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Modifications pour le document Gérer les relocalisations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/14 12:07
Depuis la version 10.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 10:50
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À la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/06 13:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -6,26 +6,327 @@
6 6  
7 7  )))
8 8  
9 += A quoi servent les relocalisations dans Flora ? =
10 +
11 +La relocalisation permet de **mettre à jour l’emplacement physique d’un bien **dans Flora, tout en **enregistrant automatiquement un historique** des localisations successives.
12 +
13 +Elle est conçue pour gérer des déplacements **immédiats**, **ponctuels**, **internes**, **sans tiers impliqués** ni formalisation logistique.
14 +
15 +La relocalisation peut être effectuée :​
16 +
17 +* Pour un bien unique, directement depuis sa notice​
18 +* Pour plusieurs biens en même temps, via :​
19 +** une recherche​
20 +** un panier​
21 +** un emplacement​
22 +* Avec ou sans les colis et matériels associés​
23 +* Même pour des biens radiés, en les affectant à un emplacement virtuel (ex. : « Détruit », « Donné »)
24 +
25 +== Caractéristiques principales ==
26 +
27 +* Action simple et rapide​
28 +* Concerne des déplacements internes ou des corrections de saisie​
29 +* Ne nécessite ni événement, ni planification​
30 +* Ne crée pas de document logistique​
31 +* Historisation automatique de chaque modification​
32 +
33 +== Avantages​ ==
34 +
35 +* Traitement rapide, sans surcharge administrative​
36 +* Historique consultable à tout moment​
37 +* Idéal pour des réorganisations internes ou corrections massives​
38 +* Compatible avec les campagnes de récolement, car seuls les biens localisés peuvent être récolés
39 +
40 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages courants :**
41 +>(% class="small" %)Réorganisation de réserves ou salles​
42 +>(% class="small" %)Corrections d’emplacements erronés ou manquants​
43 +>(% class="small" %)Réorganisation interne (sans logistique complexe)​
44 +>(% class="small" %)Préparation au récolement (emplacement manquant ou obsolète)​
45 +>(% class="small" %)Déménagement interne non structuré (pas besoin de planifier)​
46 +>(% class="small" %)Ajout rétrospectif
47 +
48 +>(% class="small" %)**Exemples d'usages spécifiques :**
49 +>(% class="small" %)Radiation d’un bien : Si l’objet est détruit ou cédé, il faut le relocaliser avant radiation ( « Détruit », « Cédé », etc.), pour assurer une traçabilité complète.​
50 +>(% class="small" %)Biens avec éléments liés (colis/matériels) : possibilité de relocalisation conjointe ou séparée, avec affichage différencié dans la notice​
51 +>(% class="small" %)Relocalisations groupées : Lorsque plusieurs biens doivent changer d’emplacement en même temps, il est conseillé de passer par le menu “Gérer / Re-localiser” pour garantir cohérence et gain de temps.​
52 +
53 +(% class="box successmessage" %)
9 9  (((
55 +Bonnes pratiques :
10 10  
57 +* L’emplacement de référence doit être saisi une seule fois lors de la création de la notice. **Toute modification ultérieure doit impérativement passer par la fonctionnalité de relocalisation**, afin de garantir la traçabilité des déplacements.
