Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,87 +3,55 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
--Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
--
--Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
++
  )))
  (((
--= A quoi servent les évènements ? =
++= Des tables interconnectées =
--Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
--La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
++La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
--* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
--* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
--* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
--* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
++**Tables principales** :
--Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
++* Table des événements
++* Table des biens dans l’évènement
++* Table des mouvements
++* Table des biens dans le mouvement
--Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
++**Tables complémentaires (optionnelles) **:
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Table**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Rôle principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Contenu principal**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Cas d’usage**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Avantages**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Évènements**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans l’évènement**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Mouvements**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planifier et documenter les déplacements de biens
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--**Biens dans le mouvement**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
--)))
--|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
--|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
++* Table des colis
++* Table du matériel
--== Cas d’usage ==
++**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
++== Évènements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
++* Organisme(s) impliqué(s)
++* Dates (prévisionnelles, réelles)
++* Description, responsables
++* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattache une ou plusieurs notices de biens
++* Peut contenir plusieurs mouvements
++
++=== Avantages ===
++
++* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
++* Permet le suivi transversal des opérations
++* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
++
++=== Cas d’usage ===
++
  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
  >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
  >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
@@ -96,224 +96,162 @@
  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
--= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++== Biens dans l'évènement ==
--Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++=== Rôle fonctionnel ===
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
--Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++=== Contenu principal ===
--== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
++* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
++* Dimensions pour emballage (si différentes)
++* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
++* Commentaire logistique ou scénographique
++* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
--Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++=== Liens ===
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Critère**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement (mouvement en régie)**
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Objectif principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de gestion
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Simple, opérationnel (changement de place)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Niveau de détail
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Basique (qui, quand, où, commentaire)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planification
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Non (action immédiate)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi de l’historique
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des emplacements (table des récolements)
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Impact sur l’emplacement du bien
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Seule la localisation temporaire est mise à jour
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Utilisé pour
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnes concernées
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Gestionnaires de collection, régisseurs
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Partage d’information
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Limité, peu visible dans les interfaces projets
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
--)))
++* Dépend directement de la table Évènement
++* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
++* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
--== Exemples d'usages ==
++=== Avantages ===
--Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
++* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
++* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
++* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
--|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Situation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Relocalisation**
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement + Mouvement**
--)))
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
++>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
++>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
++>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
++
++== Mouvements ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Type : sortie ou entrée
++* Date prévue / glissement de date
++* Emplacement de départ et d’arrivée
++* Transporteur / commentaires
++* États de préparation et d’exécution
++* Documents générés (fiche, bordereau…)
++
++=== Liens ===
++
++* Rattachée à un événement
++* Contient des biens dans le mouvement
++* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
++
++=== Avantages ===
++
++* Assure la traçabilité complète des déplacements
++* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
++
++=== Cas d'usage ===
++
++>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
++>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
++>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
++>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
++>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
++>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
++
++== Biens dans le mouvement ==
++
++=== Rôle fonctionnel ===
++
++Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
++
++Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
++
++=== Contenu principal ===
++
++* Bien transporté (lien vers sa notice)
++* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
++* Constats d’état, valeurs d’assurance
++* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
++
++=== Liens ===
++
++* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
++* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
++
++=== Avantages ===
++
++* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
++* Permet une personnalisation logistique précise
++* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
++* Rôle fonctionnel
++
++
++
++== Récapitulatif ==
++
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Déplacement ponctuel sans formalité
++Table
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Adaptée, simple, immédiate
++Rôle principal
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Trop lourd, non adapté
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Correction d’emplacement
++Contenu principal
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandée pour gestion quotidienne
++Cas d’usage
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
++Avantages
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
++Évènements
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ (sans historisation complexe)
++Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Suivi structuré et documenté d’un déplacement
++Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
++Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Suivi via évènement + bordereaux
++Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
++Biens dans l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non conforme pour traçabilité
++Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Expositions permanentes
++Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
++Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si présence de logistique ou multiples objets
++Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
++Mouvements
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Non adapté à la gestion collaborative
++Planifier et documenter les déplacements de biens
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traitement de conservation / restauration / analyse
++Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
++Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
++Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mise à disposition sur place (consultation interne)
++Biens dans le mouvement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
++Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
--)))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Chantier des collections / Post-récolement
++Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
++Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
++Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
  )))
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Transfert entre sites / entre réserves
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--❌ Risque de perte de traçabilité
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
  )))
--
--
--
--= Cycle de gestion d'un évènement =
--
--Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
--
--[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Création de l’événement ==
--
--C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
--* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
--)))
--
--== Rattachement des œuvres ==
--
--Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
--
--Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
--
--* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
--* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
--
--== Planification des mouvements ==
--
--On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
--
--== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
--
--Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
--
--* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
--* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
--
--
--
--
--)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -325,8 +325,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
--
--* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)

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