Code source wiki de Gérer les évènements
Version 54.1 par admin admin le 2025/09/08 15:34
Masquer les derniers auteurs
| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
41.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** |
| |
2.1 | 2 | |
| |
5.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
| |
37.1 | 6 | Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc... |
| |
20.1 | 7 | |
| |
54.1 | 8 | Il joue un rôle central en : |
| 9 | |||
| 10 | * **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants), | ||
| 11 | * **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels, | ||
| 12 | * **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens. | ||
| |
13.1 | 13 | ))) |
| 14 | |||
| 15 | ((( | ||
| |
54.1 | 16 | = Découvrir la logique des évènements dans Flora = |
| |
13.1 | 17 | |
| |
54.1 | 18 | Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées : |
| |
5.1 | 19 | |
| |
54.1 | 20 | * **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées : |
| 21 | * **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires). | ||
| 22 | * **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour. | ||
| 23 | * **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage). | ||
| 24 | * **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés. | ||
| |
5.1 | 25 | |
| |
54.1 | 26 | Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération. |
| 27 | Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture. | ||
| |
5.1 | 28 | |
| |
54.1 | 29 | Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation : |
| |
6.1 | 30 | |
| |
17.1 | 31 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( |
| 32 | **Table** | ||
| 33 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 34 | **Rôle principal** | ||
| 35 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 36 | **Contenu principal** | ||
| 37 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 38 | **Cas d’usage** | ||
| 39 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( | ||
| 40 | **Avantages** | ||
| |
5.1 | 41 | ))) |
| |
12.1 | 42 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( |
| |
23.1 | 43 | **Évènements** |
| |
12.1 | 44 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( |
| 45 | Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...) | ||
| 46 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 47 | Titre, type, dates, organisme, état d’avancement | ||
| 48 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 49 | Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne | ||
| 50 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 51 | Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés | ||
| 52 | ))) | ||
| 53 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| |
23.1 | 54 | **Biens dans l’évènement** |
| |
12.1 | 55 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( |
| 56 | Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement | ||
| 57 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 58 | Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus | ||
| 59 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 60 | Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien | ||
| 61 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 62 | Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice | ||
| 63 | ))) | ||
| 64 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| |
23.1 | 65 | **Mouvements** |
| |
12.1 | 66 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( |
| 67 | Planifier et documenter les déplacements de biens | ||
| 68 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 69 | Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques | ||
| 70 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 71 | Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution | ||
| 72 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 73 | Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations | ||
| 74 | ))) | ||
| 75 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| |
23.1 | 76 | **Biens dans le mouvement** |
| |
12.1 | 77 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( |
| 78 | Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé | ||
| 79 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 80 | Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires | ||
| 81 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 82 | Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport | ||
| 83 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 84 | Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé | ||
| 85 | ))) | ||
| |
23.1 | 86 | |(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant |
| 87 | |(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse | ||
| |
16.1 | 88 | |
| |
54.1 | 89 | >(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage ** |
| |
16.1 | 90 | |
| |
53.1 | 91 | >(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels. |
| |
16.1 | 92 | |
| |
53.1 | 93 | = Comment gérer les évènements dans Flora ? = |
| 94 | |||
| |
54.1 | 95 | La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité : |
| |
53.1 | 96 | |
| |
54.1 | 97 | ((( |
| 98 | 1. **Créer l’évènement** | ||
| |
53.1 | 99 | |
| 100 | * Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.). | ||
| 101 | |||
| |
54.1 | 102 | (% start="2" %) |
| 103 | 1. **Rattacher les œuvres à l’évènement** | ||
| 104 | |||
| |
53.1 | 105 | * Sélectionner les biens concernés. |
| |
54.1 | 106 | ))) |
| |
53.1 | 107 | |
| |
54.1 | 108 | ((( |
| 109 | ((( | ||
| 110 | * Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour : | ||
| |
53.1 | 111 | * garantir la traçabilité des objets dans ce contexte, |
| 112 | * enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…). | ||
| 113 | ))) | ||
| 114 | ))) | ||
| 115 | |||
| |
54.1 | 116 | ((( |
| 117 | (% start="3" %) | ||
| 118 | 1. **Planifier les mouvements** | ||
| 119 | |||
| |
53.1 | 120 | * Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement. |
| 121 | * Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée). | ||
| 122 | ))) | ||
| 123 | |||
| |
54.1 | 124 | ((( |
| 125 | (% start="4" %) | ||
| 126 | 1. **Rattacher les œuvres aux mouvements** | ||
| 127 | |||
| |
53.1 | 128 | * Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements. |
| 129 | |||
| |
54.1 | 130 | ((( |
| 131 | * Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de : | ||
| |
53.1 | 132 | * suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement, |
| 133 | * consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…). | ||
| 134 | ))) | ||
| 135 | ))) | ||
| 136 | |||
| |
54.1 | 137 | ((( |
| 138 | (% start="5" %) | ||
| 139 | 1. **Suivre les mouvements et l’évènement** | ||
| 140 | |||
| |
53.1 | 141 | * Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés. |
| 142 | * Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…). | ||
| |
54.1 | 143 | * ((( |
| 144 | Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé). | ||
| |
53.1 | 145 | ))) |
| |
54.1 | 146 | ))) |
| |
53.1 | 147 | |
| 148 | [[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 149 | |||
| |
54.1 | 150 | = Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? = |
| |
16.1 | 151 | |
| |
54.1 | 152 | Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements : |
| |
16.1 | 153 | |
| |
54.1 | 154 | * La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement. |
| 155 | * L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative. | ||
| |
16.1 | 156 | |
| |
54.1 | 157 | == Points clés de comparaison == |
| |
16.1 | 158 | |
| |
54.1 | 159 | Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien. |
| |
16.1 | 160 | |
| |
17.1 | 161 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( |
| |
16.1 | 162 | **Critère** |
| |
17.1 | 163 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( |
| |
16.1 | 164 | **Relocalisation** |
| |
17.1 | 165 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( |
| |
54.1 | 166 | **Évènement + mouvement** |
| |
12.1 | 167 | ))) |
| |
16.1 | 168 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( |
| 169 | Objectif principal | ||
