++(% class="MsoCaption" %)
++Modifier une fiche récolement [[image:2022-02-25_10h36_53.png||height="32" width="34" class="img-circle img-rounded"]] pour renseigner les nouveaux emplacements et indiquer l'état d'avancement.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ces étapes sont indispensables pour permettre l’export correct des données, que ce soit sous forme de **format d’impression papier** ou de **fichier à injecter dans RecolApp**.
--)))
++[[image:2022-02-25_10h54_56.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--=== Les formats d'impressions pour le récolement sur papier ===
++(% class="MsoCaption" %)
++Dans la grille de saisie, se trouve la Localisation actuelle théorique ou ancienne et  l'Emplacement de référence théorique ou ancienne. Elles sont pré-remplies par les informations de la fiche Bien dans les champs Localisation actuelle et Emplacement de référence lors de la génération des fiches de récolement.
--Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des **exports imprimables** pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :
--
--(% class="active" %)|=Format d’impression|=Objectif principal|=Contenu|=Utilisation recommandée
--|Fiche de récolement (liste) pour saisie|Suivi global des biens à récoler|Liste tabulaire (une ligne par bien)|Idéal pour cocher ou annoter rapidement sur le terrain
--|Fiche de récolement pour saisie|Fiche détaillée par bien à remplir manuellement|Une fiche par notice, champs vierges|Recommandé si vous devez saisir des constats précis, des anomalies ou localisations nouvelles
--
--Procédure d’accès aux formats d’impression :
--
--1. Positionnez-vous dans la **sous-campagne** concernée.
--1. Cliquez sur le **bouton d’export** dans la barre d’outils.
--1. Sélectionnez le **format d’impression souhaité** dans la liste proposée.
--1. (((
--Une **nouvelle fenêtre s’ouvre** avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.
--)))
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Ces impressions peuvent être emportées sur le terrain, annotées à la main, puis utilisées pour ressaisir ou compléter les notices dans Flora au retour.
++Changer les localisations théoriques ou anciennes ne changera pas la localisation sur la fiche Bien mais uniquement sur la fiche Récolement. De plus, La fiche récolement restera présente dans la campagne et dans la liste des fiches de récolement comme auparavant, elle ne sortira pas de la campagne. IL est donc recommandé de ne pas modifier ces champs
  )))
--[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753773805164-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1656937191065-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Plus bas sur la grille de saisie de la fiche Récolement, se trouve la possibilité de saisir le nouvel emplacement
--[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement (liste) pour saisie**. >>image:1753773690427-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1656937498343-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--[[Ex. Format d'impression **fiche de récolement pour saisie**. >>image:1753773662432-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--=== Export RecolApp ===
--
--Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.
--
--Procédure d’export vers RecolApp :
--
--1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
--1. Cliquez sur **Exporter vers RecolApp**.
--1. **Résultat** : Flora génère un **fichier .zip** contenant les données à charger dans l’application RecolApp.
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--Une fois le récolement terminé, les données peuvent être **réintégrées dans Flora** via un import.
++ATTENTION : Pour que ce nouvel emplacement soit reporté sur la notice du bien 880.1.1, il faut modifier l'état d'avancement du récolement, par exemple en le passant à Récolé sur pièce et sur place
  )))
--[[Sous-campagne de récolement → clic sur le bouton exporter vers RecolApp et génération d'un fichier .zip.>>image:1753774658471-406.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1656937677197-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++L'historique de changement de localisation sera mentionné dans l'historique de récolement sur la notice bien
--= Suivre l'avancement du récolement =
++[[image:1656938064489-651.png]]
--Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.
--== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==
++[[image:2022-02-25_15h37_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Flora propose un **parcours d’avancement simplifié** pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement **dans la barre d’outils des sous-campagnes**. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.
++(% id="HETAPE3.1:ImporterdesrE9sultatsderE9colementsaisissurtablette" class="CxSpFirst" %)
++=== Importer des résultats de récolement saisis sur tablette via Recol'App ===
--Ce suivi repose sur trois actions principales :
++les données saisies sur tablettes doivent etre récupérées sur un PC connecté à FLora (via un fichier zip exporté depis la tablette)
--(% class="active" %)|=**Action**|=**Étape**|=(% style="width: 498px;" %)**Description**|=(% style="width: 221px;" %)**Icône associée**
--|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_39.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_46.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:2025-07-29_09h48_53.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++ce fichier zip devra etre déposé dans l'écran d'import des récolements
--[[Sous-campagne → bouton modifier l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1662995226581-313.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% id="HETAPE3.2:ImporterdesdonnE9esderE9colementsaisiessuruntableur" class="CxSpFirst" %)
++=== Importer des données de récolement saisies sur un tableur ===
--Une fois ces étapes réalisées :
++L'interface d'import générique de Flora musée (notices et photos) permet d'importer des fichiers tabulés dans la table des biens et la photothèque, notamment pour y créer et y localiser les biens qui n'existaient pas encore dans la table documentaire des biens.
