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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 55.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/09 14:02
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 12:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,46 +1,152 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
6 +La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
7 7  
8 -Il joue un rôle central en :
8 +**Tables principales**​ :
9 9  
10 -* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
11 -* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
12 -* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
10 +* Table des événements​
11 +* Table des biens dans l’évènement​
12 +* Table des mouvements​
13 +* Table des biens dans le mouvement​
14 +
15 +**Tables complémentaires (optionnelles)​ **:
16 +
17 +* Table des colis​
18 +* Table du matériel​
19 +
20 +**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
13 13  )))
14 14  
15 15  (((
16 -= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
24 += Table des évènements =
17 17  
18 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
26 +== Rôle fonctionnel​ ==
19 19  
20 -* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
21 -* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
22 -* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
23 -* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
24 -* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
28 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
25 25  
26 -Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
27 -Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
30 +== Contenu principal​ ==
28 28  
29 -Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
32 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
33 +* Organisme(s) impliqué(s)​
34 +* Dates (prévisionnelles, réelles)​
35 +* Description, responsables​
36 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
30 30  
31 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 -**Table​**
33 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 -**Rôle principal​**
35 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 -**Contenu principal​**
37 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
38 -**Cas d’usage​**
39 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
40 -**Avantages​**
38 +== Liens​ ==
39 +
40 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
41 +* Peut contenir plusieurs mouvements​
42 +
43 +== Avantages​ ==
44 +
45 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
46 +* Permet le suivi transversal des opérations​
47 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
48 +
49 +== Cas d’usage ==
50 +
51 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
52 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
53 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
54 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
55 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
56 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
57 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
58 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
59 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
60 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
61 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
62 +
63 += Table des biens dans l'évènement =
64 +
65 +== Rôle fonctionnel​ ==
66 +
67 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
68 +
69 +== Contenu principal​ ==
70 +
71 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
72 +* Dimensions pour emballage (si différentes)​
73 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
74 +* Commentaire logistique ou scénographique​
75 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​
76 +
77 +== Liens​ ==
78 +
79 +* Dépend directement de la table Évènement​
80 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
81 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​
82 +
83 +== Avantages​ ==
84 +
85 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
86 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
87 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
88 +
89 +== Cas d'usage ==
90 +
91 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
92 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
93 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
94 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
95 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
96 +
97 += Table des mouvements =
98 +
99 +== Rôle fonctionnel​ ==
100 +
101 +Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.​
102 +
103 +== Contenu principal​ ==
104 +
105 +* Type : sortie ou entrée​
106 +* Date prévue / glissement de date​
107 +* Emplacement de départ et d’arrivée​
108 +* Transporteur / commentaires​
109 +* États de préparation et d’exécution​
110 +* Documents générés (fiche, bordereau…)​
111 +
112 +== Liens​ ==
113 +
114 +* Rattachée à un événement​
115 +* Contient des biens dans le mouvement​
116 +* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien​
117 +
118 +== Avantages​ ==
119 +
120 +* Assure la traçabilité complète des déplacements​
121 +* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
122 +
123 +== Cas d'usage ==
124 +
125 +>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition​
126 +>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres​
127 +>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport​
128 +>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation​
129 +>(% class="small" %)Gérer les délais glissants​
130 +>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
131 +
132 +
133 +
134 +
135 += Récapitulatif =
136 +
137 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 +Table​
139 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 +Rôle principal​
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 +Contenu principal​
143 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 +Cas d’usage​
145 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
146 +Avantages​
41 41  )))
42 42  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 -**Évènements​**
149 +Évènements​
44 44  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 45  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
46 46  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -51,7 +51,7 @@
51 51  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
52 52  )))
53 53  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 -**Biens dans l’évènement​**
160 +Biens dans l’évènement​
55 55  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 56  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
57 57  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -62,7 +62,7 @@
62 62  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
63 63  )))
64 64  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -**Mouvements​**
171 +Mouvements​
66 66  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 67  Planifier et documenter les déplacements de biens​
68 68  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -73,7 +73,7 @@
73 73  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
74 74  )))
75 75  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -**Biens dans le mouvement​**
182 +Biens dans le mouvement​
77 77  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 78  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
79 79  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -83,186 +83,7 @@
83 83  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 84  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
85 85  )))
86 -|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
87 -|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
88 -
89 ->(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
90 -
91 ->(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
92 -
93 -= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
94 -
95 -Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
96 -
97 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
98 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
99 -
100 -== Points clés de comparaison ==
101 -
102 -Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
103 -
104 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
105 -**Critère​**
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
107 -**Relocalisation​**
108 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
109 -**Évènement + mouvement**
110 110  )))
111 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Objectif principal​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
115 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
117 -)))
118 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 -Niveau de gestion​
120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Simple, opérationnel (changement de place)​
122 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
124 -)))
125 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 -Niveau de détail​
127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
129 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
131 -)))
132 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 -Planification​
134 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 -Non (action immédiate)​
136 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
138 -)))
139 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 -Suivi de l’historique​
141 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 -Historique des emplacements (table des récolements)​
143 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
145 -)))
146 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -Impact sur l’emplacement du bien​
148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
150 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
152 -)))
153 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -Utilisé pour​
155 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
157 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
159 -)))
160 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -Personnes concernées​
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
164 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
166 -)))
167 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Partage d’information​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
173 -)))
174 -
175 -== Exemples d'usages comparé ==
176 -
177 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
178 -
179 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
180 -**Situation​**
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
182 -**Relocalisation​**
183 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
184 -**Évènement + Mouvement​**
185 -)))
186 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -Déplacement ponctuel sans formalité​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
190 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 -❌ Trop lourd, non adapté​
192 -)))
193 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -Correction d’emplacement​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
197 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 -❌​
199 -)))
200 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -✅ (sans historisation complexe)​
204 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 -❌​
206 -)))
207 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
211 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
213 -)))
214 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -❌ Non conforme pour traçabilité​
218 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
220 -)))
221 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 -Expositions permanentes​
223 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
225 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
227 -)))
228 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
230 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
232 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
234 -)))
235 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
237 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
239 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
241 -)))
242 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
244 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
246 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
248 -)))
249 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 -Chantier des collections / Post-récolement​
251 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
253 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
255 -)))
256 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 -Transfert entre sites / entre réserves​
258 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 -❌ Risque de perte de traçabilité​
260 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
261 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
262 -)))
263 -
264 -
265 -)))
266 266  )))|(% style="width:300px" %)(((
267 267  (% class="box" %)
268 268  (((
... ... @@ -274,9 +274,11 @@
274 274  (% class="box" %)
275 275  (((
276 276  **Aller plus loin**
204 +)))
277 277  
278 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
279 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
206 +(% class="box" %)
207 +(((
208 +**Icônes principales**
280 280  )))
281 281  )))
282 282  
1756121203246-713.png
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