Avant de lancer une campagne de récolement dans Flora, il est essentiel de s’assurer que la base est prête. Une préparation soignée garantit la fiabilité des listes de biens à récoler, évite les oublis et réduit les erreurs lors de la saisie. Vérifier les prérequis indispensablesCette étape assure que la structure et les données de la base sont fiables avant de commencer. Arborescence à jour des emplacements - Chaque lieu physique contenant des biens doit être enregistré dans la table Emplacements.
- La structure hiérarchique doit être cohérente (bâtiment > salle > meuble…).
- Chaque bien doit être localisé dans un emplacement valide depuis sa notice documentaire.
Saisie documentaire suffisante - Tous les biens concernés doivent exister dans la base, même avec une notice minimale.
- Les champs clés doivent être renseignés : numéro d’inventaire, domaine, etc.
Localisations fiables - Les localisations de référence doivent être à jour pour éviter des listes erronées.
- Synchroniser la base avant de lancer la campagne.
Périmètre clair - Déterminer ce que l’on souhaite récoler (salle, réserve, type de bien, dépôt…).
- Ce choix conditionne la méthode (par emplacement ou par panier).
Enchaîner les étapes clés du récolementLe processus dans Flora suit toujours la même logique, en cinq phases successives. - Créer la campagne : Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
- Créer les sous-campagnes : À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
- Ajouter les biens à récoler : Automatiquement ou manuellement.
- Effectuer le récolement : En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
- Clôturer la campagne et produire le procès verbal : Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
Exploiter les fonctionnalités du module RécolementFlora propose des outils spécifiques pour planifier, saisir, comparer et analyser les données de récolement. | Fonction | Détail | | Planification | Définir un périmètre, une période, une équipe | | Saisie | Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation | | Comparaison automatique | Détecter les écarts entre localisation de référence et localisation observée. | | Rapports et exports | Produire des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies. | | Historique | Tracer toutes les opérations avec date, résultat et agent responsable. | | Liens aux documents | Ajouter fiches, constats, photos | | Compatible avec la relocalisation | Encourager la mise à jour des localisations avant récolement. |
En prenant le temps de soigner cette préparation, on réduit drastiquement les anomalies et le travail de correction post-récolement. | Icônes principales Communes  Créer
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