--* Les **sous-campagnes non démarrées** apparaissent en **orange**.
--* Les **sous-campagnes en cours** s’affichent en **vert**.
--* Les **sous-campagnes clôturées** passent en **gris**.
++Il est aussi possible d'importer des notices de récolement qui n'auraient pas été générés via l'interface de flora (attention au lien sur l'emplacement à récoler dans la campagne), se reporter au manuel d'import
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.
--)))
++[[image:1662995550681-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Campagne  → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="HUtilisationduworkflow" class="CxSpFirst" %)
++== ETAPE 4 : Suivi de l'état d'avancement du plan de récolement ==
++=== Sur les emplacements à récoler dans les campagnes ===
--== Suivre l'avancement d'une campagne ==
++(% class="CxSpFirst" %)
++En appuyant sur le bouton vert [[image:2021-12-30_16h00_27.png]] « terminer la saisie », démarrer le récolement pour cet emplacement. La personne chargée du récolement pourra alors le commencer. Soit directement sur Flora, soit en déconnecté en passant par l'application RecolApp.
--Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.
++[[image:2021-12-30_15h59_15.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Pour modifier l’état d’avancement :
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Validation du commencement du récolement
--1. Ouvrez la fiche de la campagne.
--1. Passez en modification.
--1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
--1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_17h40_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un **code couleur automatique**, facilitant le suivi global :
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Résultat de la fin de la saisie de l'emplacement, le recolement peut commencer.
--(% class="active" %)|=Couleur|=Signification
--|Orange|Campagne non démarrée
--|Vert|Campagne en cours
--|Gris|Campagne clôturée
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_17h42_05.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.
--)))
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Dernière étape, cliquer sur le cadena pour valider la fin du récolement de cet emplacement.(%%)
--[[Campagne  → clic sur le bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++ Mon emplacement récolé est à présent validé dans ma campagne de récolement, son état passant de vert [[image:2021-12-30_16h32_42.png]] à gris [[image:2021-12-30_16h33_06.png]] . Les autres emplacements en préparation sont en orange [[image:2021-12-30_17h45_11.png]].
++[[image:2022-02-07_14h42_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Campagne  → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Résultat de la fin du récolement de l'emplacement Greek and Roman Art sur la notice de campagne.
++Dans l'exemple ci-dessus, l'Emplacement Greek and Roman Art est terminé.
--[[Campagne  → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" %)
++Sur l'emplacement, il est possible de :
++* Démarrer le récolement [[image:2021-12-30_16h00_40.png]]
++* Cloturer l'événement [[image:2021-12-30_16h02_31.png]]
++* ajouter un bien à récoler manuellement (dans le cas ou on l'a trouvé in situ alors que sa notice récolement n'avait pas été générée [[image:2021-12-30_16h03_57.png]]
--[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_16h07_59.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--== Suivi du récolement depuis le tableau de bord ==
++[[image:2021-12-30_16h08_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, **le tableau de bord de Flora** offre un suivi global et synthétique du récolement.
--Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :
++[[image:2021-12-30_16h09_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--* Aux **états d’avancement des objets récolés**, avec des liens directs vers les notices concernées,
--* Aux **campagnes de récolement**, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
--* Aux **suites à donner** en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Fonctionnement des boutons
--Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.
++(% id="HPourlesCampagnes:" class="MsoCaption" %)
++=== Sur les Campagnes : ===
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce** : servez-vous de ces raccourcis pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.
--)))
++(% class="MsoCaption" %)
++Un workflow existe aussi pour les campagnes, pas de bouton cette fois, mais rentrer en modification pour changer son état d'avancement. Le Résultat apparait en gras dans Etat d'avancement de la Campagne sur la notice Campagne et par un changement de pictogramme lors d'une recherche d'une campagne.
--[[Ex. Tableau de bord →  Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_17h22_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Notice Campagne en préparation qui va être modifié.
--= Produire les statistiques et les procès-verbaux =
++[[image:2021-12-30_16h45_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des **statistiques de récolement** ainsi que les **PV officiels**.
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Changer l'état d'avancement.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.
