Code source wiki de Gérer les évènements

Version 19.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 13:49

version	line-number	content
4.1	1	(% class="mark small" %)Version 4.5.19 et ultérieures
2.1	2
5.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
19.1	6	Dans Flora, un évènement n’est pas seulement une fiche administrative : c’est la colonne vertébrale qui relie œuvres, mouvements, documents et acteurs d’un projet.
	7	Qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’une restauration ou d’un chantier des collections, l’évènement centralise toutes les informations utiles et facilite la coordination entre services.
	8	Les différentes tables associées (évènements, biens, mouvements, colis, matériels…) permettent de documenter chaque étape : de la sélection des œuvres à leur retour, en passant par la logistique de transport.
	9	Cette structuration garantit une traçabilité complète, depuis la préparation d’un projet jusqu’à son archivage.
13.1	10	)))
	11
	12	(((
	13	= Des tables interconnectées =
	14
9.1	15	La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
5.1	16
8.1	17	Tables principales :
5.1	18
6.1	19	* Table des événements
	20	* Table des biens dans l’évènement
	21	* Table des mouvements
	22	* Table des biens dans le mouvement
5.1	23
8.1	24	Tables complémentaires (optionnelles) :
6.1	25
	26	* Table des colis
	27	* Table du matériel
	28
8.1	29	L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
6.1	30
13.1	31	== Évènements ==
6.1	32
13.1	33	=== Rôle fonctionnel ===
6.1	34
	35	C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
	36
13.1	37	=== Contenu principal ===
6.1	38
	39	* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	40	* Organisme(s) impliqué(s)
	41	* Dates (prévisionnelles, réelles)
	42	* Description, responsables
	43	* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	44
13.1	45	=== Liens ===
6.1	46
	47	* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	48	* Peut contenir plusieurs mouvements
	49
13.1	50	=== Avantages ===
6.1	51
	52	* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	53	* Permet le suivi transversal des opérations
	54	* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	55
13.1	56	=== Cas d’usage ===
6.1	57
	58	>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	59	>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	60	>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	61	>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	62	>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	63	>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	64	>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	65	>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	66	>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
	67	>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	68	>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
	69
13.1	70	== Biens dans l'évènement ==
8.1	71
13.1	72	=== Rôle fonctionnel ===
8.1	73
	74	Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	75
13.1	76	=== Contenu principal ===
8.1	77
	78	* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	79	* Dimensions pour emballage (si différentes)
	80	* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	81	* Commentaire logistique ou scénographique
	82	* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	83
13.1	84	=== Liens ===
8.1	85
	86	* Dépend directement de la table Évènement
	87	* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	88	* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	89
13.1	90	=== Avantages ===
8.1	91
	92	* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	93	* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	94	* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	95
13.1	96	=== Cas d'usage ===
8.1	97
9.1	98	>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	99	>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	100	>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	101	>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	102	>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
11.1	103
13.1	104	== Mouvements ==
11.1	105
13.1	106	=== Rôle fonctionnel ===
11.1	107
	108	Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
	109
13.1	110	=== Contenu principal ===
11.1	111
	112	* Type : sortie ou entrée
	113	* Date prévue / glissement de date
	114	* Emplacement de départ et d’arrivée
	115	* Transporteur / commentaires
	116	* États de préparation et d’exécution
	117	* Documents générés (fiche, bordereau…)
	118
13.1	119	=== Liens ===
11.1	120
	121	* Rattachée à un événement
	122	* Contient des biens dans le mouvement
	123	* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
	124
13.1	125	=== Avantages ===
11.1	126
	127	* Assure la traçabilité complète des déplacements
	128	* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
	129
13.1	130	=== Cas d'usage ===
11.1	131
	132	>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
	133	>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
	134	>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
	135	>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
	136	>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
	137	>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
	138
13.1	139	== Biens dans le mouvement ==
12.1	140
13.1	141	=== Rôle fonctionnel ===
12.1	142
13.1	143	Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
12.1	144
13.1	145	Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
12.1	146
13.1	147	=== Contenu principal ===
	148
	149	* Bien transporté (lien vers sa notice)
	150	* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
	151	* Constats d’état, valeurs d’assurance
	152	* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
	153
	154	=== Liens ===
	155
	156	* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
	157	* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
	158
	159	=== Avantages ===
	160
	161	* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
	162	* Permet une personnalisation logistique précise
	163	* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
	164	* Rôle fonctionnel
	165
	166	== Récapitulatif ==
	167
17.1	168	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	169	Table
	170	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	171	Rôle principal
	172	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	173	Contenu principal
	174	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	175	Cas d’usage
	176	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
	177	Avantages
5.1	178	)))
12.1	179	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	180	Évènements
	181	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	182	Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
	183	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	184	Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
	185	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	186	Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
	187	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	188	Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
	189	)))
	190	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	191	Biens dans l’évènement
	192	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	193	Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
	194	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	195	Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
	196	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	197	Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
	198	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	199	Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
	200	)))
	201	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	202	Mouvements
	203	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	204	Planifier et documenter les déplacements de biens
	205	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	206	Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
	207	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	208	Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
	209	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	210	Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
	211	)))
	212	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	213	Biens dans le mouvement
	214	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	215	Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
	216	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	217	Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
	218	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	219	Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
	220	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	221	Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
	222	)))
16.1	223
	224
	225
	226	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
	227
	228	Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
	229
	230	* La relocalisation, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
	231	* L’évènement couplé à un mouvement, dans le module de Régie.
