Suivre, clôturer et analyser le récolement

1

(% class="wikigeneratedid" %)

2

(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**

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(% class="table-striped" %)

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Le récolement ne s’arrête pas une fois les biens vérifiés : il implique un suivi précis de l’avancement, l’édition de documents officiels, l’exploitation des données collectées et la mise en œuvre des actions correctives identifiées.

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11

Cette phase finale, essentielle pour garantir la conformité réglementaire et la qualité de la gestion des collections, permet de transformer les constats en décisions concrètes et d’assurer la continuité du travail engagé.

)))

(((

= Suivre l'avancement du récolement =

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Le suivi s’effectue à la fois au niveau **des sous-campagnes** et **de la campagne globale**, avec un système de statuts, de pictogrammes et de codes couleurs.

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== Suivre l'avancement d'une sous-campagne ==

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Dans chaque sous-campagne, des boutons d’action permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Étape**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:498px" %)**Description**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; width:221px" %)**Icône associée**

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|**Terminer la saisie**|Fin de préparation|(% style="width:498px" %)Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).|(% style="width:221px" %)[[image:1753877543554-145.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

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|**Démarrer la saisie**|Lancer le récolement|(% style="width:498px" %)Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.|(% style="width:221px" %)[[image:1753877570676-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="29" width="30"]]

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|**Clôturer la saisie**|Fin du récolement|(% style="width:498px" %)Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.|(% style="width:221px" %)[[image:1753877620819-280.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="31" width="28"]]

28

29

**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la sous-campagne principale.

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**

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|(%%)(% style="color:#e67e22" %)Orange|sous-campagne en préparation

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|(%%)(% style="color:#2ecc71" %)Vert|sous-campagne en cours

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|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|sous-campagne clôturée

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[[Sous-campagne → bouton mise à jour de l'état d'avancement. >>image:1753775996335-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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39

[[Campagne → codes couleurs des états d'avancement des sous-campagnes. >>image:1753776558400-359.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Suivre l'avancement d'une campagne ==

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44

Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur** la modification manuelle **du champ **État d’avancement**, situé dans la notice de la campagne.

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Pour modifier l’état d’avancement :

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1. Ouvrez la fiche de la campagne.

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1. Passez en modification.

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1. Renseignez le champ **État d’avancement** selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).

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1. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.

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53

Une fois l’état d’avancement renseigné, des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**

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|(%%)(% style="color:#e67e22" %)Orange|Campagne en préparation

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|(%%)(% style="color:#2ecc71" %)Vert|Campagne en cours

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|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|Campagne clôturée

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60

[[Campagne → bouton modifier. >>image:1753777082362-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Campagne → modification du champ** État d'avancement **et enregistrement.>>image:1753777137798-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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66

[[Campagne → Champ état d'avancement sur la notice.>>image:1753777165966-549.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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69

[[Liste de résultats dans les campagnes → codes couleurs des états d'avancement des campagnes.>>image:1753777366829-109.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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71

72

== Suivre le récolement depuis le tableau de bord ==

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74

En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, le tableau de bord de Flora propose trois raccourcis pour :

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* Consulter l’état des objets récolés, avec des liens directs vers les notices concernées,

77

* Voir les campagnes par statut (en préparation, en cours, clôturées),

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* Accéder aux suites post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).

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80

Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une **vision transversale** de l’ensemble des opérations.

81

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(% class="box infomessage" %)

83

(((

84

**Astuce** : ces raccourcis évitent de passer par les menus et offrent une vue transversale de l’avancement.

85

)))

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87

[[Ex. Tableau de bord → Suivi des récolements ; Récolement : travaux à réaliser ; Suivi des campagnes.>>image:1753784386186-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

88

89

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= Produire les statistiques et les procès-verbaux =

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Une fois la saisie terminée, Flora permet de générer **des statistiques** et **les PV officiels** (Musées de France ou Musées nationaux).

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* **Sous-campagne** → Exporter les listes de biens et statistiques

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* **Campagne entière** → Utiliser le format //Statistiques pour PV de récolement//

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Ces éditions peuvent être imprimées ou archivées en PDF.

