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Code source wiki de Gérer les relocalisations

Version 28.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:37
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6
7 )))
8
9 = A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10
11 La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12
13 La relocalisation peut être effectuée :​
14
15 * Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
16 * Pour plusieurs biens en même temps, via :​
17 ** une recherche​
18 ** un panier​
19 ** un emplacement​
20 * Avec ou sans les colis et matériels associés​
21 * Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
22
23 >(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
24 >(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
25 >(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
26 >(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
27 >(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
28 >(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
29 >(% class="small" %)Ajout rétrospectif
30
31 >(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
32 >(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
33 >(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
34 >(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
35
36
37 (% class="box successmessage" %)
38 (((
39 Bonnes pratiques :
40
41 * Saisir une première fois l'emplacement de référence dans la grille de saisie des biens et ne plus y toucher. Pour modifier l'emplacement de référence : utiliser la fonctionnalité de relocalisation pour historiser ces relocalisations.
42 * **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
43 * **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
44 )))
45
46 = Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
47
48 Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
49
50 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
51 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
52
53 Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
54
55 == Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
56
57 === Quand l’utiliser ? ===
58
59 Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
60
61 Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
62
63 * Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
64 * **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
65 * **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
66 * **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
67
68 == Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
69
70 === Quand l’utiliser ? ===
71
72 Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
73
74 Il s’impose dans les cas suivants :
75
76 * **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
77 * Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
78 * Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
79 * Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
80
81 == Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
82
83 Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
84
85 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 **Critère​**
87 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
88 **Relocalisation​**
89 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
90 **Évènement (mouvement en régie)​**
91 )))
92 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 Objectif principal​
94 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
96 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
98 )))
99 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 Niveau de gestion​
101 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 Simple, opérationnel (changement de place)​
103 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
105 )))
106 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 Niveau de détail​
108 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
110 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
112 )))
113 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 Planification​
115 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 Non (action immédiate)​
117 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
119 )))
120 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 Suivi de l’historique​
122 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 Historique des emplacements (table des récolements)​
124 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
126 )))
127 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 Impact sur l’emplacement du bien​
129 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
131 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
133 )))
134 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 Utilisé pour​
136 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
138 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
140 )))
141 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 Personnes concernées​
143 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 Gestionnaires de collection, régisseurs​
145 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
147 )))
148 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 Partage d’information​
150 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
152 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
154 )))
155
156 == Exemples de cas d'usages ==
157
158 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
159
160 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
161 **Situation​**
162 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
163 **Relocalisation​**
164 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
165 **Évènement + Mouvement​**
166 )))
167 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 Déplacement ponctuel sans formalité​
169 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
171 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 ❌ Trop lourd, non adapté​
173 )))
174 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 Correction d’emplacement​
176 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
178 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 ❌​
180 )))
181 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
183 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 ✅ (sans historisation complexe)​
185 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 ❌​
187 )))
188 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
190 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
192 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
194 )))
195 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
197 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 ❌ Non conforme pour traçabilité​
199 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
201 )))
202 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 Expositions permanentes​
204 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
206 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
208 )))
209 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
211 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
213 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
215 )))
216 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 Traitement de conservation / restauration / analyse​
218 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
220 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
222 )))
223 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
225 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
227 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
229 )))
230 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 Chantier des collections / Post-récolement​
232 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
234 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
235 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
236 )))
237 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 Transfert entre sites / entre réserves​
239 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 ❌ Risque de perte de traçabilité​
241 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
242 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
243 )))
244
245 = Re localiser des biens =
246
247 = Relocaliser des colis =
248
249 = Relocaliser des matériels =
250
251
252 (((
253
254
255
256
257 )))
258 )))|(% style="width:300px" %)(((
259 (% class="box" %)
260 (((
261 **Sommaire**
262
263
264 )))
265
266 (% class="box" %)
267 (((
268 **Aller plus loin **
269
270 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
271 )))
272
273 (% class="box" %)
274 (((
275 **Icônes principales**
276
277
278 )))
279 )))
280
281
282
283
284
285
286
287 = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
288
289 Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
290
291 Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
292
293 [[image:1722417575911-284.png]]
294
295 [[image:1722418241660-648.png]]
296
297 Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
298
299 L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
300
301 [[image:1722418460530-128.png]]
302
303 == Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
304
305 Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
306
307 Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
308
309 [[image:1722418365150-666.png]]
310
311 == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
312
313 Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
314
315 Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.
316
317 Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :
318
319 [[image:1722429463460-776.png]]
320
321 La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.
322
323 [[image:1722429610220-518.png]]
324
325 Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.
326
327 Cliquer sur suivant.
328
329 [[image:1722429707035-848.png]]
330
331 Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :
332
333 * Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429934179-926.png]]
334 * Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. [[image:1722429944145-245.png]]
335
336 Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.
337
338 [[image:1722430014066-512.png]]
339
340 Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.
341
342 Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.
343
344 [[image:1722430110755-684.png]]
345
346 L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :
347
348
349 (% class="box infomessage" %)
350 (((
351 Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
352
353 * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
354 * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
355
356 Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                   
357 )))
358
359 [[image:1722430794731-330.png]]
360
361 Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
362
363
364 = Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
365
366
367 Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
368
369 * Relocalisation sur les biens
370 * Relocalisation via les paniers
371 * Relocalisation via les emplacements
372
373 Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
374
375 == Relocaliser des biens ==
376
377 Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
378
379 [[image:1748252901225-736.png]]
380
381 [[image:1748252928447-170.png]]
382
383 == Relocaliser via les paniers ==
384
385 Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
386
387 L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
388
389 [[image:1748252775480-656.png]]
390
391 == Relocaliser via la gestion des emplacements ==
392
393 Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
394
395 Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
396
397 [[image:1748253080318-157.png]]
398
399 == Historique des relocalisations ==
400
401 Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
402
403 [[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]