--)))
++[[image:2021-12-30_17h24_37.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--== Pour une sous-campagne ==
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)L'état en cours apparait par un icone lors d'une recherche de campagne de récolement.
--* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.
--* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.
--[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== ETAPE 5: Editions des statistiques et des PV de récolement. ==
++=== Pour les emplacements à récoler dans les campagnes : ===
--[[Ex. Format d'impression →** liste des biens vus**.>>image:1753777924226-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_16h15_12.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--== Pour la campagne entière ==
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Editer les Statistiques du récolement pour cet emplacement.
--* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.
--* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.
--[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_16h15_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Résultat Statistiques du récolement pour cet emplacement.(%%)
++(% id="cke_bm_14743S" style="display:none" %)
--[[Ex. Format d'impression → **Statistiques pour PV de récolement**.>>image:1753777685081-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="HPourlaCampagne:" class="MsoCaption" %)
++=== Pour les Campagnes : ===
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_16h28_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--= Exploiter les données du récolement via la recherche =
--)))
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Editer les Statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
--En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.
++[[image:2021-12-30_16h28_51.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Ces recherches permettent de :
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Résultat des statistiques pour PV de récolement pour la Campagne.
--* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
--* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
--* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.
--Elles s’appuient sur les tables des **campagnes **et l’**historique des récolements**.
++=== Modèles de PV musées de France et musées nationaux ===
--Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles.
++Les modèles de PV pour [[les musées de France>>attach:PV récolement musées de France.pdf]] et [[les musées nationaux>>attach:PV récolement Musée Nationaux.pdf]] reprennent une partie des statistiques ci dessus.
--== Dans les campagnes ==
++[[image:1663163903401-555.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="290" width="584"]]
--=== Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer ===
++(% style="text-align: center;" %)
++Non localisés = non vus dans Flora
--**Objectif** : repérer, dans le **deuxième récolement décennal**, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le **PV n’a pas encore été produit**.
++Pour  les autres parties il faudra passer par des requêtes sur l'historique des récolements
--**Méthode** :
++=== Requêtes sur l'historique des récolements ===
--1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
--1. Sélectionnez la **table Campagnes. **
--1. (((
--Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
++==== Objets nécessitant des modifications à l’inventaire ====
--* Numéro de récolement = 2
--* État d’avancement = terminé PV à éditer
--)))
--1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
++A radier (joindre une liste)... rédaction en cours
--[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Objets nécessitant des compléments d’identification ( à marquer, à photographier...) ====
++via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
--== Dans l'historique des récolements ==
--
--=== Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage ===
--
--**Objectif :** lister les objets déjà récolés lors de la **campagne n°1** du récolement, pour lesquels une **action de marquage** a été identifiée comme suite à donner. Cela permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.
--
--**Méthode :**
--
--1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.
--1. Sélectionnez la **table Historique des récolements**
--1. (((
--Positionnez-vous sur la **recherche experte **et appliquez les critères suivants :
--
--* Numéro de récolement = 1
--* Suites à donner contient = à marquer
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Attention, les nombres apparaissant entre parenthése sont comptabilisés sur toute la base documentaire, il faut donc lancer la recherche pour obtenir le résultat
  )))
--1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
--[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1663164804018-111.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++==== État de conservation du bien ====
--== Dans les biens ==
++via le menu Administration / données, exemple pour la 1ere campagne du récolement N°2
--=== Vérifier la documentation photographique des biens ===
++[[image:1663164967991-161.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--**Objectif : **Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.
++==== Localisation des biens : Exposés dans les salles ou en réserve ====
--Cette recherche nécessite un **croisement de plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.
++Généralement les campagnes sont organisées par emplacements donc concernent des salles du musée OU des réserves mais rarement les deux
--**Méthode : **
++il est toutefois possible croiser la requete avec l'emplacement de référence des biens en selectionnat la branche de la table d'autorité des emplacements qui regroupe toutes les salles du musée ou toutes les réserves (utiliser 'lassiatnt pour activer la profondeur de recherche"
--1. Rendez-vous dans la table **Biens > Recherche par liens**.
--1. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
--1. Filtrez par **type de support** : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien **liées aux notices de biens** et que le champ **Support technique** est renseigné.
--1. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.
++[[image:1663165259686-230.png]]
--[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Documentation photographique des biens ====
++Argentique ou Format numérique
--= Saisir un récolement hors campagne =
++Cette requête est délicate car il faut croiser la recherche avec la phototheque pour savoir si une notice photo est liée et si elle concerne une photo numérique ou argentiquie
--Dans certains cas, vous pouvez être amené à réaliser un récolement en dehors du cadre structuré des campagnes (récolement décennal ou thématique). Cela peut être le cas si votre établissement ne dispose pas du temps ou des ressources nécessaires pour planifier en amont.
