Gérer les évènements

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

5

(((

6

Dans Flora, un évènement constitue le cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...

7

Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.

8

9

Cette structuration en **tables interconnectées** permet de suivre avec précision chaque étape, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.

)))

(((

= Des tables interconnectées =

14

15

La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.

16

17

**Tables principales** :

18

19

* Table des événements

20

* Table des biens dans l’évènement

21

* Table des mouvements

22

* Table des biens dans le mouvement

23

24

**Tables complémentaires (optionnelles) **:

* Table des colis

* Table du matériel

**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.

== Évènements ==

=== Rôle fonctionnel ===

34

35

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition

36

37

=== Contenu principal ===

38

39

* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)

40

* Organisme(s) impliqué(s)

41

* Dates (prévisionnelles, réelles)

42

* Description, responsables

43

* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)

=== Liens ===

* Rattache une ou plusieurs notices de biens

48

* Peut contenir plusieurs mouvements

=== Avantages ===

* Donne une structure logique à toutes les actions de régie

53

* Permet le suivi transversal des opérations

54

* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

=== Cas d’usage ===

>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt

59

>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution

60

>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante

61

>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)

62

>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse

63

>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites

64

>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)

65

>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis

66

>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis

67

>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte

68

>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)

69

70

== Biens dans l'évènement ==

71

72

=== Rôle fonctionnel ===

73

74

Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.

75

76

=== Contenu principal ===

77

78

* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)

79

* Dimensions pour emballage (si différentes)

80

* Cartel spécifique, fiche de prêt liée

81

* Commentaire logistique ou scénographique

82

* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)

=== Liens ===

* Dépend directement de la table Évènement

87

* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements

88

* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien

=== Avantages ===

* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement

93

* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine

94

* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement

=== Cas d'usage ===

>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

99

>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire

100

>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

101

>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

102

>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)

== Mouvements ==

=== Rôle fonctionnel ===

107

108

Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.

109

110

=== Contenu principal ===

111

112

* Type : sortie ou entrée

113

* Date prévue / glissement de date

114

* Emplacement de départ et d’arrivée

115

* Transporteur / commentaires

116

* États de préparation et d’exécution

117

* Documents générés (fiche, bordereau…)

=== Liens ===

* Rattachée à un événement

122

* Contient des biens dans le mouvement

123

* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien

=== Avantages ===

* Assure la traçabilité complète des déplacements

128

* Automatise la mise à jour des localisations temporaires

=== Cas d'usage ===

>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition

133

>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres

134

>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport

135

>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation

136

>(% class="small" %)Gérer les délais glissants

137

>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)

138

139

== Biens dans le mouvement ==

140

141

=== Rôle fonctionnel ===

142

143

Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.

144

145

Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.

146

147

=== Contenu principal ===

148

149

* Bien transporté (lien vers sa notice)

150

* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés

151

* Constats d’état, valeurs d’assurance

152

* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)

=== Liens ===

* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)

157

* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés

=== Avantages ===

* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport

162

* Permet une personnalisation logistique précise

163

* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement

* Rôle fonctionnel

== Récapitulatif ==

|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

169

**Table**

170

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

171

**Rôle principal**

172

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

173

**Contenu principal**

174

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

175

**Cas d’usage**

176

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

177

**Avantages**

178

)))

179

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

180

Évènements

181

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

182

Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)

183

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

184

Titre, type, dates, organisme, état d’avancement

185

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

186

Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne

187

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

188

Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés

189

)))

190

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

191

Biens dans l’évènement

192

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

193

Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement

194

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

195

Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus

196

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

197

Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien

198

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

199

Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice

200

)))

201

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

202

Mouvements

203

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

204

Planifier et documenter les déplacements de biens

205

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

206

Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques

207

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

208

Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution

209

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

210

Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations

211

)))

212

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

213

Biens dans le mouvement

214

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

215

Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé

216

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

217

Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires

218

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

219

Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport

220

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

221

Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé

)))

= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =

227

228

Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :

229

230

* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,

231

* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.

232

233

Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.

234

235

== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==

236

237

Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.

238

239

|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

240

**Critère**

241

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

242

**Relocalisation**

243

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

244

**Évènement (mouvement en régie)**

245

)))

246

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

247

Objectif principal

248

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

249

Modifier et historiser la localisation physique d’un bien

250

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

251

Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier

252

)))

253

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

254

Niveau de gestion

255

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

256

Simple, opérationnel (changement de place)

257

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

258

Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)

259

)))

260

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

261

Niveau de détail

262

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

263

Basique (qui, quand, où, commentaire)

264

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

265

Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.

266

)))

267

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

268

Planification

269

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

270

Non (action immédiate)

271

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

272

Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires

273

)))

274

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

275

Suivi de l’historique

276

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

277

Historique des emplacements (table des récolements)

278

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

279

Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)

280

)))

281

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

282

Impact sur l’emplacement du bien

283

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

284

Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré

285

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

286

Seule la localisation temporaire est mise à jour

287

)))

288

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

289

Utilisé pour

290

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

291

Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...

292

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

293

Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés

294

)))

295

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

296

Personnes concernées

297

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

298

Gestionnaires de collection, régisseurs

299

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

300

Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo

301

)))

302

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

303

Partage d’information

304

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

305

Limité, peu visible dans les interfaces projets

306

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

307

Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation

308

)))

309

310

== Exemples d'usages ==

311

312

Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.

313

314

|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

315

**Situation**

316

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

317

**Relocalisation**

318

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

319

**Évènement + Mouvement**

320

)))

321

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

322

Déplacement ponctuel sans formalité

323

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

324

✅ Adaptée, simple, immédiate

325

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

326

❌ Trop lourd, non adapté

327

)))

328

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

329

Correction d’emplacement

330

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

331

✅ Recommandée pour gestion quotidienne

332

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

333

❌

334

)))

335

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

336

Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi

337

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

338

✅ (sans historisation complexe)

339

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

340

❌

341

)))

342

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

343

Suivi structuré et documenté d’un déplacement

344

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

345

❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée

346

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

347

✅ Suivi via évènement + bordereaux

348

)))

349

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

350

Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire

351

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

352

❌ Non conforme pour traçabilité

353

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

354

✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes

355

)))

356

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

357

Expositions permanentes

358

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

359

⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)

360

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

361

✅ Si présence de logistique ou multiples objets

362

)))

363

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

364

Projet structuré impliquant plusieurs acteurs

365

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

366

❌ Non adapté à la gestion collaborative

367

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

368

✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement

369

)))

370

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

371

Traitement de conservation / restauration / analyse

372

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

373

❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique

374

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

375

✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements

376

)))

377

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

378

Mise à disposition sur place (consultation interne)

379

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

380

✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique

381

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

382

✅ Si gestion planifiée et mouvements associés

383

)))

384

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

385

Chantier des collections / Post-récolement

386

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

387

❌ Ne trace pas les étapes ni les validations

388

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

389

✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies

390

)))

391

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

392

Transfert entre sites / entre réserves

393

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

394

❌ Risque de perte de traçabilité

395

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

396

✅ Recommandé : formalisation logistique, historique

)))

= Cycle de gestion d'un évènement =

402

403

Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.

404

405

[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

406

407

408

== Création de l’événement ==

409

410

C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition

411

412

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.

417

* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.

418

)))

419

420

== Rattachement des œuvres ==

421

422

Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.

423

424

Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :

425

426

* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,

427

* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).

428

429

== Planification des mouvements ==

430

431

On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.

432

433

== Rattachement des œuvres aux mouvements ==

434

435

Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :

436

437

* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,

438

* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).

439