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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 54.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/08 15:34
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,323 +1,71 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 -
8 -Il joue un rôle central en :
9 -
10 -* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
11 -* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
12 -* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
6 +
13 13  )))
14 14  
15 15  (((
16 -= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
10 +
17 17  
18 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
12 +La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
19 19  
20 -* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
21 -* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
22 -* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
23 -* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
24 -* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
14 +1. Tables principales​
25 25  
26 -Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
27 -Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
16 +* Table des événements​
17 +* Table des biens dans l’évènement​
18 +* Table des mouvements​
19 +* Table des biens dans le mouvement​
28 28  
29 -Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
30 -
31 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 -**Table​**
33 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 -**Rôle principal​**
35 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 -**Contenu principal​**
37 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
38 -**Cas d’usage​**
39 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
40 -**Avantages​**
41 -)))
42 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 -**Évènements​**
44 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 -Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
46 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 -Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
48 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 -Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
50 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 -Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
52 -)))
53 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 -**Biens dans l’évènement​**
55 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 -Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 -Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
59 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 -Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
61 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
62 -Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
63 -)))
64 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -**Mouvements​**
66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 -Planifier et documenter les déplacements de biens​
68 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 -Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
70 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
71 -Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
72 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
73 -Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
74 -)))
75 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -**Biens dans le mouvement​**
77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 -Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
79 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 -Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
81 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 -Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
83 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 -Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
85 -)))
86 -|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
87 -|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
88 -
89 ->(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
90 -
91 ->(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
92 -
93 -= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
94 -
95 -La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité :
96 -
97 -(((
98 -1. **Créer l’évènement**
99 -
100 -* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
101 -
102 102  (% start="2" %)
103 -1. **Rattacher les œuvres à l’évènement**
22 +1. Tables complémentaires (optionnelles)​
104 104  
105 -* Sélectionner les biens concernés.
106 -)))
24 +* Table des colis​
25 +* Table du matériel​
107 107  
108 -(((
109 -(((
110 -* Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
111 -* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
112 -* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
113 -)))
114 -)))
27 +L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
115 115  
116 -(((
117 -(% start="3" %)
118 -1. **Planifier les mouvements**
119 119  
120 -* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
121 -* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
122 -)))
30 += Table des évènements =
123 123  
124 -(((
125 -(% start="4" %)
126 -1. **Rattacher les œuvres aux mouvements**
32 +== Rôle fonctionnel​ ==
127 127  
128 -* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
34 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
129 129  
130 -(((
131 -* Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
132 -* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
133 -* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
134 -)))
135 -)))
36 +== Contenu principal​ ==
136 136  
137 -(((
138 -(% start="5" %)
139 -1. **Suivre les mouvements et l’évènement**
38 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
39 +* Organisme(s) impliqué(s)​
40 +* Dates (prévisionnelles, réelles)​
41 +* Description, responsables​
42 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
140 140  
141 -* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
142 -* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
143 -* (((
144 -Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
145 -)))
146 -)))
44 +== Liens​ ==
147 147  
148 -[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
47 +* Peut contenir plusieurs mouvements​
149 149  
150 -= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
49 +== Avantages​ ==
151 151  
152 -Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
51 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
52 +* Permet le suivi transversal des opérations​
53 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
153 153  
154 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
155 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
55 +== Cas d’usages ==
156 156  
157 -== Points clés de comparaison ==
57 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
58 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
59 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
60 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
61 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
62 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
63 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
64 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
65 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
66 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
67 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
158 158  
159 -Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
160 -
161 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
162 -**Critère​**
163 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
164 -**Relocalisation​**
165 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
166 -**Évènement + mouvement**
167 -)))
168 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 -Objectif principal​
170 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
172 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
174 -)))
175 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -Niveau de gestion​
177 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 -Simple, opérationnel (changement de place)​
179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
181 -)))
182 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 -Niveau de détail​
184 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
186 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
188 -)))
189 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 -Planification​
191 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 -Non (action immédiate)​
193 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
195 -)))
196 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 -Suivi de l’historique​
198 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 -Historique des emplacements (table des récolements)​
200 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
202 -)))
203 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 -Impact sur l’emplacement du bien​
205 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
207 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
209 -)))
210 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 -Utilisé pour​
212 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
214 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
216 -)))
217 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 -Personnes concernées​
219 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
221 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
223 -)))
224 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 -Partage d’information​
226 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
228 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
230 -)))
231 -
232 -== Exemples d'usages comparé ==
233 -
234 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
235 -
236 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
237 -**Situation​**
238 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
239 -**Relocalisation​**
240 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
241 -**Évènement + Mouvement​**
242 -)))
243 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 -Déplacement ponctuel sans formalité​
245 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
246 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
247 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 -❌ Trop lourd, non adapté​
249 -)))
250 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 -Correction d’emplacement​
252 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
254 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 -❌​
256 -)))
257 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
259 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
260 -✅ (sans historisation complexe)​
261 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 -❌​
263 -)))
264 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
266 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
267 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
268 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
270 -)))
271 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
272 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
273 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
274 -❌ Non conforme pour traçabilité​
275 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
276 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
277 -)))
278 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
279 -Expositions permanentes​
280 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
281 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
282 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
283 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
284 -)))
285 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
286 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
287 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
288 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
289 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
290 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
291 -)))
292 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
293 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
294 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
295 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
296 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
297 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
298 -)))
299 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
300 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
301 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
302 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
303 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
304 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
305 -)))
306 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
307 -Chantier des collections / Post-récolement​
308 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
309 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
310 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
311 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
312 -)))
313 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
314 -Transfert entre sites / entre réserves​
315 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
316 -❌ Risque de perte de traçabilité​
317 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
318 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
319 -)))
320 -
321 321  
322 322  )))
323 323  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -325,15 +325,19 @@
325 325  (((
326 326  **Sommaire**
327 327  
328 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
76 +{{toc/}}
77 +
78 +
329 329  )))
330 330  
331 331  (% class="box" %)
332 332  (((
333 333  **Aller plus loin**
84 +)))
334 334  
335 -* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
336 -* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
86 +(% class="box" %)
87 +(((
88 +**Icônes principales**
337 337  )))
338 338  )))
339 339  
1756121203246-713.png
Auteur
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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