Gérer les évènements

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

(% class="box" %)

(((

)))

(((

= Des tables interconnectées =

11

12

La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.

13

14

**Tables principales** :

15

16

* Table des événements

17

* Table des biens dans l’évènement

18

* Table des mouvements

19

* Table des biens dans le mouvement

20

21

**Tables complémentaires (optionnelles) **:

* Table des colis

* Table du matériel

**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.

== Évènements ==

=== Rôle fonctionnel ===

31

32

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition

33

34

=== Contenu principal ===

35

36

* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)

37

* Organisme(s) impliqué(s)

38

* Dates (prévisionnelles, réelles)

39

* Description, responsables

40

* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)

=== Liens ===

* Rattache une ou plusieurs notices de biens

45

* Peut contenir plusieurs mouvements

=== Avantages ===

* Donne une structure logique à toutes les actions de régie

50

* Permet le suivi transversal des opérations

51

* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

=== Cas d’usage ===

>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt

56

>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution

57

>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante

58

>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)

59

>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse

60

>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites

61

>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)

62

>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis

63

>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis

64

>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte

65

>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)

66

67

== Biens dans l'évènement ==

68

69

=== Rôle fonctionnel ===

70

71

Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.

72

73

=== Contenu principal ===

74

75

* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)

76

* Dimensions pour emballage (si différentes)

77

* Cartel spécifique, fiche de prêt liée

78

* Commentaire logistique ou scénographique

79

* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)

=== Liens ===

* Dépend directement de la table Évènement

84

* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements

85

* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien

=== Avantages ===

* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement

90

* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine

91

* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement

=== Cas d'usage ===

>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

96

>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire

97

>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

98

>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

99

>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)

== Mouvements ==

=== Rôle fonctionnel ===

104

105

Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.

106

107

=== Contenu principal ===

108

109

* Type : sortie ou entrée

110

* Date prévue / glissement de date

111

* Emplacement de départ et d’arrivée

112

* Transporteur / commentaires

113

* États de préparation et d’exécution

114

* Documents générés (fiche, bordereau…)

=== Liens ===

* Rattachée à un événement

119

* Contient des biens dans le mouvement

120

* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien

=== Avantages ===

* Assure la traçabilité complète des déplacements

125

* Automatise la mise à jour des localisations temporaires

=== Cas d'usage ===

>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition

130

>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres

131

>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport

132

>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation

133

>(% class="small" %)Gérer les délais glissants

134

>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)

135

136

== Biens dans le mouvement ==

137

138

=== Rôle fonctionnel ===

139

140

Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.

141

142

Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.

143

144

=== Contenu principal ===

145

146

* Bien transporté (lien vers sa notice)

147

* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés

148

* Constats d’état, valeurs d’assurance

149

* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)

=== Liens ===

* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)

154

* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés

=== Avantages ===

* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport

159

* Permet une personnalisation logistique précise

160

* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement

* Rôle fonctionnel

== Récapitulatif ==

|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

166

**Table**

167

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

168

**Rôle principal**

169

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

170

**Contenu principal**

171

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

172

**Cas d’usage**

173

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

174

**Avantages**

175

)))

176

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

177

Évènements

178

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

179

Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)

180

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

181

Titre, type, dates, organisme, état d’avancement

182

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

183

Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne

184

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

185

Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés

186

)))

187

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

188

Biens dans l’évènement

189

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

190

Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement

191

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

192

Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus

193

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

194

Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien

195

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

196

Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice

197

)))

198

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

199

Mouvements

200

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

201

Planifier et documenter les déplacements de biens

202

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

203

Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques

204

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

205

Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution

206

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

207

Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations

208

)))

209

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

210

Biens dans le mouvement

211

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

212

Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé

213

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

214

Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires

215

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

216

Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport

217

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

218

Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé

)))

= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =

224

225

Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :

226

227

* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,

228

* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.

229

230

Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.

231

232

== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==

233

234

Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.

235

236

|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

237

**Critère**

238

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

239

**Relocalisation**

240

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

241

**Évènement (mouvement en régie)**

242

)))

243

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

244

Objectif principal

245

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

246

Modifier et historiser la localisation physique d’un bien

247

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

248

Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier

249

)))

250

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

251

Niveau de gestion

252

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

253

Simple, opérationnel (changement de place)

254

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

255

Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)

256

)))

257

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

258

Niveau de détail

259

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

260

Basique (qui, quand, où, commentaire)

261

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

262

Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.

263

)))

264

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

265

Planification

266

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

267

Non (action immédiate)

268

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

269

Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires

270

)))

271

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

272

Suivi de l’historique

273

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

274

Historique des emplacements (table des récolements)

275

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

276

Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)

277

)))

278

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

279

Impact sur l’emplacement du bien

280

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

281

Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré

282

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

283

Seule la localisation temporaire est mise à jour

284

)))

285

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

286

Utilisé pour

287

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

288

Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...

289

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

290

Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés

291

)))

292

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

293

Personnes concernées

294

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

295

Gestionnaires de collection, régisseurs

296

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

297

Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo

298

)))

299

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

300

Partage d’information

301

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

302

Limité, peu visible dans les interfaces projets

303

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

304

Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation

305

)))

306

307

== Exemples d'usages ==

308

309

Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.

310

311

|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

312

**Situation**

313

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

314

**Relocalisation**

315

)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((

316

**Évènement + Mouvement**

317

)))

318

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

319

Déplacement ponctuel sans formalité

320

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

321

✅ Adaptée, simple, immédiate

322

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

323

❌ Trop lourd, non adapté

324

)))

325

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

326

Correction d’emplacement

327

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

328

✅ Recommandée pour gestion quotidienne

329

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

330

❌

331

)))

332

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

333

Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi

334

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

335

✅ (sans historisation complexe)

336

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

337

❌

338

)))

339

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

340

Suivi structuré et documenté d’un déplacement

341

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

342

❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée

343

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

344

✅ Suivi via évènement + bordereaux

345

)))

346

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

347

Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire

348

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

349

❌ Non conforme pour traçabilité

350

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

351

✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes

352

)))

353

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

354

Expositions permanentes

355

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

356

⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)

357

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

358

✅ Si présence de logistique ou multiples objets

359

)))

360

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

361

Projet structuré impliquant plusieurs acteurs

362

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

363

❌ Non adapté à la gestion collaborative

364

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

365

✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement

366

)))

367

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

368

Traitement de conservation / restauration / analyse

369

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

370

❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique

371

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

372

✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements

373

)))

374

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

375

Mise à disposition sur place (consultation interne)

376

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

377

✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique

378

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

379

✅ Si gestion planifiée et mouvements associés

380

)))

381

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

382

Chantier des collections / Post-récolement

383

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

384

❌ Ne trace pas les étapes ni les validations

385

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

386

✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies

387

)))

388

|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

389

Transfert entre sites / entre réserves

390

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

391

❌ Risque de perte de traçabilité

392

)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((

393

✅ Recommandé : formalisation logistique, historique

)))

= Cycle de gestion d'un évènement =

399

400

Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.

401

402

403

[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

404

405

406

== Création de l’événement ==

407

408

C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition

409