| 170 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 171 | Modifier et historiser la localisation physique d’un bien | ||
| 172 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 173 | Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier | ||
| 174 | ))) | ||
| 175 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 176 | Niveau de gestion | ||
| 177 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 178 | Simple, opérationnel (changement de place) | ||
| 179 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 180 | Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation) | ||
| 181 | ))) | ||
| 182 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 183 | Niveau de détail | ||
| 184 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 185 | Basique (qui, quand, où, commentaire) | ||
| 186 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 187 | Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc. | ||
| 188 | ))) | ||
| 189 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 190 | Planification | ||
| 191 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 192 | Non (action immédiate) | ||
| 193 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 194 | Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires | ||
| 195 | ))) | ||
| 196 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 197 | Suivi de l’historique | ||
| 198 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 199 | Historique des emplacements (table des récolements) | ||
| 200 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 201 | Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.) | ||
| 202 | ))) | ||
| 203 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 204 | Impact sur l’emplacement du bien | ||
| 205 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 206 | Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré | ||
| 207 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 208 | Seule la localisation temporaire est mise à jour | ||
| 209 | ))) | ||
| 210 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 211 | Utilisé pour | ||
| 212 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 213 | Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation... | ||
| 214 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 215 | Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés | ||
| 216 | ))) | ||
| 217 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 218 | Personnes concernées | ||
| 219 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 220 | Gestionnaires de collection, régisseurs | ||
| 221 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 222 | Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo | ||
| 223 | ))) | ||
| 224 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 225 | Partage d’information | ||
| 226 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 227 | Limité, peu visible dans les interfaces projets | ||
| 228 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 229 | Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation | ||
| 230 | ))) | ||
| 231 | |||
| |
54.1 | 232 | == Exemples d'usages comparé == |
| |
16.1 | 233 | |
| 234 | Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés. | ||
| 235 | |||
| |
17.1 | 236 | |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( |
| |
16.1 | 237 | **Situation** |
| |
17.1 | 238 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( |
| |
16.1 | 239 | **Relocalisation** |
| |
17.1 | 240 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)((( |
| |
16.1 | 241 | **Évènement + Mouvement** |
| 242 | ))) | ||
| 243 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 244 | Déplacement ponctuel sans formalité | ||
| 245 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 246 | ✅ Adaptée, simple, immédiate | ||
| 247 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 248 | ❌ Trop lourd, non adapté | ||
| 249 | ))) | ||
| 250 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 251 | Correction d’emplacement | ||
| 252 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 253 | ✅ Recommandée pour gestion quotidienne | ||
| 254 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 255 | ❌ | ||
| 256 | ))) | ||
| 257 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 258 | Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi | ||
| 259 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 260 | ✅ (sans historisation complexe) | ||
| 261 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 262 | ❌ | ||
| 263 | ))) | ||
| 264 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 265 | Suivi structuré et documenté d’un déplacement | ||
| 266 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 267 | ❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée | ||
| 268 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 269 | ✅ Suivi via évènement + bordereaux | ||
| 270 | ))) | ||
| 271 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 272 | Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire | ||
| 273 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 274 | ❌ Non conforme pour traçabilité | ||
| 275 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 276 | ✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes | ||
| 277 | ))) | ||
| 278 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 279 | Expositions permanentes | ||
| 280 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 281 | ⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé) | ||
| 282 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 283 | ✅ Si présence de logistique ou multiples objets | ||
| 284 | ))) | ||
| 285 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 286 | Projet structuré impliquant plusieurs acteurs | ||
| 287 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 288 | ❌ Non adapté à la gestion collaborative | ||
| 289 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 290 | ✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement | ||
| 291 | ))) | ||
| 292 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 293 | Traitement de conservation / restauration / analyse | ||
| 294 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 295 | ❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique | ||
| 296 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 297 | ✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements | ||
| 298 | ))) | ||
| 299 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 300 | Mise à disposition sur place (consultation interne) | ||
| 301 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 302 | ✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique | ||
| 303 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 304 | ✅ Si gestion planifiée et mouvements associés | ||
| 305 | ))) | ||
| 306 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 307 | Chantier des collections / Post-récolement | ||
| 308 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 309 | ❌ Ne trace pas les étapes ni les validations | ||
| 310 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 311 | ✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies | ||
| 312 | ))) | ||
| 313 | |(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 314 | Transfert entre sites / entre réserves | ||
| 315 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 316 | ❌ Risque de perte de traçabilité | ||
| 317 | )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)((( | ||
| 318 | ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique | ||
| 319 | ))) | ||
| 320 | |||
| 321 | |||
| 322 | ))) | ||
| |
5.1 | 323 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
| 324 | (% class="box" %) | ||
| 325 | ((( | ||
| 326 | **Sommaire** | ||
| |
6.1 | 327 | |
| |
24.1 | 328 | {{toc depth="1" numbered="true"/}} |
| |
5.1 | 329 | ))) |
| 330 | |||
| 331 | (% class="box" %) | ||
| 332 | ((( | ||
| 333 | **Aller plus loin** | ||
| |
19.1 | 334 | |
| |
54.1 | 335 | * [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]] |
| |
53.1 | 336 | * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]] |
| |
5.1 | 337 | ))) |
| 338 | ))) | ||
| 339 | |||
| 340 |