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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:35
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À la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:47
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,326 +1,3 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 -Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 -
9 -Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
10 -)))
11 -
12 -(((
13 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 -
15 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 -La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
17 -
18 -* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 -* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 -* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 -* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
22 -
23 -Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
24 -
25 -Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
26 -
27 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 -**Table​**
29 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 -**Rôle principal​**
31 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 -**Contenu principal​**
33 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 -**Cas d’usage​**
35 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 -**Avantages​**
37 -)))
38 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
39 -**Évènements​**
40 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 -Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 -Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 -Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 -Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 -)))
49 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
50 -**Biens dans l’évènement​**
51 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 -Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 -Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 -Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 -Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 -)))
60 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 -**Mouvements​**
62 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 -Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 -Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 -Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 -)))
71 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -**Biens dans le mouvement​**
73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 -Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 -Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 -Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 -)))
82 -|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 -|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
84 -
85 -== Cas d’usage ==
86 -
87 ->(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
88 -
89 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
90 -
91 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
92 -
93 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
94 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
95 -
96 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
97 -
98 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
99 -
100 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
101 -
102 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
103 -**Critère​**
104 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
105 -**Relocalisation​**
106 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
107 -**Évènement (mouvement en régie)​**
108 -)))
109 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 -Objectif principal​
111 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
113 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
115 -)))
116 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
117 -Niveau de gestion​
118 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 -Simple, opérationnel (changement de place)​
120 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
122 -)))
123 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 -Niveau de détail​
125 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
127 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
129 -)))
130 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 -Planification​
132 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 -Non (action immédiate)​
134 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
136 -)))
137 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 -Suivi de l’historique​
139 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 -Historique des emplacements (table des récolements)​
141 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
143 -)))
144 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 -Impact sur l’emplacement du bien​
146 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
148 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
150 -)))
151 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 -Utilisé pour​
153 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
155 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
157 -)))
158 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -Personnes concernées​
160 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
162 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
164 -)))
165 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -Partage d’information​
167 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
171 -)))
172 -
173 -== Exemples d'usages ==
174 -
175 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
176 -
177 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
178 -**Situation​**
179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
180 -**Relocalisation​**
181 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
182 -**Évènement + Mouvement​**
183 -)))
184 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 -Déplacement ponctuel sans formalité​
186 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
188 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 -❌ Trop lourd, non adapté​
190 -)))
191 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 -Correction d’emplacement​
193 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
195 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 -❌​
197 -)))
198 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
200 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -✅ (sans historisation complexe)​
202 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 -❌​
204 -)))
205 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
207 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
209 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
211 -)))
212 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
214 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 -❌ Non conforme pour traçabilité​
216 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
218 -)))
219 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 -Expositions permanentes​
221 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
223 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
225 -)))
226 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
228 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
230 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
232 -)))
233 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
235 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
237 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
239 -)))
240 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
242 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
244 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
246 -)))
247 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 -Chantier des collections / Post-récolement​
249 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
251 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
253 -)))
254 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 -Transfert entre sites / entre réserves​
256 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 -❌ Risque de perte de traçabilité​
258 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
260 -)))
261 -
262 -= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
263 -
264 -Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
265 -Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
266 -
267 -L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
268 -
269 -[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -== Création de l’événement ==
272 -
273 -C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
274 -
275 -(% class="box successmessage" %)
276 -(((
277 -Bonnes pratiques :
278 -
279 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
280 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
281 -)))
282 -
283 -== Rattachement des œuvres ==
284 -
285 -Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
286 -
287 -Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
288 -
289 -* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
290 -* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
291 -
292 -== Planification des mouvements ==
293 -
294 -On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
295 -
296 -== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
297 -
298 -Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
299 -
300 -* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
301 -* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
302 -
303 303  
304 -)))
305 -)))|(% style="width:300px" %)(((
306 -(% class="box" %)
307 -(((
308 -**Sommaire**
309 -
310 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
311 -)))
312 -
313 -(% class="box" %)
314 -(((
315 -**Aller plus loin**
316 -
317 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
318 -)))
319 -
320 -(% class="box" %)
321 -(((
322 -**Icônes principales**
323 -)))
324 -)))
325 -
326 -
1756121203246-713.png
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