La relocalisation dans Flora

À quoi servent les relocalisations dans Flora ?

La relocalisation permet de mettre à jour l’emplacement physique d’un bien dans Flora et d’enregistrer automatiquement l’historique complet de ses localisations. Elle est conçue pour gérer des déplacements internes, immédiats et ponctuels, sans tiers impliqués ni formalisation logistique. Simple et rapide à exécuter, elle s’utilise aussi bien pour des déplacements réels que pour des corrections d’emplacement. Elle ne nécessite ni événement, ni planification, ne génère aucun document logistique, et garantit une historisation systématique de chaque changement.

La relocalisation peut être effectuée :​

• Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
• Pour plusieurs biens en même temps, via :​
  • une recherche​
  • un panier​
  • un emplacement​
• Avec ou sans les colis et matériels associés​

Les relocalisations offrent plusieurs avantages :

• Elles permettent un traitement rapide, sans surcharge administrative, tout en rendant l’historique des emplacements consultable à tout moment.
• Elles sont particulièrement adaptées aux réorganisations internes ou aux corrections massives d’emplacements ainsi qu’à l’ajout rétrospectif de localisations manquantes ou incohérentes.
• Enfin, elles sont pleinement compatibles avec les campagnes de récolement, puisqu’un bien doit être correctement localisé pour pouvoir être récolé.

Cas d'usage :

Réorganisation de réserves ou de salles : déplacement interne de plusieurs biens lors d'un réaménagement.

Correction d’emplacements erronés ou manquants : mise à jour rapide après une erreur de saisie ou une localisation obsolète.

Préparation au récolement : attribution ou correction d’un emplacement avant la campagne.

Déménagement interne non structuré : déplacement ponctuel sans étape logistique ni événement associé.

Ajout rétrospectif d’un emplacement : reconstitution d’une localisation manquante dans l’historique.

Radiation d’un bien : attribution d’un emplacement de fin (« Détruit », « Cédé », etc.) pour assurer la traçabilité avant radiation.

Gestion des éléments liés (colis, matériels) : possibilité de relocaliser un bien seul ou avec ses éléments associés.

Relocalisations groupées : déplacement simultané d’un grand nombre de biens

Relocalisation vs Mouvements lequel utiliser ?

Re-localiser des biens seuls ou avec leurs éléments associés (colis et matériels)

Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​

La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :​

• Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;​
• Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;​
• Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;​
• Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.​

Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.

Re-localiser depuis la notice d'un bien

La relocalisation peut être effectuée directement depuis la notice d’un bien, pour corriger un emplacement ou enregistrer un déplacement ponctuel. Cette méthode rapide et historisée convient particulièrement aux mises à jour individuelles ne nécessitant pas de traitement logistique structuré.

 Étapes à suivre

1. Cliquez sur l’icône Historiser/modifier l'emplacement dans la barre d’outils de la notice du bien à relocaliser.
2. Dans la fenêtre de relocalisation, renseignez les nouvelles valeurs, puis cliquez sur le bouton Re-localiser.
3. Un message vous informe que des éléments associés (colis ou matériels) ont été détectés. Cliquez sur Suivant pour continuer.
4. Dans la liste affichée, sélectionnez les éléments à relocaliser :
   • Cochez les colis et matériels à déplacer avec le bien,
   • Décochez ceux à conserver à leur emplacement actuel.
5. Cliquez à nouveau sur Suivant.
6. Un écran de confirmation récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés.
   Vérifiez le contenu, puis cliquez sur Oui pour valider.

7. Une fois la relocalisation effectuée, retournez sur la notice du bien.

Résultat attendu

• Le bien et les éléments cochés sont relocalisés simultanément.
• L’historique de relocalisation est mis à jour automatiquement pour chaque entité.
• Les éventuelles différences de localisation entre le bien et ses éléments sont signalées visuellement dans la notice :
  •   Emplacement de référence différent,
  •  Localisation temporaire différente.

Re-localiser en lot

Flora permet également de relocaliser plusieurs biens en une seule opération, depuis l’espace de travail Gérer. Cette méthode est idéale pour les réorganisations à grande échelle, les corrections massives ou les déplacements internes sans logistique complexe, tout en assurant l’historisation de chaque bien.

Depuis une recherche

1. Accéder au module

   • Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser,
   • Cliquez sur Des biens.

2. Effectuer une recherche

   • La fenêtre de recherche s’affiche automatiquement.
   • Renseignez vos critères (ex. : numéro d'inventaire, type de bien, état...).
   • Cliquez sur Rechercher.

3. Sélectionner les biens à relocaliser

   • Une fois la liste des résultats affichée, cochez les biens à relocaliser.
   • Vérifiez que la sélection est complète et cohérente.

   Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.

4. Renseignez les nouvelles valeurs et cliquez sur Re-localiser
5. Gérer les éléments associés (colis et matériels)
   • Si des colis ou matériels sont liés à un ou plusieurs biens sélectionnés, une étape vous proposera de les relocaliser également
   • Sélectionnez les éléments à relocaliser avec les biens, puis cliquez sur Suivant.
6. Valider la relocalisation
   • Un écran récapitulatif s’affiche.
   • Vérifiez le nombre de biens et d’éléments concernés.
   • Cliquez sur Oui pour confirmer.

Depuis un panier

1. Accéder au module

   • Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser.
   • Cliquez sur Paniers.

2. Accéder à un panier

   • La liste des paniers disponibles s’affiche.
   • Sélectionnez le panier contenant les biens à relocaliser pour y accéder

3. Lancer la relocalisation

   • Cliquez sur l’action Re-localiser l'intégralité du panier.
   • Sélectionner les biens à relocaliser.

   Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.

   • Renseignez les nouvelles valeurs puis cliquez sur Re-localiser.

4. Gérer les éléments associés (colis et matériels)

   • Si certains biens sélectionnés possèdent des colis ou matériels liés, une étape vous proposera de les inclure dans la relocalisation.
   • Sélectionnez les éléments à relocaliser avec les biens, puis cliquez sur Suivant.

5. Valider la relocalisation

   • Un écran de confirmation récapitule le nombre de biens, colis et matériels concernés.
   • Vérifiez les informations, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Depuis un emplacement

1. Accéder au module

   • Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser.
   • Cliquez sur Gérer les emplacements.
   • La table d’autorité Emplacement s’ouvre. 

2. Sélectionner un emplacement source

   • Recherchez l’emplacement dont les biens doivent être déplacés.
   • Cliquez sur la ligne de l’emplacement souhaité.

3. Choisir le type de relocalisation

   • Deux options s’affichent :
     • Relocaliser les biens liés à ce niveau uniquement,
     • Relocaliser les biens liés à ce niveau et ses sous-niveaux.
   • Cliquez sur Re-localiser dans la barre d’outils.

4. Valider la sélection des biens

   • Une liste des biens concernés s’affiche.
   • Cochez les biens à relocaliser.

1. Renseignez les nouvelles valeurs et cliquez sur Re-localiser

2. Gérer les éléments associés (colis et matériels)

   • Si certains biens sélectionnés sont liés à des colis ou matériels, une étape vous proposera de les relocaliser également.
   • Sélectionnez les éléments à inclure, puis cliquez sur Suivant.

3. Valider la relocalisation

   • Un écran récapitulatif affiche le nombre de biens, colis et matériels concernés.
   • Cliquez sur Oui pour confirmer l’opération.

Comment remplir le formulaire de relocalisation ?

Le formulaire permet de définir les nouvelles valeurs qui seront appliquées à tous les biens sélectionnés.
Les champs suivants sont disponibles :

Exemple : Un objet initialement présenté dans le bureau de l’adjoint au maire est déplacé dans le bureau du maire.

Cas particulier : Relocaliser un bien à une date antérieure

La relocalisation antidatée permet d’enregistrer dans Flora un changement d’emplacement survenu dans le passé, même lointain.

Elle est particulièrement utile dans le cadre :

• d’un retard de saisie (déplacement récent non enregistré à temps),
• d’une reconstruction d’historique à partir d’archives ou de dossiers d’œuvres, dans le cadre d’un travail de reprise, d’informatisation ou d’inventaire rétrospectif.

Etapes à suivre :

1. Ouvrir le formulaire de relocalisation (depuis une notice, une recherche, un panier ou un emplacement).
2. Compléter les champs habituels (emplacement de référence, localisation temporaire, etc.).
3. Dans le champ Relocalisé le, saisir la date réelle du déplacement, même si elle est antérieure de plusieurs mois ou années.
4. Valider la relocalisation.
5. La relocalisation est archivée dans l'historique des localisations, sur la notice du bien. 

Où retrouver les notices de relocalisation ?

Version 4.5.57

Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont enregistrées dans un sous-menu dédié. 

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Re-localiser, cliquez sur Hist.relocalisation.
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).

Re-localiser des colis

Flora permet de relocaliser un colis indépendamment d’un bien. Cette opération peut s’effectuer depuis la notice du colis ou en lot via les paniers.

Re-localiser depuis la notice d'un colis

1. Cliquez sur l’icône Re-localiser les colis dans la barre d’outils de la notice à relocaliser.
2. Dans la fenêtre de relocalisation, renseignez les nouvelles valeurs, puis cliquez sur le bouton Valider.

3. Une fois la relocalisation effectuée, la localisation est mise à jour dans la notice du colis.

Re-localiser en lot depuis les paniers

1. Accéder au module

   • Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser.
   • Cliquez sur Paniers.

2. Accéder à un panier

   • La liste des paniers disponibles s’affiche.
   • Sélectionnez le panier contenant les biens à relocaliser pour y accéder.

3. Lancer la relocalisation

   • Cliquez sur l’action Re-localiser l'intégralité du panier.
   • Sélectionner les colis à relocaliser.

   Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.

   • Renseignez les nouvelles valeurs puis cliquez sur Valider.

Re-localiser du matériel scénographique

Flora permet de relocaliser un matériel scénographique indépendamment d’un bien. Cette opération peut s’effectuer depuis la notice du matériel ou en lot via les paniers.

Re-localiser depuis la notice d'un matériel

1. Cliquez sur l’icône Re-localiser les matériels dans la barre d’outils de la notice à relocaliser.
2. Dans la fenêtre de relocalisation, renseignez les nouvelles valeurs, puis cliquez sur le bouton Valider.

3. Une fois la relocalisation effectuée, la localisation est mise à jour dans la notice du matériel.

Re-localiser en lot depuis les paniers

1. Accéder au module

   • Depuis l’espace de travail Gérer, ouvrez le menu Re-localiser.
   • Cliquez sur Paniers.

2. Accéder à un panier

   • La liste des paniers disponibles s’affiche.
   • Sélectionnez le panier contenant les biens à relocaliser pour y accéder.

3. Lancer la relocalisation

   • Cliquez sur l’action Re-localiser l'intégralité du panier.
   • Sélectionner les matériels à relocaliser.

   Attention : si les résultats s’affichent sur plusieurs pages, vous devez parcourir chaque page pour que l’ensemble des éléments soit correctement pris en compte.

   • Renseignez les nouvelles valeurs puis cliquez sur Valider.