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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 3.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
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À la version 31.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,8 +1,307 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
1 1  
7 +)))
2 2  
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
3 3  
4 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence =
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
5 5  
13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14 +
15 +La relocalisation peut être effectuée :​
16 +
17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 +** une recherche​
20 +** un panier​
21 +** un emplacement​
22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24 +
25 +Caractéristiques principales :​
26 +
27 +* Action simple et rapide​
28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 +* Ne crée pas de document logistique​
31 +* Historisation automatique de chaque modification​
32 +
33 +Avantages​ :
34 +
35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 +* Historique consultable à tout moment​
37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39 +
40 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
41 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47 +
48 +>(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
49 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52 +
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +Bonnes pratiques :
56 +
57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 +)))
61 +
62 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63 +
64 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65 +
66 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68 +
69 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70 +
71 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
72 +
73 +=== Quand l’utiliser ? ===
74 +
75 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
76 +
77 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
78 +
79 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
80 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
81 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
82 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
83 +
84 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
85 +
86 +=== Quand l’utiliser ? ===
87 +
88 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
89 +
90 +Il s’impose dans les cas suivants :
91 +
92 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
93 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
94 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
95 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
96 +
97 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
98 +
99 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
100 +
101 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
102 +**Critère​**
103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
104 +**Relocalisation​**
105 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
106 +**Évènement (mouvement en régie)​**
107 +)))
108 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Objectif principal​
110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
112 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
114 +)))
115 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Niveau de gestion​
117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Simple, opérationnel (changement de place)​
119 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
121 +)))
122 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Niveau de détail​
124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
126 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
128 +)))
129 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Planification​
131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 +Non (action immédiate)​
133 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
135 +)))
136 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Suivi de l’historique​
138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 +Historique des emplacements (table des récolements)​
140 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
142 +)))
143 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 +Impact sur l’emplacement du bien​
145 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
147 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
149 +)))
150 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 +Utilisé pour​
152 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
154 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
156 +)))
157 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +Personnes concernées​
159 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
161 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
163 +)))
164 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +Partage d’information​
166 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
168 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
170 +)))
171 +
172 +== Exemples de cas d'usages ==
173 +
174 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
175 +
176 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
177 +**Situation​**
178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
179 +**Relocalisation​**
180 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
181 +**Évènement + Mouvement​**
182 +)))
183 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +Déplacement ponctuel sans formalité​
185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
187 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 +❌ Trop lourd, non adapté​
189 +)))
190 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +Correction d’emplacement​
192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
194 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 +❌​
196 +)))
197 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +✅ (sans historisation complexe)​
201 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 +❌​
203 +)))
204 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
208 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
210 +)))
211 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +❌ Non conforme pour traçabilité​
215 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
217 +)))
218 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +Expositions permanentes​
220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
222 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
224 +)))
225 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
227 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
229 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
231 +)))
232 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
234 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
235 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
236 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
237 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
238 +)))
239 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
241 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
242 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
243 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
245 +)))
246 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 +Chantier des collections / Post-récolement​
248 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
249 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
250 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
252 +)))
253 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 +Transfert entre sites / entre réserves​
255 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
256 +❌ Risque de perte de traçabilité​
257 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
259 +)))
260 +
261 += Re localiser des biens =
262 +
263 += Relocaliser des colis =
264 +
265 += Relocaliser des matériels =
266 +
267 +
268 +(((
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +)))
274 +)))|(% style="width:300px" %)(((
275 +(% class="box" %)
276 +(((
277 +**Sommaire**
278 +
279 +
280 +)))
281 +
282 +(% class="box" %)
283 +(((
284 +**Aller plus loin **
285 +
286 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
287 +)))
288 +
289 +(% class="box" %)
290 +(((
291 +**Icônes principales**
292 +
293 +
294 +)))
295 +)))
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 +
302 +
303 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
304 +
6 6  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
7 7  
8 8  Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
... ... @@ -65,7 +65,7 @@
65 65  
66 66  (% class="box infomessage" %)
67 67  (((
68 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :  
367 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
69 69  
70 70  * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
71 71  * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
... ... @@ -78,5 +78,43 @@
78 78  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
79 79  
80 80  
380 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
81 81  
82 -
382 +
383 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
384 +
385 +* Relocalisation sur les biens
386 +* Relocalisation via les paniers
387 +* Relocalisation via les emplacements
388 +
389 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
390 +
391 +== Relocaliser des biens ==
392 +
393 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
394 +
395 +[[image:1748252901225-736.png]]
396 +
397 +[[image:1748252928447-170.png]]
398 +
399 +== Relocaliser via les paniers ==
400 +
401 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
402 +
403 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
404 +
405 +[[image:1748252775480-656.png]]
406 +
407 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
408 +
409 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
410 +
411 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
412 +
413 +[[image:1748253080318-157.png]]
414 +
415 +== Historique des relocalisations ==
416 +
417 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
418 +
419 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
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Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +158.7 KB
Contenu
1748252928447-170.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1748253080318-157.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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