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Gérer les relocalisations

Version 28.1 par Doriane Bautista le 2025/08/06 11:37

Version 3.5 et ultérieures 

 

A quoi servent les relocalisations dans Flora ?

La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora, tout en enregistrant automatiquement un historique des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements immédiats, ponctuels, internes, sans tiers impliqués ni formalisation logistique.

La relocalisation peut être effectuée :​

  • Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
  • Pour plusieurs biens en même temps, via :​
    • une recherche​
    • un panier​
    • un emplacement​
  • Avec ou sans les colis et matériels associés​
  • Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)

Cas d'usages courants :
Réorganisation de réserves ou salles​
Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
Ajout rétrospectif

Cas spécifiques :
Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​

Bonnes pratiques : 

  • Saisir une première fois l'emplacement de référence dans la grille de saisie des biens et ne plus y toucher. Pour modifier l'emplacement de référence : utiliser la fonctionnalité de relocalisation pour historiser ces relocalisations. 
  • Ne jamais modifier directement les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
  • Ne pas relocaliser une notice parent seule si elle contient des notices enfants : utiliser le menu Gérer / Relocaliser pour garantir la cohérence

Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ?

Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :

  • La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
  • L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.

Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.

Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide

Quand l’utiliser ?

Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une mise à jour ponctuelle de l’emplacement physique d’un bien, sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré.

Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :

  • Correction ou mise à jour d’un emplacement mal renseigné,
  • Retour en réserve après un évènement non documenté,
  • Radiation ou mise à jour initiale d’un bien,
  • Déplacement interne sans tiers ni formalisation.

Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée

Quand l’utiliser ?

Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un déplacement structuré, significatif ou impliquant une dimension logistique, administrative ou réglementaire.

Il s’impose dans les cas suivants :

  • Prêt, exposition, transport, traitement externe,
  • Opérations impliquant des tiers, des lieux extérieurs ou des acteurs métiers (restaurateurs, transporteurs…),
  • Déplacements nécessitant une traçabilité complète ou des documents officiels,
  • Besoin de suivre les retours partiels, refus, colis, constats d’état, etc.

Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison

Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.

Critère​

Relocalisation​

Évènement (mouvement en régie)​

Objectif principal​

Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​

Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​

Niveau de gestion​

Simple, opérationnel (changement de place)​

Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​

Niveau de détail​

Basique (qui, quand, où, commentaire)​

Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​

Planification​

Non (action immédiate)​

Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​

Suivi de l’historique​

Historique des emplacements (table des récolements)​

Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​

Impact sur l’emplacement du bien​

Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​

Seule la localisation temporaire est mise à jour​

Utilisé pour​

Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​

Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​

Personnes concernées​

Gestionnaires de collection, régisseurs​

Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​

Partage d’information​

Limité, peu visible dans les interfaces projets​

Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation

Exemples de cas d'usages

Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.

Situation​

Relocalisation​

Évènement + Mouvement​

Déplacement ponctuel sans formalité​

✅ Adaptée, simple, immédiate​

❌ Trop lourd, non adapté​

Correction d’emplacement​

✅ Recommandée pour gestion quotidienne​

❌​

Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​

✅ (sans historisation complexe)​

❌​

Suivi structuré et documenté d’un déplacement​

❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​

✅ Suivi via évènement + bordereaux​

Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​

❌ Non conforme pour traçabilité​

✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​

Expositions permanentes​

⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​

✅ Si présence de logistique ou multiples objets​

Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​

❌ Non adapté à la gestion collaborative​

✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​

Traitement de conservation / restauration / analyse​

❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​

✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​

Mise à disposition sur place (consultation interne)​

✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​

✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​

Chantier des collections / Post-récolement​

❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​

✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​

Transfert entre sites / entre réserves​

❌ Risque de perte de traçabilité​

✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​

Re localiser des biens

Relocaliser des colis

Relocaliser des matériels

 

 

Sommaire

 

Aller plus loin 

Icônes principales

 

Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien

Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le menu Gérer / Relocaliser. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.

Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :

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Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi (Menu Acces / Utilisateur)

L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :

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Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent

Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.

Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu Gérér / Relocaliser, pour traiter toutes les notices en même temps.

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Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés

Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.

Pour cela, se positionner sur la notice d'un bien possédant des colis et matériels liés.

Cliquer sur la fonctionnalité de relocalisation :

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La méthode de relocalisation reste inchangée. Remplir les données à modifier et cliquer sur Re-localiser.

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Lorsque l'on clique sur Re-localiser, un message concernant les colis et matériels associés au bien apparait.

Cliquer sur suivant.

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Une fenêtre de sélection apparaît. Il est possible de :

  • Sélectionner les colis et matériels à relocaliser simultanément au bien. 1722429934179-926.png
  • Désélectionner les colis et matériels qui ne sont pas à relocaliser simultanément au bien. 1722429944145-245.png

Une fois la sélection effectuée, cliquer sur suivant.

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Un message de confirmation apparaît : ce dernier détail le nombre de biens, colis et matériels qui seront simultanément relocalisés.

Cliquer sur OUI pour lancer la relocalisation.

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L'affichage sur la notice du bien est optimisé comme suit :

Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :  

  •    indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé    1722430473572-913.png     
  •    indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  1722430550854-967.png           

Lorsqu'un colis ou un matériel est localisé au même endroit que le bien, les icônes ci-dessus n'apparaîtront pas dans la notice.                    

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Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.

Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer

Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : 

  • Relocalisation sur les biens
  • Relocalisation via les paniers
  • Relocalisation via les emplacements

Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.

Relocaliser des biens

Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. 

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Relocaliser via les paniers

Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. 

L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. 

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Relocaliser via la gestion des emplacements

Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).

Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. 

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Historique des relocalisations

Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.

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