	232
	233	Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un outil technique, rapide et autonome, tandis que le couple évènement + mouvement permet une gestion structurée et collaborative.
	234
	235	== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
	236
	237	Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
	238
17.1	239	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	240	Critère
17.1	241	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	242	Relocalisation
17.1	243	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	244	Évènement (mouvement en régie)
12.1	245	)))
16.1	246	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	247	Objectif principal
	248	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	249	Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
	250	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	251	Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
	252	)))
	253	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	254	Niveau de gestion
	255	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	256	Simple, opérationnel (changement de place)
	257	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	258	Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
	259	)))
	260	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	261	Niveau de détail
	262	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	263	Basique (qui, quand, où, commentaire)
	264	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	265	Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
	266	)))
	267	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	268	Planification
	269	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	270	Non (action immédiate)
	271	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	272	Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
	273	)))
	274	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	275	Suivi de l’historique
	276	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	277	Historique des emplacements (table des récolements)
	278	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	279	Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
	280	)))
	281	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	282	Impact sur l’emplacement du bien
	283	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	284	Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
	285	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	286	Seule la localisation temporaire est mise à jour
	287	)))
	288	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	289	Utilisé pour
	290	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	291	Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
	292	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	293	Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
	294	)))
	295	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	296	Personnes concernées
	297	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	298	Gestionnaires de collection, régisseurs
	299	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	300	Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
	301	)))
	302	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	303	Partage d’information
	304	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	305	Limité, peu visible dans les interfaces projets
	306	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	307	Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
	308	)))
	309
	310	== Exemples d'usages ==
	311
	312	Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une relocalisation simple ou de passer par un évènement avec mouvement. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
	313
17.1	314	\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	315	Situation
17.1	316	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	317	Relocalisation
17.1	318	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
16.1	319	Évènement + Mouvement
	320	)))
	321	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	322	Déplacement ponctuel sans formalité
	323	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	324	✅ Adaptée, simple, immédiate
	325	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	326	❌ Trop lourd, non adapté
	327	)))
	328	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	329	Correction d’emplacement
	330	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	331	✅ Recommandée pour gestion quotidienne
	332	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	333	❌
	334	)))
	335	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	336	Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
	337	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	338	✅ (sans historisation complexe)
	339	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	340	❌
	341	)))
	342	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	343	Suivi structuré et documenté d’un déplacement
	344	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	345	❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
	346	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	347	✅ Suivi via évènement + bordereaux
	348	)))
	349	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	350	Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
	351	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	352	❌ Non conforme pour traçabilité
	353	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	354	✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
	355	)))
	356	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	357	Expositions permanentes
	358	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	359	⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
	360	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	361	✅ Si présence de logistique ou multiples objets
	362	)))
	363	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	364	Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
	365	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	366	❌ Non adapté à la gestion collaborative
	367	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	368	✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
	369	)))
	370	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	371	Traitement de conservation / restauration / analyse
	372	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	373	❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
	374	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	375	✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
	376	)))
	377	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	378	Mise à disposition sur place (consultation interne)
	379	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	380	✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
	381	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	382	✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
	383	)))
	384	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	385	Chantier des collections / Post-récolement
	386	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	387	❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
	388	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	389	✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
	390	)))
	391	\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	392	Transfert entre sites / entre réserves
	393	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	394	❌ Risque de perte de traçabilité
	395	)))\|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
	396	✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
	397	)))
	398
	399
	400
18.1	401	= Cycle de gestion d'un évènement =
16.1	402
17.1	403	Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
16.1	404
17.1	405	[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	406
	407
	408	== Création de l’événement ==
	409
	410	C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
	411
	412	(% class="box successmessage" %)
	413	(((
	414	Bonnes pratiques :
	415
	416	* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
18.1	417	* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	418	)))
17.1	419
18.1	420	== Rattachement des œuvres ==
17.1	421
	422	Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
	423
	424	Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
	425
18.1	426	* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
	427	* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
17.1	428
18.1	429	== Planification des mouvements ==
17.1	430
18.1	431	On crée ensuite une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
17.1	432
18.1	433	== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
17.1	434
18.1	435	Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
	436
	437	* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
	438	* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
	439
	440
	441
16.1	442
	443	)))
5.1	444	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	445	(% class="box" %)
	446	(((
	447	Sommaire
6.1	448
14.1	449	{{toc depth="2" numbered="true"/}}
5.1	450	)))
	451
	452	(% class="box" %)
	453	(((
	454	Aller plus loin
19.1	455
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