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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:01
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À la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,27 +3,55 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 -Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 -
9 -Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
6 +
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= A quoi servent les évènements ? =
10 += Des tables interconnectées =
14 14  
15 -Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 -La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
12 +La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
17 17  
18 -* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 -* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 -* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 -* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
14 +**Tables principales**​ :
22 22  
23 -Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
16 +* Table des événements​
17 +* Table des biens dans l’évènement​
18 +* Table des mouvements​
19 +* Table des biens dans le mouvement​
24 24  
25 -== Cas d’usage ==
21 +**Tables complémentaires (optionnelles)​ **:
26 26  
23 +* Table des colis​
24 +* Table du matériel​
25 +
26 +**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
27 +
28 +== Évènements ==
29 +
30 +=== Rôle fonctionnel​ ===
31 +
32 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
33 +
34 +=== Contenu principal​ ===
35 +
36 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
37 +* Organisme(s) impliqué(s)​
38 +* Dates (prévisionnelles, réelles)​
39 +* Description, responsables​
40 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
41 +
42 +=== Liens​ ===
43 +
44 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
45 +* Peut contenir plusieurs mouvements​
46 +
47 +=== Avantages​ ===
48 +
49 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
50 +* Permet le suivi transversal des opérations​
51 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
52 +
53 +=== Cas d’usage ===
54 +
27 27  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
28 28  >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
29 29  >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
... ... @@ -36,18 +36,116 @@
36 36  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
37 37  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
38 38  
67 +== Biens dans l'évènement ==
68 +
69 +=== Rôle fonctionnel​ ===
70 +
71 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
72 +
73 +=== Contenu principal​ ===
74 +
75 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
76 +* Dimensions pour emballage (si différentes)​
77 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
78 +* Commentaire logistique ou scénographique​
79 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​
80 +
81 +=== Liens​ ===
82 +
83 +* Dépend directement de la table Évènement​
84 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
85 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​
86 +
87 +=== Avantages​ ===
88 +
89 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
90 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
91 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
92 +
93 +=== Cas d'usage ===
94 +
95 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
96 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
97 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
98 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
99 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
100 +
101 +== Mouvements ==
102 +
103 +=== Rôle fonctionnel​ ===
104 +
105 +Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.​
106 +
107 +=== Contenu principal​ ===
108 +
109 +* Type : sortie ou entrée​
110 +* Date prévue / glissement de date​
111 +* Emplacement de départ et d’arrivée​
112 +* Transporteur / commentaires​
113 +* États de préparation et d’exécution​
114 +* Documents générés (fiche, bordereau…)​
115 +
116 +=== Liens​ ===
117 +
118 +* Rattachée à un événement​
119 +* Contient des biens dans le mouvement​
120 +* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien​
121 +
122 +=== Avantages​ ===
123 +
124 +* Assure la traçabilité complète des déplacements​
125 +* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
126 +
127 +=== Cas d'usage ===
128 +
129 +>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition​
130 +>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres​
131 +>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport​
132 +>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation​
133 +>(% class="small" %)Gérer les délais glissants​
134 +>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
135 +
136 +== Biens dans le mouvement ==
137 +
138 +=== Rôle fonctionnel ===
139 +
140 +Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
141 +
142 +Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
143 +
144 +=== Contenu principal ===
145 +
146 +* Bien transporté (lien vers sa notice)
147 +* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
148 +* Constats d’état, valeurs d’assurance
149 +* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
150 +
151 +=== Liens ===
152 +
153 +* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
154 +* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
155 +
156 +=== Avantages ===
157 +
158 +* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
159 +* Permet une personnalisation logistique précise
160 +* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
161 +* Rôle fonctionnel
162 +
163 +
164 +
39 39  == Récapitulatif ==
40 40  
41 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
42 -**Table​**
43 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
44 -**Rôle principal​**
45 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
46 -**Contenu principal​**
47 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
48 -**Cas d’usage​**
49 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
50 -**Avantages​**
167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Table​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Rôle principal​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +Contenu principal​
173 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 +Cas d’usage​
175 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 +Avantages​
51 51  )))
52 52  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
53 53  Évènements​
... ... @@ -93,227 +93,7 @@
93 93  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
94 94  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
95 95  )))
96 -
97 -
98 -
99 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
100 -
101 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
102 -
103 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
104 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
105 -
106 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
107 -
108 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
109 -
110 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
111 -
112 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
113 -**Critère​**
114 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
115 -**Relocalisation​**
116 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
117 -**Évènement (mouvement en régie)​**
118 118  )))
119 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
120 -Objectif principal​
