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Code source wiki de Gérer les évènements

Version 54.1 par admin admin le 2025/09/08 15:34
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7
8 Il joue un rôle central en :
9
10 * **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
11 * **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
12 * **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
13 )))
14
15 (((
16 = Découvrir la logique des évènements dans Flora =
17
18 Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
19
20 * **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
21 * **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
22 * **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
23 * **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
24 * **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
25
26 Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
27 Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
28
29 Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
30
31 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 **Table​**
33 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 **Rôle principal​**
35 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 **Contenu principal​**
37 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
38 **Cas d’usage​**
39 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
40 **Avantages​**
41 )))
42 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 **Évènements​**
44 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
46 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
48 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
50 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
52 )))
53 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 **Biens dans l’évènement​**
55 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
57 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
59 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
61 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
62 Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
63 )))
64 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 **Mouvements​**
66 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 Planifier et documenter les déplacements de biens​
68 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
70 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
71 Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
72 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
73 Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
74 )))
75 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 **Biens dans le mouvement​**
77 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
79 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
81 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
83 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
85 )))
86 |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
87 |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
88
89 >(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
90
91 >(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
92
93 = Comment gérer les évènements dans Flora ? =
94
95 La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité :
96
97 (((
98 1. **Créer l’évènement**
99
100 * Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
101
102 (% start="2" %)
103 1. **Rattacher les œuvres à l’évènement**
104
105 * Sélectionner les biens concernés.
106 )))
107
108 (((
109 (((
110 * Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
111 * garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
112 * enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
113 )))
114 )))
115
116 (((
117 (% start="3" %)
118 1. **Planifier les mouvements**
119
120 * Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
121 * Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
122 )))
123
124 (((
125 (% start="4" %)
126 1. **Rattacher les œuvres aux mouvements**
127
128 * Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
129
130 (((
131 * Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
132 * suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
133 * consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
134 )))
135 )))
136
137 (((
138 (% start="5" %)
139 1. **Suivre les mouvements et l’évènement**
140
141 * Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
142 * Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
143 * (((
144 Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
145 )))
146 )))
147
148 [[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149
150 = Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
151
152 Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
153
154 * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
155 * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
156
157 == Points clés de comparaison ==
158
159 Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
160
161 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
162 **Critère​**
163 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
164 **Relocalisation​**
165 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
166 **Évènement + mouvement**
167 )))
168 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 Objectif principal​
170 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
172 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
174 )))
175 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 Niveau de gestion​
177 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 Simple, opérationnel (changement de place)​
179 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
181 )))
182 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 Niveau de détail​
184 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 Basique (qui, quand, où, commentaire)​
186 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
188 )))
189 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 Planification​
191 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 Non (action immédiate)​
193 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
195 )))
196 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 Suivi de l’historique​
198 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 Historique des emplacements (table des récolements)​
200 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
202 )))
203 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 Impact sur l’emplacement du bien​
205 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
207 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 Seule la localisation temporaire est mise à jour​
209 )))
210 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 Utilisé pour​
212 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
214 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
216 )))
217 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 Personnes concernées​
219 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 Gestionnaires de collection, régisseurs​
221 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
223 )))
224 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 Partage d’information​
226 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 Limité, peu visible dans les interfaces projets​
228 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
230 )))
231
232 == Exemples d'usages comparé ==
233
234 Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
235
236 |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
237 **Situation​**
238 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
239 **Relocalisation​**
240 )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
241 **Évènement + Mouvement​**
242 )))
243 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 Déplacement ponctuel sans formalité​
245 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
246 ✅ Adaptée, simple, immédiate​
247 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 ❌ Trop lourd, non adapté​
249 )))
250 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 Correction d’emplacement​
252 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253 ✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
254 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 ❌​
256 )))
257 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
259 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
260 ✅ (sans historisation complexe)​
261 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 ❌​
263 )))
264 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
266 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
267 ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
268 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 ✅ Suivi via évènement + bordereaux​
270 )))
271 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
272 Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
273 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
274 ❌ Non conforme pour traçabilité​
275 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
276 ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
277 )))
278 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
279 Expositions permanentes​
280 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
281 ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
282 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
283 ✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
284 )))
285 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
286 Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
287 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
288 ❌ Non adapté à la gestion collaborative​
289 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
290 ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
291 )))
292 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
293 Traitement de conservation / restauration / analyse​
294 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
295 ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
296 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
297 ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
298 )))
299 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
300 Mise à disposition sur place (consultation interne)​
301 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
302 ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
303 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
304 ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
305 )))
306 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
307 Chantier des collections / Post-récolement​
308 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
309 ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
310 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
311 ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
312 )))
313 |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
314 Transfert entre sites / entre réserves​
315 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
316 ❌ Risque de perte de traçabilité​
317 )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
318 ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
319 )))
320
321
322 )))
323 )))|(% style="width:300px" %)(((
324 (% class="box" %)
325 (((
326 **Sommaire**
327
328 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
329 )))
330
331 (% class="box" %)
332 (((
333 **Aller plus loin**
334
335 * [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
336 * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
337 )))
338 )))
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340