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Gérer les relocalisations

Version 94.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 13:33

Version 4.5.49 et ultérieures 

Les relocalisations permettent de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien, d’un colis ou d’un matériel dans Flora, tout en assurant la traçabilité des déplacements internes non planifiés.

Dans Flora, il est possible de relocaliser :

  • un bien, seul ou avec ses éléments associés (colis, matériels),
  • un colis indépendamment d’un bien,
  • un matériel scénographique indépendamment d’un bien.

Elles peuvent être réalisées de manière individuelle depuis la notice concernée, ou en lot à partir d’une recherche, d’un panier ou d’un emplacement.

À quoi servent les relocalisations dans Flora ?

La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives.

Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.

La relocalisation peut être effectuée :​

  • Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
  • Pour plusieurs biens en même temps, via :​
    • une recherche​
    • un panier​
    • un emplacement​
  • Avec ou sans les colis et matériels associés​
  • Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)

Caractéristiques principales

  • Action simple et rapide​
  • Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
  • Ne nécessite ni événement, ni planification​
  • Ne crée pas de document logistique​
  • Historisation automatique de chaque modification​

Avantages​

  • Traitement rapide, sans surcharge administrative​
  • Historique consultable à tout moment​
  • Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
  • Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés

Exemples d'usages courants :
Réorganisation de réserves ou salles​
Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
Ajout rétrospectif

Exemples d'usages spécifiques :
Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​

Bonnes pratiques : 

  • L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
  • Ne jamais modifier directement les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
  • Ne pas relocaliser une notice parent seule si elle contient des notices enfants : utiliser le menu Gérer / Relocaliser pour garantir la cohérence

Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?

Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :

  • La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
  • L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.

Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.

Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison

Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.

Critère​

Relocalisation​

Évènement (mouvement en régie)​

Objectif principal​

Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​

Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​

Niveau de gestion​

Simple, opérationnel (changement de place)​

Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​

Niveau de détail​

Basique (qui, quand, où, commentaire)​

Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​

Planification​

Non (action immédiate)​

Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​

Suivi de l’historique​

Historique des emplacements (table des récolements)​

Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​

Impact sur l’emplacement du bien​

Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​

Seule la localisation temporaire est mise à jour​

Utilisé pour​

Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​

Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​

Personnes concernées​

Gestionnaires de collection, régisseurs​

Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​

Partage d’information​

Limité, peu visible dans les interfaces projets​

Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation

Exemples d'usages

Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.

Situation​

Relocalisation​

Évènement + Mouvement​

Déplacement ponctuel sans formalité​

✅ Adaptée, simple, immédiate​

❌ Trop lourd, non adapté​

Correction d’emplacement​

✅ Recommandée pour gestion quotidienne​

❌​

Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​

✅ (sans historisation complexe)​

❌​

Suivi structuré et documenté d’un déplacement​

❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​

✅ Suivi via évènement + bordereaux​

Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​

❌ Non conforme pour traçabilité​

✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​

Expositions permanentes​

⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​

✅ Si présence de logistique ou multiples objets​

Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​

❌ Non adapté à la gestion collaborative​

✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​

Traitement de conservation / restauration / analyse​

❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​

✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​

Mise à disposition sur place (consultation interne)​

✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​

✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​

Chantier des collections / Post-récolement​

❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​

✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​

Transfert entre sites / entre réserves​

❌ Risque de perte de traçabilité​

✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​