58 +* **Ne jamais modifier directemen**t les champs Emplacement de référence ou Localisation temporaire via une modification globale : cela ne laisse aucune trace dans l’historique​
59 +* **Ne pas relocaliser une notice parent seule **si elle contient des notices enfants : utiliser le menu **Gérer / Relocaliser** pour garantir la cohérence
60 +)))
11 11  
62 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
12 12  
64 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65 +
66 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
67 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
68 +
69 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
70 +
71 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
72 +
73 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
74 +
75 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
76 +**Critère​**
77 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
78 +**Relocalisation​**
79 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 +**Évènement (mouvement en régie)​**
81 +)))
82 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
83 +Objectif principal​
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
85 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
86 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
87 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
88 +)))
89 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
90 +Niveau de gestion​
91 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
92 +Simple, opérationnel (changement de place)​
93 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
95 +)))
96 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
97 +Niveau de détail​
98 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
99 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
100 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
101 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
102 +)))
103 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
104 +Planification​
105 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
106 +Non (action immédiate)​
107 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
108 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
109 +)))
110 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
111 +Suivi de l’historique​
112 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
113 +Historique des emplacements (table des récolements)​
114 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
115 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
116 +)))
117 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
118 +Impact sur l’emplacement du bien​
119 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
121 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
123 +)))
124 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
125 +Utilisé pour​
126 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
128 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
130 +)))
131 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
132 +Personnes concernées​
133 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
135 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
137 +)))
138 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
139 +Partage d’information​
140 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
142 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
144 +)))
145 +
146 +== Exemples d'usages ==
147 +
148 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
149 +
150 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
151 +**Situation​**
152 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
153 +**Relocalisation​**
154 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
155 +**Évènement + Mouvement​**
156 +)))
157 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +Déplacement ponctuel sans formalité​
159 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
160 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
161 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 +❌ Trop lourd, non adapté​
163 +)))
164 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +Correction d’emplacement​
166 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
167 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
168 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 +❌​
170 +)))
171 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
173 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 +✅ (sans historisation complexe)​
175 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 +❌​
177 +)))
178 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
180 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
182 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
184 +)))
185 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
186 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
187 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
188 +❌ Non conforme pour traçabilité​
189 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
191 +)))
192 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
193 +Expositions permanentes​
194 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
196 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
198 +)))
199 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
200 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
201 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
203 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
205 +)))
206 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
207 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
208 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
210 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
212 +)))
213 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
215 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
217 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
219 +)))
220 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
221 +Chantier des collections / Post-récolement​
222 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
224 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
226 +)))
227 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
228 +Transfert entre sites / entre réserves​
229 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 +❌ Risque de perte de traçabilité​
231 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
233 +)))
234 +
235 += Re-localiser des biens, leurs colis et leurs matériels =
236 +
237 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
238 +
239 +Lorsqu’un bien change d’emplacement (réserve, salle d’exposition, lieu de prêt…), il est essentiel de maintenir la cohérence logistique et documentaire entre le bien et les éléments qui lui sont physiquement ou fonctionnellement liés.​
240 +
241 +La fonctionnalité de relocalisation groupée permet ainsi de :​
242 +
243 +* Gagner du temps en déplaçant simultanément le bien, ses colis (emballages, caisses) et ses matériels scénographiques associés ;​
244 +* Préserver la cohérence des localisations entre les entités liées ;​
245 +* Limiter les erreurs de traçabilité ou les oublis de mise à jour ;​
246 +* Visualiser facilement les éventuels écarts de localisation entre le bien et ses éléments connexes.​
247 +
248 +Cette approche garantit une gestion rigoureuse des mouvements et une meilleure maîtrise des conditions de conservation ou d’exposition.
249 +
250 +== Re-localiser un bien ==
251 +
252 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
253 +
254 +
255 +== Re-localiser des biens en lot ==
256 +
257 +=== Depuis une recherche ===
258 +
259 +=== Depuis un panier ===
260 +
261 +=== Depuis un emplacement ===
262 +
263 +== Où retrouver les notices de relocalisation ? ==
264 +
265 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.57**
266 +
267 +Toutes les relocalisations de biens effectuées dans Flora sont regroupées dans une table dédiée.
268 +
269 +Pour y accéder :
270 +
271 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
272 +1. Dans le menu **Re-localiser**, cliquez sur **Hist.relocalisation**.
273 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple ou experte).
