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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 3.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
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À la version 30.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,8 +1,305 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
1 1  
7 +)))
2 2  
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
3 3  
4 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence =
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
5 5  
13 +La relocalisation peut être effectuée :​
14 +
15 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
16 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
17 +** une recherche​
18 +** un panier​
19 +** un emplacement​
20 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
21 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
22 +
23 +Caractéristiques principales :​
24 +
25 +* Action simple et rapide​
26 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
27 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
28 +* Ne crée pas de document logistique​
29 +* Historisation automatique de chaque modification​
30 +
31 +Avantages​ :
32 +
33 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
34 +* Historique consultable à tout moment​
35 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
36 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
37 +
38 +>(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
39 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
40 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
41 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
42 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
43 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
44 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
45 +
46 +>(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
47 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
48 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
49 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
50 +
51 +(% class="box successmessage" %)
52 +(((
53 +Bonnes pratiques :
54 +
55 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
56 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
57 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
58 +)))
59 +
60 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
61 +
62 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
63 +
64 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
65 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
66 +
67 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
68 +
69 +== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
70 +
71 +=== Quand l’utiliser ? ===
72 +
73 +Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
74 +
75 +Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
76 +
77 +* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
78 +* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
79 +* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
80 +* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
81 +
82 +== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
83 +
84 +=== Quand l’utiliser ? ===
85 +
86 +Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
87 +
88 +Il s’impose dans les cas suivants :
89 +
90 +* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
91 +* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
92 +* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
93 +* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
94 +
95 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
96 +
97 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
98 +
99 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
100 +**Critère​**
101 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
102 +**Relocalisation​**
103 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
104 +**Évènement (mouvement en régie)​**
105 +)))
106 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 +Objectif principal​
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
110 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
112 +)))
113 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Niveau de gestion​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Simple, opérationnel (changement de place)​
117 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
119 +)))
120 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Niveau de détail​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
124 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
126 +)))
127 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Planification​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Non (action immédiate)​
131 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
133 +)))
134 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Suivi de l’historique​
136 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Historique des emplacements (table des récolements)​
138 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
140 +)))
141 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 +Impact sur l’emplacement du bien​
143 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
145 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
147 +)))
148 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +Utilisé pour​
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
152 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
154 +)))
155 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +Personnes concernées​
157 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
159 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
161 +)))
162 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +Partage d’information​
164 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
166 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
168 +)))
169 +
170 +== Exemples de cas d'usages ==
171 +
172 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
173 +
174 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
175 +**Situation​**
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
177 +**Relocalisation​**
178 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
179 +**Évènement + Mouvement​**
180 +)))
181 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 +Déplacement ponctuel sans formalité​
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
185 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +❌ Trop lourd, non adapté​
187 +)))
188 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +Correction d’emplacement​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
192 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +❌​
194 +)))
195 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +✅ (sans historisation complexe)​
199 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +❌​
201 +)))
202 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
206 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
208 +)))
209 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +❌ Non conforme pour traçabilité​
213 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
215 +)))
216 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +Expositions permanentes​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
220 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
222 +)))
223 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
225 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
227 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
229 +)))
230 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
232 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
234 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
235 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
236 +)))
237 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
239 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
241 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
242 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
243 +)))
244 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 +Chantier des collections / Post-récolement​
246 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
248 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
249 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
250 +)))
251 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 +Transfert entre sites / entre réserves​
253 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 +❌ Risque de perte de traçabilité​
255 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
256 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
257 +)))
258 +
259 += Re localiser des biens =
260 +
261 += Relocaliser des colis =
262 +
263 += Relocaliser des matériels =
264 +
265 +
266 +(((
267 +
268 +
269 +
270 +
271 +)))
272 +)))|(% style="width:300px" %)(((
273 +(% class="box" %)
274 +(((
275 +**Sommaire**
276 +
277 +
278 +)))
279 +
280 +(% class="box" %)
281 +(((
282 +**Aller plus loin **
283 +
284 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
285 +)))
286 +
287 +(% class="box" %)
288 +(((
289 +**Icônes principales**
290 +
291 +
292 +)))
293 +)))
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 += Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
302 +
6 6  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
7 7  
8 8  Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
... ... @@ -65,7 +65,7 @@
65 65  
66 66  (% class="box infomessage" %)
67 67  (((
68 -Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes :  
365 +Lorsqu'un colis ou un matériel n'est pas localisé au même endroit que le bien, deux icônes indiqueront les informations suivantes : 
69 69  
70 70  * indique l'emplacement de référence du colis ou du matériel associé [[image:1722430473572-913.png]]
71 71  * indique la localisation temporaire du colis ou du matériel associé  [[image:1722430550854-967.png]]
... ... @@ -78,5 +78,43 @@
78 78  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
79 79  
80 80  
378 += Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
81 81  
82 -
380 +
381 +Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
382 +
383 +* Relocalisation sur les biens
384 +* Relocalisation via les paniers
385 +* Relocalisation via les emplacements
386 +
387 +Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
388 +
389 +== Relocaliser des biens ==
390 +
391 +Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
392 +
393 +[[image:1748252901225-736.png]]
394 +
395 +[[image:1748252928447-170.png]]
396 +
397 +== Relocaliser via les paniers ==
398 +
399 +Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
400 +
401 +L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
402 +
403 +[[image:1748252775480-656.png]]
404 +
405 +== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
406 +
407 +Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
408 +
409 +Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
410 +
411 +[[image:1748253080318-157.png]]
412 +
413 +== Historique des relocalisations ==
414 +
415 +Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
416 +
417 +[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Contenu
1748252901225-736.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1 +158.7 KB
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1748252928447-170.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1748253080318-157.png
Auteur
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1 +XWiki.DBA
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