++Utiliser l**a recherche par liens sur les biens**
--Flora permet alors de créer une **notice de récolement directement depuis la fiche d’un bien**, de façon ponctuelle et rapide
++choisir l'emplacement à récoler dans la campagne, puis le support de la photo liée au bien (ce qui suppose que le champ a été renseigné ce qui 'est pas toujours le cas)
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--* **Avantage** : procédure rapide, adaptée à un besoin immédiat (récolement à la volée).
--* **Limite** : pas de structuration préalable, pas de sélection groupée, ni d’exports globaux associés.
--)))
++[[image:1663166194800-369.png]]
--(% class="wikigeneratedid" id="HProcE9duredecrE9ationd2019unrE9colementponctuel" %)
--**Procédure de création d’un récolement hors campagne : **
--1. Recherchez la notice du bien concerné.
--1. Ouvrez la fiche et cliquez sur le bouton **Récolement complémentaire hors campagne**.
--1. Une **notice de récolement** est automatiquement créée et liée au bien.
--1. Vous pouvez saisir immédiatement les constats (présence, état, localisation…).
--1. Il est également possible de **lier cette notice à une campagne existante**, si besoin.
--1. Une fois les données saisies, cliquez sur **Enregistrer.**
++== ETAPE 6 : Post-récolement ==
--**Résultat : **
++..en cours de ré-écriture
--* La nouvelle notice de récolement s’affiche dans la table des récolements.
--* Elle est rattachée au bien concerné.
--* Le champ **Dernier récolement** est automatiquement mis à jour dans la fiche du bien.
++=== Signalement des manquants sur POP/Joconde ===
--[[Notice de bien → Bouton récolement complémentaire hors campagne.>>image:1753783229275-283.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[https:~~/~~/www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France>>https://www.culture.gouv.fr/Thematiques/Musees/Pour-les-professionnels/Rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/Assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/Participer-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-France-a-Joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-France/Specifications-d-export-vers-Joconde-des-biens-constates-manquants-et-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-d-un-musee-de-France]]
++La passerelle d'export POP/Joconde de FLora musée a été adaptée pour permettre le versement des notices de biens manquants tels que décrit dans l'article du site du ministère de la culture ci dessus
--[[Notice de récolement → saisie des données et enregistrement. >>image:1753783579343-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Se reporter à l'article sur [[export POP/Joconde de Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]] pour savoir comment produire le fichier zip à verser sur POP
--[[Résultats → notice de récolement enregistrée avec les données saisies ; lien automatique avec le bien.>>image:1753783660195-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="HSuividesanomalies" class="CxSpMiddle" %)
++=== Suivi des anomalies ===
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Pour le suivi des anomalies il sera possible de chercher directement l’information sur Flora.
--[[Notice de bien → champ **Dernier récolement** mis à jour.>>image:1753783780493-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:2021-12-30_17h48_40.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Recherche "suite à donner".
--= Gérer le post-récolement =
++[[image:2021-12-30_18h22_07.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Recherche "état".
--== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==
--Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.
++(% id="HClF4turerlessuitesE0donner" class="CxSpFirst" %)
++=== (% id="cke_bm_2543S" style="display:none" %) (%%)Clôturer les suites à données ===
--La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.
++Ne pas oublier de clôturer les suite à donner après les avoir traitées
--== Organiser les traitements post-récolement  ==
++Pour une fiche récolement, faire modifier puis changer l'état d'avancement.
--Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.
++Pour un lot de fiches récolement faire une recherche simple comme ci dessous par exemple :
--Pour cela, vous pouvez **créer des événements internes** pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.
++[[image:2022-02-25_15h31_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Cas d'usage fréquents :
++(% id="cke_bm_23087S" style="display:none" %) (%%)Puis utiliser l'outil modification par lot de fiches [[image:2022-02-25_14h34_39.png||class="img-circle"]].
--(% class="active" %)|=(% style="width: 397px;" %)Constat lors du récolement|=(% style="width: 580px;" %)Type d’événement à créer
--|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**
--|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**
--|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**
--|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**
++Reproduire l'écran ci-dessous et lancer le traitement ou cliquer sur forcer et mettre uniquement la Nouvelle valeur.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce** : vous pouvez utiliser un **panier de notices récolées avec suites à donner** pour les lier à un nouvel événement.