274 +
275 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Re-localiser **~> **Hist. Relocalisation**//>>image:1754479122519-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 +
277 +
278 += Re-localiser des colis =
279 +
280 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
281 +
282 +== Re-localiser un colis depuis sa notice ==
283 +
284 +== Re-localiser des colis en lot ==
285 +
286 += Re-localiser des matériels =
287 +
288 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.49**
289 +
290 +== Re-localiser un matériel depuis sa notice ==
291 +
292 +== Re-localiser des matériels en lot ==
293 +
294 +
295 +(((
13 13  
297 +
298 +
299 +
14 14  )))
15 15  )))|(% style="width:300px" %)(((
16 16  (% class="box" %)
17 17  (((
18 18  **Sommaire**
305 +
306 +
307 +
19 19  )))
20 20  
21 21  (% class="box" %)
22 22  (((
23 23  **Aller plus loin **
313 +
314 +* [[Localisation d'un bien : ne pas confondre les deux champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome]]
315 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
316 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HUtiliserlespaniers]]
317 +
318 +* [[Référentiel des champs>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Récolement informatisé.Notice de récolement.WebHome]]
24 24  )))
25 25  
26 26  (% class="box" %)
27 27  (((
28 28  **Icônes principales**
324 +
325 +* [[image:1754478640662-549.png||height="33" width="34"]] Relocaliser
326 +
327 +* [[image:1754478670451-230.png]] Emplacement de référence 
328 +
329 +* [[image:1754478731580-746.png]] Localisation temporaire
29 29  )))
30 30  )))
31 31  
... ... @@ -35,30 +35,7 @@
35 35  
36 36  
37 37  
38 -= Historiser/modifier l'emplacement de référence via la notice de bien =
39 39  
40 -Pour la relocalisation de plusieurs biens, il est conseillé d'utiliser le [[menu Gérer / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]]. Ce dernier permet de relocaliser plusieurs biens en même temps, sur un résultat de recherche, via les paniers ou via les emplacements.
41 -
42 -Pour relocaliser un seul bien, il sera plus rapide de passer directement par la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien  :
43 -
44 -[[image:1722417575911-284.png]]
45 -
46 -[[image:1722418241660-648.png]]
47 -
48 -Si le nom de la personne connectée n'apparait pas par défaut dans le champ Localisé par, c'est que le lien entre la notice Utilisateur et la notice Personne n'est pas établi ([[Menu Acces / Utilisateur>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Profils%20utilisateurs%20groupes%20et%20r%C3%B4les/#HEnsaisie]])
49 -
50 -L'affichage de l'historique des localisations est optimisé dans la notice du bien :
51 -
52 -[[image:1722418460530-128.png]]
53 -
54 -== Cas particulier : modifier la localisation de la notice parent ==
55 -
56 -Dans l'exemple ci-dessous, une modification unitaire de la localisation d'une notice parent est effectuée.
57 -
58 -Attention : cela ne modifiera pas la localisation des notices filles. De ce fait, pour les ensembles parents-enfants, il est conseillé de passer par le menu [[Gérér / Relocaliser>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/#HRe-localiserdesbiens]], pour traiter toutes les notices en même temps.
59 -
60 -[[image:1722418365150-666.png]]
61 -
62 62  == Relocaliser un bien, ses colis et ses matériels associés ==
63 63  
64 64  Si un bien à relocaliser possède des colis ou matériels associés, tous peuvent être simultanément relocalisés.
... ... @@ -147,8 +147,6 @@
147 147  
148 148  [[image:1748253080318-157.png]]
149 149  
150 -== Historique des relocalisations ==
428 +
151 151  
152 -Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.
153 -
154 -[[image:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/download/Main/Nouveaut%C3%A9s/Nouveaut%C3%A9s%20V4.5/2024/Version%204.5.58/WebHome/image-20241018161857-19.png?rev=1.1||alt="image-20241018161857-19.png"]]
430 +
1754478640662-549.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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1754478731580-746.png
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1 +XWiki.DBA
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1754479122519-267.png
Auteur
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