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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:15
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 12:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,85 +3,49 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 -Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
6 +La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
8 8  
9 -Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
8 +**Tables principales**​ :
9 +
10 +* Table des événements​
11 +* Table des biens dans l’évènement​
12 +* Table des mouvements​
13 +* Table des biens dans le mouvement​
14 +
15 +**Tables complémentaires (optionnelles)​ **:
16 +
17 +* Table des colis​
18 +* Table du matériel​
19 +
20 +**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
24 += Table des évènements =
14 14  
15 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 -La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
26 +== Rôle fonctionnel​ ==
17 17  
18 -* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 -* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 -* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 -* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
28 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
22 22  
23 -Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
30 +== Contenu principal​ ==
24 24  
25 -Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
32 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
33 +* Organisme(s) impliqué(s)​
34 +* Dates (prévisionnelles, réelles)​
35 +* Description, responsables​
36 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
26 26  
27 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 -**Table​**
29 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 -**Rôle principal​**
31 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 -**Contenu principal​**
33 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 -**Cas d’usage​**
35 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 -**Avantages​**
37 -)))
38 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
39 -**Évènements​**
40 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 -Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 -Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 -Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 -Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 -)))
49 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
50 -**Biens dans l’évènement​**
51 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 -Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 -Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 -Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 -Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 -)))
60 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 -**Mouvements​**
62 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 -Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 -Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 -Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 -Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 -)))
71 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 -**Biens dans le mouvement​**
73 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 -Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 -Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 -Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 -Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 -)))
82 -|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 -|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
38 +== Liens​ ==
84 84  
40 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
41 +* Peut contenir plusieurs mouvements​
42 +
43 +== Avantages​ ==
44 +
45 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
46 +* Permet le suivi transversal des opérations​
47 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
48 +
85 85  == Cas d’usage ==
86 86  
87 87  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
... ... @@ -96,224 +96,40 @@
96 96  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
97 97  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
98 98  
99 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
63 += Table des biens dans l'évènement =
100 100  
101 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
65 +== Rôle fonctionnel​ ==
102 102  
103 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
104 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
67 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
105 105  
106 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
69 +== Contenu principal​ ==
107 107  
108 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
71 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
72 +* Dimensions pour emballage (si différentes)​
73 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
74 +* Commentaire logistique ou scénographique​
75 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​
109 109  
110 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
77 +== Liens​ ==
111 111  
112 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
113 -**Critère​**
114 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
115 -**Relocalisation​**
116 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
117 -**Évènement (mouvement en régie)​**
118 -)))
119 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 -Objectif principal​
121 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
123 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
125 -)))
126 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 -Niveau de gestion​
128 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 -Simple, opérationnel (changement de place)​
130 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
132 -)))
133 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 -Niveau de détail​
135 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
137 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
139 -)))
140 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 -Planification​
142 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 -Non (action immédiate)​
144 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
146 -)))
147 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 -Suivi de l’historique​
149 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 -Historique des emplacements (table des récolements)​
151 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
153 -)))
154 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 -Impact sur l’emplacement du bien​
156 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
158 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
160 -)))
161 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 -Utilisé pour​
163 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
165 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
167 -)))
168 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 -Personnes concernées​
170 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
172 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
174 -)))
175 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -Partage d’information​
177 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
181 -)))
79 +* Dépend directement de la table Évènement​
80 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
81 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​
182 182  
183 -== Exemples d'usages ==
83 +== Avantages​ ==
184 184  
185 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
85 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
86 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
87 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
186 186  
187 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
188 -**Situation​**
189 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
190 -**Relocalisation​**
191 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
192 -**Évènement + Mouvement​**
193 -)))
194 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 -Déplacement ponctuel sans formalité​
196 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
198 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 -❌ Trop lourd, non adapté​
200 -)))
201 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 -Correction d’emplacement​
203 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
205 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 -❌​
207 -)))
208 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
210 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 -✅ (sans historisation complexe)​
212 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 -❌​
214 -)))
215 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
217 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
219 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
221 -)))
222 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
224 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 -❌ Non conforme pour traçabilité​
226 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
228 -)))
229 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 -Expositions permanentes​
231 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
233 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
235 -)))
236 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
237 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
238 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
239 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
240 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
242 -)))
243 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
245 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
246 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
247 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
249 -)))
250 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
252 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
254 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
256 -)))
257 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 -Chantier des collections / Post-récolement​
259 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
260 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
261 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
263 -)))
264 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 -Transfert entre sites / entre réserves​
266 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
267 -❌ Risque de perte de traçabilité​
268 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
270 -)))
89 +== Cas d'usage ==
271 271  
272 -= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
273 -
274 -Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
275 -Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
276 -
277 -L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
278 -
279 -[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 -
281 -== Création de l’événement ==
282 -
283 -C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
284 -
285 -(% class="box successmessage" %)
286 -(((
287 -Bonnes pratiques :
288 -
289 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
290 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
91 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
92 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
93 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
94 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
95 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
291 291  )))
292 -
293 -== Rattachement des œuvres ==
294 -
295 -Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
296 -
297 -Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
298 -
299 -* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
300 -* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
301 -
302 -== Planification des mouvements ==
303 -
304 -On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
305 -
306 -== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
307 -
308 -Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
309 -
310 -* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
311 -* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
312 -
313 -
314 -
315 -
316 -)))
317 317  )))|(% style="width:300px" %)(((
318 318  (% class="box" %)
319 319  (((
... ... @@ -325,8 +325,6 @@
325 325  (% class="box" %)
326 326  (((
327 327  **Aller plus loin**
328 -
329 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
330 330  )))
331 331  
332 332  (% class="box" %)
1756121203246-713.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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