--)))
++[[image:2022-02-25_15h25_03.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--== Clôturer les suites à donner ==
++(% class="CxSpFirst" %)
++Résultat:
--Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.
++=== Saisie des données minimales de récolement manquantes dans les notices biens ===
--== Sur une notice individuelle ==
++(% class="CxSpFirst" style="text-align:left;text-align:left" %)
++Les notices des biens saisis dans la base documentaire ne comportent pas forcément les données minimales attendues lors d’un récolement. La liste des biens à récoler dans un emplacement signalera les manques flagrants (dimensions, matières-technique, …) en indiquant les champs manquant avec un point d'exclamation "!" (comme nous pouvons le voir dans le petit encadré[[image:2021-12-28_15h32_44.png]] ci dessous) . Vous pouvez avoir accès à la notice bien directement pour réaliser les modifications souhaitées[[image:2021-12-30_11h27_36.png]]  à droite (A gauche, cela ouvre la notice de récolement).
--1. Ouvrez la notice de récolement.
--1. Cliquez sur **Modifier**.
--1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.
--1. Cliquez sur **Enregistrer**.
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_18h00_14.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Notice de récolement → clic sur le bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Modification d'une notice bien en récolement
--[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Récolement direct sans planification de campagnes =
++(% class="CxSpFirst" %)
++Dans le cas où la structure n’a pas le temps ou les moyen humain de planifier un récolement, il sera possible de réaliser un récolement ponctuel via l’interface de la notice objet directement.
--[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Recherchons la notice 2021.1.1 par exemple, appuyons sur le bouton " récolement complémentaire hors campagne de récolement décennal".
++[[image:2021-12-30_18h12_38.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--=== Par lot de fiches ===
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Saisi d'un récolement complémentaire
--1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées.
--1. Sélectionnez les notices à modifier.
--1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.
--1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.
--1. Lancez le traitement.
++(% class="CxSpMiddle" %)
++Flora va donc créer directement une notice de récolement, vous pouvez décider de la lier ou non à une campagne existante.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce** : vous pouvez utiliser l’option **Forcer** dans la modification par lot si le champ contient déjà une valeur, et que vous souhaitez la remplacer pour toutes les notices sélectionnées.
--)))
++[[image:2021-12-30_18h14_20.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Création d'une notice de récolement
++[[image:2021-12-30_18h16_29.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Liste de résultats  → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Notice de récolement crée.
++(% class="MsoCaption" %)
++[[image:2021-12-30_18h19_24.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)Résultat sur la notice Bien.
--
--[[Résultat → 16 notices sur 16 modifiées. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
--
--)))
--
++(% class="box infomessage" style="margin-left: 0cm;" %)
  (((
--
++Votre dernier récolement apparaitra ensuite directement sur la notice, comme pour un récolement réalisé via le module. Le plus de cette technique et la rapidité et la simplicité. Le point négatif étant l’impossibilité de préparer son récolement et de ne pouvoir récoler qu’à la volée (notice par notice).
  )))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
--
--(% class="box" %)
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Aller plus loin**
--
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>url:https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[Code du patrimoine : article L.451-2>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006845666]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]
--
--* [[Utiliser RecolApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.RecolApp.WebHome]]
--* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
--* [[Intégrer des biens aux registres réglementaires>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Registres.WebHome]]
--* [[Radier des biens du registre réglementaire>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
--* [[Rechercher dans Flora >>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
--* [[Utiliser la recherche générique>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.FAQ Effectuer des recherches génériques dans l'espace de travail Administration.WebHome]]
--* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
--* [[Exporter vers POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
--* Gérer les évènements internes
--* [[Modifier des notices en lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Manipuler les données en masse.5\.F\. Modifications globales.WebHome]]
++⚠** Si vous souhaitez supprimer une notice de récolement, ce ne sera pas possible car cette dernière est liée au bien (et vice-versa).**
  )))
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++=  =
++= Informations du tableau de bord =
++Le tableau de bord, présent sur la page d'accueil de Flora, permet de suivre d'un simple clic :
++* Les récolements.
++* Le campagnes de récolements.
++* Les travaux à réaliser.
++[[image:2021-12-30_18h06_55.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% style="text-align: center;" %)
++(% class="small" %)En bas du tableau de bord (ici version 4.5 même chose en Version 4).
++= Questions / réponses =
++[[accéder aux questions/réponses>>doc:A masquer.faq.WebHome]]
--
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  (% style="text-align: center;" %)

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