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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 28.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 11:37
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À la version 5.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 10:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,282 +4,11 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
8 -
9 -= A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 -
11 -La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives. Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
12 -
13 -La relocalisation peut être effectuée :​
14 -
15 -* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
16 -* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
17 -** une recherche​
18 -** un panier​
19 -** un emplacement​
20 -* Avec ou sans les colis et matériels associés​
21 -* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
22 -
23 ->(% class="small" %)**Cas d'usages courants :**
24 ->(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
25 ->(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
26 ->(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
27 ->(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
28 ->(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
29 ->(% class="small" %)Ajout rétrospectif
30 -
31 ->(% class="small" %)**Cas spécifiques :**
32 ->(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
33 ->(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
34 ->(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
35 -
36 -
37 -(% class="box successmessage" %)
38 -(((
39 -Bonnes pratiques :
40 -
41 -* Saisir une première fois l'emplacement de référence dans la grille de saisie des biens et ne plus y toucher. Pour modifier l'emplacement de référence : utiliser la fonctionnalité de relocalisation pour historiser ces relocalisations.
42 -* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
43 -* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
44 -)))
45 -
46 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
47 -
48 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
49 -
50 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
51 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
52 -
53 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
54 -
55 -== Relocalisation : un outil de mise à jour simple et rapide ==
56 -
57 -=== Quand l’utiliser ? ===
58 -
59 -Utilisez la relocalisation lorsque vous devez effectuer une **mise à jour ponctuelle** de l’emplacement physique d’un bien, **sans qu’il s’agisse d’un évènement logistique structuré**.
60 -
61 -Elle est particulièrement adaptée aux situations suivantes :
62 -
63 -* Correction ou mise à jour d’un **emplacement mal renseigné**,
64 -* **Retour en réserve** après un évènement non documenté,
65 -* **Radiation** ou mise à jour initiale d’un bien,
66 -* **Déplacement interne** sans tiers ni formalisation.
67 -
68 -== Évènement + Mouvement : pour une gestion logistique structurée ==
69 -
70 -=== Quand l’utiliser ? ===
71 -
72 -Utilisez un évènement lorsqu’il s’agit d’un **déplacement structuré, significatif** ou impliquant une **dimension logistique, administrative ou réglementaire**.
73 -
74 -Il s’impose dans les cas suivants :
75 -
76 -* **Prêt, exposition, transport**, traitement externe,
77 -* Opérations impliquant des **tiers, des lieux extérieurs** ou des **acteurs métiers** (restaurateurs, transporteurs…),
78 -* Déplacements nécessitant une **traçabilité complète** ou des **documents officiels**,
79 -* Besoin de suivre les **retours partiels, refus, colis, constats d’état**, etc.
80 -
81 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
82 -
83 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
84 -
85 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 -**Critère​**
87 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
88 -**Relocalisation​**
89 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
90 -**Évènement (mouvement en régie)​**
91 -)))
92 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
93 -Objectif principal​
94 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
95 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
96 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
98 -)))
99 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
100 -Niveau de gestion​
101 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
102 -Simple, opérationnel (changement de place)​
103 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
105 -)))
106 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
107 -Niveau de détail​
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
109 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
110 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
112 -)))
113 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Planification​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Non (action immédiate)​
117 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
119 -)))
120 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Suivi de l’historique​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Historique des emplacements (table des récolements)​
124 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
126 -)))
127 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Impact sur l’emplacement du bien​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
131 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
133 -)))
134 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 -Utilisé pour​
136 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
138 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
140 -)))
141 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 -Personnes concernées​
143 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
145 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
147 -)))
148 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -Partage d’information​
150 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
152 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
153 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
154 -)))
155 -
156 -== Exemples de cas d'usages ==
157 -
158 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
159 -
160 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
161 -**Situation​**
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
163 -**Relocalisation​**
164 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
165 -**Évènement + Mouvement​**
166 -)))
167 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Déplacement ponctuel sans formalité​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -❌ Trop lourd, non adapté​
173 -)))
174 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
175 -Correction d’emplacement​
176 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
177 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
178 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 -❌​
180 -)))
181 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
182 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
184 -✅ (sans historisation complexe)​
185 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 -❌​
187 -)))
188 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
192 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
194 -)))
195 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -❌ Non conforme pour traçabilité​
199 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
201 -)))
202 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -Expositions permanentes​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
206 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
208 -)))
209 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
213 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
215 -)))
216 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
220 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
222 -)))
223 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
225 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
227 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
229 -)))
230 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 -Chantier des collections / Post-récolement​
232 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
234 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
235 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
236 -)))
237 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 -Transfert entre sites / entre réserves​
239 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 -❌ Risque de perte de traçabilité​
241 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
242 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
243 -)))
244 -
245 -= Re localiser des biens =
246 -
247 -= Relocaliser des colis =
248 -
249 -= Relocaliser des matériels =
250 -
251 -
252 -(((
253 -
254 -
255 -
256 -
257 -)))
258 -)))|(% style="width:300px" %)(((
259 -(% class="box" %)
260 -(((
261 261  **Sommaire**
262 262  
263 -
264 -)))
5 +{{toc/}}
265 265  
266 -(% class="box" %)
267 -(((
268 -**Aller plus loin **
269 -
270 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
271 -)))
272 -
273 -(% class="box" %)
274 -(((
275 -**Icônes principales**
276 -
277 277  
278 278  )))
279 -)))
280 280  
281 281  
282 282  
... ... @@ -283,7 +283,6 @@
283 283  
284 284  
285 285  
286 -
287 287  = Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
288 288  
289 289  Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
... ... @@ -361,43 +361,5 @@
361 361  Dans ce cas : le bien a été relocalisé ainsi que un colis et un matériel associé. Le dernier matériel n'a pas été relocalisé et affiche ses informations de localisation.
362 362  
363 363  
364 -= Utiliser le menu Re-localiser dans l'espace de travail Gérer =
365 365  
366 -
367 -Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora :
368 -
369 -* Relocalisation sur les biens
370 -* Relocalisation via les paniers
371 -* Relocalisation via les emplacements
372 -
373 -Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.
374 -
375 -== Relocaliser des biens ==
376 -
377 -Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche.
378 -
379 -[[image:1748252901225-736.png]]
380 -
381 -[[image:1748252928447-170.png]]
382 -
383 -== Relocaliser via les paniers ==
384 -
385 -Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer.
386 -
387 -L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser.
388 -
389 -[[image:1748252775480-656.png]]
390 -
391 -== Relocaliser via la gestion des emplacements ==
392 -
393 -Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).
394 -
395 -Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus.
396 -
397 -[[image:1748253080318-157.png]]
398 -
399 -== Historique des relocalisations ==
400 -
401 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
402 -
403 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
93 +
1748252775480-656.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Contenu
1748252901225-736.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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1748252928447-170.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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1 -XWiki.DBA
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