121 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
122 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
123 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
125 -)))
126 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
127 -Niveau de gestion​
128 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
129 -Simple, opérationnel (changement de place)​
130 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
132 -)))
133 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
134 -Niveau de détail​
135 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
136 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
137 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
139 -)))
140 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
141 -Planification​
142 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
143 -Non (action immédiate)​
144 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
146 -)))
147 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
148 -Suivi de l’historique​
149 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
150 -Historique des emplacements (table des récolements)​
151 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
153 -)))
154 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
155 -Impact sur l’emplacement du bien​
156 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
157 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
158 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
160 -)))
161 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
162 -Utilisé pour​
163 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
164 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
165 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
167 -)))
168 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
169 -Personnes concernées​
170 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
171 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
172 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
173 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
174 -)))
175 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -Partage d’information​
177 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
178 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
179 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
180 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
181 -)))
182 -
183 -== Exemples d'usages ==
184 -
185 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
186 -
187 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
188 -**Situation​**
189 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
190 -**Relocalisation​**
191 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
192 -**Évènement + Mouvement​**
193 -)))
194 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
195 -Déplacement ponctuel sans formalité​
196 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
197 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
198 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 -❌ Trop lourd, non adapté​
200 -)))
201 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
202 -Correction d’emplacement​
203 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
204 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
205 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 -❌​
207 -)))
208 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
209 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
210 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
211 -✅ (sans historisation complexe)​
212 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 -❌​
214 -)))
215 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
216 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
217 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
219 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
221 -)))
222 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
223 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
224 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
225 -❌ Non conforme pour traçabilité​
226 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
228 -)))
229 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
230 -Expositions permanentes​
231 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
232 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
233 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
235 -)))
236 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
237 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
238 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
239 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
240 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
242 -)))
243 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
244 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
245 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
246 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
247 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
249 -)))
250 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
252 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
254 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
256 -)))
257 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 -Chantier des collections / Post-récolement​
259 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
260 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
261 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
262 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
263 -)))
264 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 -Transfert entre sites / entre réserves​
266 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
267 -❌ Risque de perte de traçabilité​
268 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
269 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
270 -)))
271 -
272 -
273 -
274 -= Cycle de gestion d'un évènement =
275 -
276 -Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
277 -
278 -[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 -
280 -
281 -== Création de l’événement ==
282 -
283 -C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
284 -
285 -(% class="box successmessage" %)
286 -(((
287 -Bonnes pratiques :
288 -
289 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
290 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
291 -)))
292 -
293 -== Rattachement des œuvres ==
294 -
295 -Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
296 -
297 -Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
298 -
299 -* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
300 -* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
301 -
302 -== Planification des mouvements ==
303 -
304 -On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
305 -
306 -== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
307 -
308 -Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
309 -
310 -* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
311 -* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
312 -
313 -
314 -
315 -
316 -)))
317 317  )))|(% style="width:300px" %)(((
318 318  (% class="box" %)
319 319  (((
... ... @@ -325,8 +325,6 @@
325 325  (% class="box" %)
326 326  (((
327 327  **Aller plus loin**
328 -
329 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage.WebHome]]
330 330  )))
331 331  
332 332  (% class="box" %)
1756121203246-713.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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