Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32

From 7.1 to 6.1 From 37.1 to 36.1

Depuis la version 36.1

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:50

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

À la version 7.1

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:56

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 2 suppressions)
- 1756121203246-713.png
- 1756124115975-963.png

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,303 +3,69 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
--Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
--
--Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
++
  )))
  (((
--= Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
++
--Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
--La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
++La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un ensemble de tables interconnectées, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
--* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
--* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
--* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
--* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
++1. Tables principales
--Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
++* Table des événements
++* Table des biens dans l’évènement
++* Table des mouvements
++* Table des biens dans le mouvement
--Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
++(% start="2" %)
++1. Tables complémentaires (optionnelles)
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Table**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Rôle principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Contenu principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Cas d’usage**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Avantages**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Évènements**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans l’évènement**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Mouvements**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planifier et documenter les déplacements de biens
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans le mouvement**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
--)))
--|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
--|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
++* Table des colis
++* Table du matériel
--== Cas d’usage ==
++L’ensemble de ces tables forme un système modulaire assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
-->(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
--= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++= Table des évènements =
--Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++== Rôle fonctionnel ==
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
--Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++== Contenu principal ==
--== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
++* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
++* Organisme(s) impliqué(s)
++* Dates (prévisionnelles, réelles)
++* Description, responsables
++* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
--Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++== Liens ==
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Critère**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement (mouvement en régie)**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Objectif principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de gestion
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Simple, opérationnel (changement de place)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de détail
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Basique (qui, quand, où, commentaire)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planification
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non (action immédiate)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi de l’historique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des emplacements (table des récolements)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Impact sur l’emplacement du bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Seule la localisation temporaire est mise à jour
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Utilisé pour
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnes concernées
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gestionnaires de collection, régisseurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Partage d’information
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Limité, peu visible dans les interfaces projets
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
--)))
++* Rattache une ou plusieurs notices de biens
++* Peut contenir plusieurs mouvements
--== Exemples d'usages ==
++== Avantages ==
--Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
++* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
++* Permet le suivi transversal des opérations
++* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Situation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + Mouvement**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Déplacement ponctuel sans formalité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Adaptée, simple, immédiate
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Trop lourd, non adapté
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Correction d’emplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandée pour gestion quotidienne
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ (sans historisation complexe)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi structuré et documenté d’un déplacement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Suivi via évènement + bordereaux
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non conforme pour traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Expositions permanentes
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si présence de logistique ou multiples objets
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non adapté à la gestion collaborative
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traitement de conservation / restauration / analyse
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à disposition sur place (consultation interne)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Chantier des collections / Post-récolement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transfert entre sites / entre réserves
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Risque de perte de traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
--)))
++== Cas d’usages ==
--= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
++>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
++>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
++>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
++>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
++>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
++>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
++>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
++>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
++>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
++>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
++>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
--Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
--Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
--
--L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
--
--[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Création de l’événement ==
--
--C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
--* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
--)))
--
--== Rattachement des œuvres ==
--
--Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
--
--Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
--
--* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
--* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
--
--== Planification des mouvements ==
--
--On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
--
--== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
--
--Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
--
--* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
--* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -307,19 +307,14 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++{{toc/}}
++
++
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
--
--* Créer un évènement
--* Planifier et suivre les mouvements associés
--
--
--
--* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)

1756121203246-713.png

Auteur

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-98.5 KB

Contenu

1756124115975-963.png

Auteur

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-67.2 KB

Contenu

Modifications pour le document Gérer les évènements

Résumé

Détails

Rechercher

Navigation