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Les **modèles de PV** officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.

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(% class="box infomessage" %)

102

(((

103

(% class="mark small" %)**Depuis la version 4.7**(%%), les **statistiques intégrées aux procès-verbaux de récolement** ont été **entièrement retravaillées** afin de **se conformer aux attentes du ministère de la Culture**.

104

Elles s’appuient désormais sur les indicateurs réglementaires officiels et garantissent une **lecture homogène et conforme aux modèles attendus par le Service des Musées de France (SMF)**.

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)))

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107

== Pour la sous-campagne ==

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109

* Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les **listes de biens et statistiques du récolement**.

110

* Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.

111

112

[[Sous-campagne de récolement → bouton d'export et choix du format d'impression.>>image:1753777740936-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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114

== Pour la campagne ==

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116

* Dans les formats d'impressions, cliquez sur **Statistiques pour PV de récolement**.

117

* Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.

118

119

[[Campagne de récolement → choix du format d'impression.>>image:1753777645175-403.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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121

= Exploiter les données du récolement via la recherche =

122

)))

123

124

En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des **requêtes ciblées**.

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126

Ces recherches permettent de :

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128

* préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),

129

* suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),

130

* ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.

131

132

Ces requêtes ciblées facilitent le traitement des anomalies et le pilotage des actions post-récolement.

133

134

Elles s’appuient sur les tables **campagnes **et **historique des biens récolés**.

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137

**Voici quelques recherches types à reproduire ou adapter dans Flora.**

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== Repérer les campagnes clôturées sans PV ==

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**Objectif** : Identifier les campagnes terminées du second récolement décennal pour lesquelles le procès-verbal n’a pas encore été édité.

**Méthode** :

1. Rendez-vous dans **l'espace de travail Récoler**.

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1. Sélectionnez la **table Campagnes. **

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1. **Passer en recherche experte**

148

1. **Appliquer les critères :**

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* Numéro de récolement = 2

151

* État d’avancement = terminé PV à éditer

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(% start="5" %)

154

1. **Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices concernées.**

[[Recherche experte → ex. Rechercher les campagnes terminées du second récolement et dont le PV reste à éditer.>>image:1753781567199-110.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

159

160

161

== Lister les biens à marquer du premier récolement ==

162

163

**Objectif :** Extraire la liste des biens déjà récolés lors du premier récolement (n°1) et pour lesquels un marquage a été identifié comme suite à donner.

164

165

(% class="box infomessage" %)

166

(((

167

Ce type de recherche permet de suivre les anomalies constatées et d'établir un plan d'action pour les traiter en post-récolement.

)))

**Méthode :**

1. Ouvrir l’espace de travail **Récoler**.

173

1. Sélectionner la table **Historique des biens récolés**.

174

1. Passer en **recherche experte**.

175

1. Appliquer les critères :

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* Numéro de récolement = 1

178

* Suites à donner contient = à marquer

179

180

(% start="5" %)

181

1. Lancer la recherche pour afficher la liste des biens concernés.

182

183

[[Recherche experte → ex. Rechercher les biens récolés lors du premier récolement, à marquer.>>image:1753780001739-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

184

185

186

== Vérifier le type de documentation photographique ==

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188

**Objectif : **Différencier les objets photographiés en argentique et en numérique afin de préparer des actions de numérisation ou de suivi documentaire.

189

190

Cette recherche nécessite **de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) **via la recherche par liens.

**Méthode : **

1. Ouvrir la table **Biens** puis passer en **recherche par liens**.

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1. Lier les tables **Récolements** (par campagne ou numéro de récolement) et **Photos** (par support technique).

196

1. Filtrer par type de support : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE.

197

1. Lancer la recherche pour obtenir la liste des notices correspondantes.

198

199

[[Recherche par liens sur les biens → ex. distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique.>>image:1753780719842-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

200

201

202

= Gérer le post-récolement =

203

204

Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires permettent d’assurer la continuité de la gestion des collections et de traiter les suites nécessaires.

