Modifications pour le document Gérer les évènements

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@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.admin

Contenu

@@ -1,71 +1,323 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--
++Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
++
++Il joue un rôle central en :
++
++* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
++* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
++* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
  )))
  (((
--
++= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
--La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
++Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
--1. Tables principales
++* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
++* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
++* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
++* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
++* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
--* Table des événements
--* Table des biens dans l’évènement
--* Table des mouvements
--* Table des biens dans le mouvement
++Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
++Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
++Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Table**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Rôle principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Contenu principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Cas d’usage**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Avantages**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Évènements**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Biens dans l’évènement**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Mouvements**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planifier et documenter les déplacements de biens
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Biens dans le mouvement**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
++)))
++|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
++|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
++
++>(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
++
++>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
++
++= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
++
++La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité :
++
++(((
++1. **Créer l’évènement**
++
++* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
++
  (% start="2" %)
--1. Tables complémentaires (optionnelles)
++1. **Rattacher les œuvres à l’évènement**
--* Table des colis
--* Table du matériel
++* Sélectionner les biens concernés.
++)))
--L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
++(((
++(((
++* Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
++* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
++* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
++)))
++)))
++(((
++(% start="3" %)
++1. **Planifier les mouvements**
--= Table des évènements =
++* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
++* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
++)))
--== Rôle fonctionnel ==
++(((
++(% start="4" %)
++1. **Rattacher les œuvres aux mouvements**
--C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
++* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
--== Contenu principal ==
++(((
++* Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
++* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
++* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
++)))
++)))
--* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
--* Organisme(s) impliqué(s)
--* Dates (prévisionnelles, réelles)
--* Description, responsables
--* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
++(((
++(% start="5" %)
++1. **Suivre les mouvements et l’évènement**
--== Liens ==
++* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
++* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
++* (((
++Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
++)))
++)))
--* Rattache une ou plusieurs notices de biens
--* Peut contenir plusieurs mouvements
++[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Avantages ==
++= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
--* Permet le suivi transversal des opérations
--* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
++Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
--== Cas d’usages ==
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
-->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
-->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
-->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
-->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
-->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
-->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
-->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
-->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
-->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
-->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
-->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
++== Points clés de comparaison ==
++Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Critère**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + mouvement**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Objectif principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de gestion
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Simple, opérationnel (changement de place)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de détail
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Basique (qui, quand, où, commentaire)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planification
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Non (action immédiate)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi de l’historique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des emplacements (table des récolements)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Impact sur l’emplacement du bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Seule la localisation temporaire est mise à jour
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Utilisé pour
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnes concernées
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gestionnaires de collection, régisseurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Partage d’information
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Limité, peu visible dans les interfaces projets
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
++)))
++
++== Exemples d'usages comparé ==
++
++Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Situation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + Mouvement**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Déplacement ponctuel sans formalité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Adaptée, simple, immédiate
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Trop lourd, non adapté
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Correction d’emplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandée pour gestion quotidienne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ (sans historisation complexe)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi structuré et documenté d’un déplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Suivi via évènement + bordereaux
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non conforme pour traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Expositions permanentes
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si présence de logistique ou multiples objets
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non adapté à la gestion collaborative
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traitement de conservation / restauration / analyse
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à disposition sur place (consultation interne)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Chantier des collections / Post-récolement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transfert entre sites / entre réserves
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Risque de perte de traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
++)))
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -73,19 +73,15 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc/}}
--
--
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
--)))
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
++* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
++* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
  )))
  )))

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