La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives.
Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.
La relocalisation peut être effectuée :
Pour un bien unique, directement depuis sa notice
Pour plusieurs biens en même temps, via :
une recherche
un panier
un emplacement
Avec ou sans les colis et matériels associés
Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
Caractéristiques principales
Action simple et rapide
Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie
Ne nécessite ni événement, ni planification
Ne crée pas de document logistique
Historisation automatique de chaque modification
Avantages
Traitement rapide, sans surcharge administrative
Historique consultable à tout moment
Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives
Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
Exemples d'usages courants : Réorganisation de réserves ou salles Corrections d’emplacements erronés ou manquants Réorganisation interne (sans logistique complexe) Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète) Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier) Ajout rétrospectif
Exemples d'usages spécifiques : Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète. Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.
Bonnes pratiques :
L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
Ne jamais modifier directement les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique
Ne pas relocaliser une notice parent seule si elle contient des notices enfants : utiliser le menu Gérer / Relocaliser pour garantir la cohérence
Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?
Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison
Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
Critère
Relocalisation
Évènement (mouvement en régie)
Objectif principal
Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
Planification
Non (action immédiate)
Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
Suivi de l’historique
Historique des emplacements (table des récolements)
Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
Impact sur l’emplacement du bien
Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
Seule la localisation temporaire est mise à jour
Utilisé pour
Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
Personnes concernées
Gestionnaires de collection, régisseurs
Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
Partage d’information
Limité, peu visible dans les interfaces projets
Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
Exemples d'usages
Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
Situation
Relocalisation
Évènement + Mouvement
Déplacement ponctuel sans formalité
✅ Adaptée, simple, immédiate
❌ Trop lourd, non adapté
Correction d’emplacement
✅ Recommandée pour gestion quotidienne
❌
Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
✅ (sans historisation complexe)
❌
Suivi structuré et documenté d’un déplacement
❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
✅ Suivi via évènement + bordereaux
Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
❌ Non conforme pour traçabilité
✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
Expositions permanentes
⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
✅ Si présence de logistique ou multiples objets
Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
❌ Non adapté à la gestion collaborative
✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
Traitement de conservation / restauration / analyse
❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
Mise à disposition sur place (consultation interne)
✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
Chantier des collections / Post-récolement
❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels associés
Version 4.5.49
Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.
La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :
Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;
Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;
Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;
Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.
Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
La relocalisation groupée est disponible lorsque vous relocalisez un ou plusieurs biens disposant de colis ou de matériels associés. Flora vous propose alors de déplacer simultanément les éléments liés.
Re-localiser depuis la notice d'un bien
La relocalisation peut être effectuée directement depuis la notice d’un bien, pour corriger un emplacement ou enregistrer un déplacement ponctuel. Cette méthode rapide et historisée convient particulièrement aux mises à jour individuelles ne nécessitant pas de traitement logistique structuré.
Étapes à suivre
Cliquez sur l’icône Historiser/modifier l'emplacement dans la barre d’outils de la notice du bien à relocaliser.
Dans la fenêtre de relocalisation, renseignez les nouvelles valeurs, puis cliquez sur le bouton Re-localiser.
Un message vous informe que des éléments associés (colis ou matériels) ont été détectés. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Dans la liste affichée, sélectionnez les éléments à relocaliser :
Cochez les colis et matériels à déplacer avec le bien,
Décochez ceux à conserver à leur emplacement actuel.
Cliquez à nouveau sur Suivant.
Un écran de confirmation récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés. Vérifiez le contenu, puis cliquez sur Oui pour valider.
Une fois la relocalisation effectuée, retournez sur la notice du bien.
Bouton Historiser/modifier l'emplacement
Renseignement du formulaire de relocalisation
Message de détection des colis et matériels associés au bien
Sélection des colis et matériels à relocaliser avec le bien
Confirmation du traitement
Retour à la notice de bien
Résultat attendu
Le bien et les éléments cochés sont relocalisés simultanément.
L’historique de relocalisation est mis à jour automatiquement pour chaque entité.
Les éventuelles différences de localisation entre le bien et ses éléments sont signalées visuellement dans la notice :
Emplacement de référence différent,
Localisation temporaire différente.
Localisation, colis et matériels mis à jour dans la notice du bien
Re-localiser en lot
Flora permet également de relocaliser plusieurs biens en une seule opération, depuis l’espace de travail Gérer. Cette méthode est idéale pour les réorganisations à grande échelle, les corrections massives ou les déplacements internes sans logistique complexe, tout en assurant l’historisation de chaque bien.
Espace de travail Gérer > Menu Re-localiser
Depuis une recherche
Depuis un panier
Depuis un emplacement
Où retrouver les notices de relocalisation ?
Version 4.5.57
Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont enregistrées dans un sous-menu dédié.
Pour y accéder :
Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
Dans le menu Re-localiser, cliquez sur Hist.relocalisation.
L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
Espace de travail Gérer > Menu Re-localiser > Hist. Relocalisation
Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer
Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
Relocalisation sur les biens
Relocalisation via les paniers
Relocalisation via les emplacements
Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
Relocaliser des biens
Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
Relocaliser via les paniers
Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
Relocaliser via la gestion des emplacements
Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
Emplacement de référence différent,
Localisation temporaire différente.
Relocaliser