205

206

Ces actions peuvent inclure :

207

208

* le **signalement des biens manquants** aux autorités compétentes,

209

* la **planification des traitements** identifiés pendant le récolement,

210

* la **mise à jour des notices** pour clôturer le suivi.

211

212

== Signaler les biens manquants sur POP/Joconde ==

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214

Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent [[déclarer sur la plateforme **POP**>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/diffusion-sur-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/Verser-sur-Joconde-les-biens-constates-manquants-ou-voles-a-l-issue-du-recolement-decennal-des-collections-d-un-musee-de-France||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] (ex-Joconde) les biens constatés comme //manquants// ou //volés// à l’issue du récolement décennal.

215

216

La passerelle d’export **POP/Joconde** intégrée à Flora Musées permet de :

217

218

* Générer un fichier d’export conforme aux normes du ministère,

219

* Déposer ce fichier sur la plateforme POP,

220

* Assurer la traçabilité réglementaire du signalement.

221

222

== Organiser les traitements post-récolement ==

223

224

Les constats effectués pendant le récolement peuvent nécessiter des interventions spécifiques : reprise de marquage, prises de vue, restaurations, inventaires complémentaires…

225

226

Pour planifier et suivre ces actions dans Flora, créez un **événement interne** adapté au type d’intervention.

227

228

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; width:397px" %)**Constat lors du récolement**|(% style="background-color:#cbcbea; width:580px" %)**Type d’événement à créer**

229

|(% style="width:397px" %)Marquage absent ou défectueux|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Marquage**

230

|(% style="width:397px" %)Bien à photographier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : Photographie**

231

|(% style="width:397px" %)Lot d’objets à inventorier ou à étudier|(% style="width:580px" %)**Mvt int : chantier des collections**

232

|(% style="width:397px" %)Bien à restaurer|(% style="width:580px" %)**Traitement de conservation et analyse**

233

234

== Clôturer les suites à donner ==

235

236

Une fois les actions correctives réalisées, il est important de **mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées**.

237

238

=== Sur une notice individuelle ===

239

240

1. Ouvrez la notice de récolement.

241

1. Cliquez sur **Modifier**.

242

1. Mettez à jour le champ **État d’avancement** avec **Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées**.

243

1. Cliquez sur **Enregistrer**.

244

245

[[Notice de récolement → bouton modifier.>>image:1753790854237-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

246

247

248

[[Notice de récolement → modification du champ **État d'avancement **et enregistrement. >>image:1753790958225-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

249

250

251

[[Résultat → état d'avancement mis à jour dans la notice de récolement.>>image:1753790973902-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

252

253

=== Par lot de fiches ===

254

255

1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans **l'Historique des biens récolés**.

256

1. Sélectionnez les notices à modifier.

257

1. Cliquez sur **Modifier le lot de fiches**.

258

1. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ **État d’avancement **et renseignez la nouvelle valeur.

259

1. Lancez le traitement.

260

261

(% class="box infomessage" %)

262

(((

263

**Astuce** : Utiliser l’option //Forcer// pour remplacer une valeur déjà présente dans le champ sur toutes les notices sélectionnées.

264

)))

265

266

[[Historique des biens récolés → exemple de recherche (biens à marquer du second récolement).>>image:1753791279467-194.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

267

268

269

[[Liste de résultats → sélection des biens et clic sur le bouton modifier en lot.>>image:1753791358344-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

270

271

272

[[Modification par lot → Remplacer les données du champ **État d'avancement**. >>image:1753791404806-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

273

274

275

[[Résultat → modification par lot effectuée. Retour à la liste de résultats.>>image:1753791575103-637.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[MCC : export POP : signalement des biens constatés manquants ou volés >>url:https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/rendre-les-collections-accessibles-aux-publics/assurer-la-diffusion-numerique-des-collections/participer-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/informations-techniques-liees-a-la-participation-d-un-musee-de-france-a-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france/specifications-d-export-vers-joconde-catalogue-collectif-des-collections-des-musees-de-france]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

297

298

__Communes__