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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 3.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:48
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sur 2025/09/08 15:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,3 +1,340 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 +
8 +Il joue un rôle central en :
9 +
10 +* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
11 +* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
12 +* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
13 +)))
14 +
15 +(((
16 += Découvrir la logique des évènements dans Flora =
17 +
18 +Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
19 +
20 +* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
21 +* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
22 +* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
23 +* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
24 +* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
25 +
26 +Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
27 +Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
28 +
29 +Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
30 +
31 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 +**Table​**
33 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 +**Rôle principal​**
35 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 +**Contenu principal​**
37 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
38 +**Cas d’usage​**
39 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
40 +**Avantages​**
41 +)))
42 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 +**Évènements​**
44 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 +Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
46 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 +Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
48 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
49 +Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
50 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
51 +Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
52 +)))
53 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 +**Biens dans l’évènement​**
55 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 +Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
57 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 +Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
59 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
60 +Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
61 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
62 +Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
63 +)))
64 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 +**Mouvements​**
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 +Planifier et documenter les déplacements de biens​
68 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 +Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
70 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
71 +Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
72 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
73 +Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
74 +)))
75 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 +**Biens dans le mouvement​**
77 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 +Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
79 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 +Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
81 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
82 +Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
83 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
84 +Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
85 +)))
86 +|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
87 +|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
88 +
89 +>(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
90 +
91 +>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
92 +
93 += Comment gérer les évènements dans Flora ? =
94 +
95 +La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité :
96 +
97 +(((
98 +1. **Créer l’évènement**
99 +
100 +* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
101 +
102 +(% start="2" %)
103 +1. **Rattacher les œuvres à l’évènement**
104 +
105 +* Sélectionner les biens concernés.
106 +)))
107 +
108 +(((
109 +(((
110 +* Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
111 +* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
112 +* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
113 +)))
114 +)))
115 +
116 +(((
117 +(% start="3" %)
118 +1. **Planifier les mouvements**
119 +
120 +* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
121 +* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
122 +)))
123 +
124 +(((
125 +(% start="4" %)
126 +1. **Rattacher les œuvres aux mouvements**
127 +
128 +* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
129 +
130 +(((
131 +* Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
132 +* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
133 +* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
134 +)))
135 +)))
136 +
137 +(((
138 +(% start="5" %)
139 +1. **Suivre les mouvements et l’évènement**
140 +
141 +* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
142 +* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
143 +* (((
144 +Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
145 +)))
146 +)))
147 +
148 +[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 += Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
151 +
152 +Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
153 +
154 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
155 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
156 +
157 +== Points clés de comparaison ==
158 +
159 +Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
160 +
161 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
162 +**Critère​**
163 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
164 +**Relocalisation​**
165 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
166 +**Évènement + mouvement**
167 +)))
168 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 +Objectif principal​
170 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
172 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
174 +)))
175 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 +Niveau de gestion​
177 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 +Simple, opérationnel (changement de place)​
179 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
181 +)))
182 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
183 +Niveau de détail​
184 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
186 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
188 +)))
189 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 +Planification​
191 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 +Non (action immédiate)​
193 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
195 +)))
196 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 +Suivi de l’historique​
198 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 +Historique des emplacements (table des récolements)​
200 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
202 +)))
203 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 +Impact sur l’emplacement du bien​
205 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
207 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
209 +)))
210 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 +Utilisé pour​
212 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
214 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
216 +)))
217 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 +Personnes concernées​
219 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
221 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
223 +)))
224 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 +Partage d’information​
226 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
228 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
230 +)))
231 +
232 +== Exemples d'usages comparé ==
233 +
234 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
235 +
236 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
237 +**Situation​**
238 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
239 +**Relocalisation​**
240 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
241 +**Évènement + Mouvement​**
242 +)))
243 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 +Déplacement ponctuel sans formalité​
245 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
246 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
247 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 +❌ Trop lourd, non adapté​
249 +)))
250 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 +Correction d’emplacement​
252 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
254 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 +❌​
256 +)))
257 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
259 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
260 +✅ (sans historisation complexe)​
261 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 +❌​
263 +)))
264 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
266 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
267 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
268 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
270 +)))
271 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
272 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
273 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
274 +❌ Non conforme pour traçabilité​
275 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
276 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
277 +)))
278 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
279 +Expositions permanentes​
280 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
281 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
282 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
283 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
284 +)))
285 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
286 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
287 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
288 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
289 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
290 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
291 +)))
292 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
293 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
294 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
295 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
296 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
297 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
298 +)))
299 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
300 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
301 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
302 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
303 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
304 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
305 +)))
306 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
307 +Chantier des collections / Post-récolement​
308 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
309 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
310 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
311 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
312 +)))
313 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
314 +Transfert entre sites / entre réserves​
315 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
316 +❌ Risque de perte de traçabilité​
317 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
318 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
319 +)))
320 +
3 3  
322 +)))
323 +)))|(% style="width:300px" %)(((
324 +(% class="box" %)
325 +(((
326 +**Sommaire**
327 +
328 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
329 +)))
330 +
331 +(% class="box" %)
332 +(((
333 +**Aller plus loin**
334 +
335 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
336 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
337 +)))
338 +)))
339 +
340 +
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