Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.admin
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,33 +1,208 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
--
--Il joue un rôle central en :
--
--* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
--* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
--* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
++
  )))
  (((
--= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
++= Des tables interconnectées =
--Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
++La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
--* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
--* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
--* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
--* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
--* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
++**Tables principales** :
--Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
--Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
++* Table des événements
++* Table des biens dans l’évènement
++* Table des mouvements
++* Table des biens dans le mouvement
--Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
++**Tables complémentaires (optionnelles) **:
++* Table des colis
++* Table du matériel
++
++**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
++
++== Évènements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
++* Organisme(s) impliqué(s)
++* Dates (prévisionnelles, réelles)
++* Description, responsables
++* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattache une ou plusieurs notices de biens
++* Peut contenir plusieurs mouvements
++
++=== Avantages ===
++
++* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
++* Permet le suivi transversal des opérations
++* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
++
++=== Cas d’usage ===
++
++>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
++>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
++>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
++>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
++>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
++>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
++>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
++>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
++>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
++>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
++>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
++
++== Biens dans l'évènement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
++
++Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
++
++• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine  les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
++
++Exemples classiques de types :
++
++•Exposition
++
++•Exposition itinérante
++
++•Prêt hors exposition
++
++•Activité
++
++•Vente
++
++•Dépôt
++
++•Déménagement
++
++•Traitement de conservation et analyse,
++
++•Commission,
++
++•etc.
++
++* Sous-type
++
++Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
++
++Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
++
++* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
++* Prêt : prêt à une autre institution
++* Catégorie
++
++La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
++
++Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
++
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
++* Dimensions pour emballage (si différentes)
++* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
++* Commentaire logistique ou scénographique
++* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend directement de la table Évènement
++* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
++* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
++
++=== Avantages ===
++
++* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
++* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
++* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
++
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
++>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
++>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
++>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
++
++== Mouvements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Type : sortie ou entrée
++* Date prévue / glissement de date
++* Emplacement de départ et d’arrivée
++* Transporteur / commentaires
++* États de préparation et d’exécution
++* Documents générés (fiche, bordereau…)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattachée à un événement
++* Contient des biens dans le mouvement
++* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
++
++=== Avantages ===
++
++* Assure la traçabilité complète des déplacements
++* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
++
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
++>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
++>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
++>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
++>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
++>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
++
++== Biens dans le mouvement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
++
++Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien transporté (lien vers sa notice)
++* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
++* Constats d’état, valeurs d’assurance
++* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
++* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
++
++=== Avantages ===
++
++* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
++* Permet une personnalisation logistique précise
++* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
++* Rôle fonctionnel
++
++== Récapitulatif ==
++
  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Table**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
@@ -40,7 +40,7 @@
  **Avantages**
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Évènements**
++Évènements
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -51,7 +51,7 @@
  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans l’évènement**
++Biens dans l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -62,7 +62,7 @@
  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Mouvements**
++Mouvements
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Planifier et documenter les déplacements de biens
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -73,7 +73,7 @@
  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans le mouvement**
++Biens dans le mouvement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -83,87 +83,28 @@
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
  )))
--|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
--|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
-->(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
-->(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
--= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
++= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité :
++Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
--(((
--1. **Créer l’évènement**
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
--* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
++Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
--(% start="2" %)
--1. **Rattacher les œuvres à l’évènement**
++== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
--* Sélectionner les biens concernés.
--)))
++Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--(((
--(((
--* Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
--* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
--* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
--)))
--)))
--
--(((
--(% start="3" %)
--1. **Planifier les mouvements**
--
--* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
--* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
--)))
--
--(((
--(% start="4" %)
--1. **Rattacher les œuvres aux mouvements**
--
--* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
--
--(((
--* Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
--* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
--* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
--)))
--)))
--
--(((
--(% start="5" %)
--1. **Suivre les mouvements et l’évènement**
--
--* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
--* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
--* (((
--Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
--)))
--)))
--
--[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--
--Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
--
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
--
--== Points clés de comparaison ==
--
--Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--
  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Critère**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Relocalisation**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + mouvement**
++**Évènement (mouvement en régie)**
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Objectif principal
@@ -229,7 +229,7 @@
  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
  )))
--== Exemples d'usages comparé ==
++== Exemples d'usages ==
  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
@@ -318,6 +318,50 @@
  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
  )))
++
++
++= Cycle de gestion d'un évènement =
++
++Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
++
++
++[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Création de l’événement ==
++
++C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
++
++* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
++* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
++)))
++
++== Rattachement des œuvres ==
++
++Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
++
++Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
++
++* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
++* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
++
++== Planification des mouvements ==
++
++On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
++
++== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
++
++Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
++
++* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
++* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
++
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -325,15 +325,17 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
++)))
--* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
--* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
  )))
  )))

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