Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.admin

Contenu

@@ -1,208 +1,33 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--
++Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
++
++Il joue un rôle central en :
++
++* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
++* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
++* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
  )))
  (((
--= Des tables interconnectées =
++= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
--La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
++Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
--**Tables principales** :
++* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
++* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
++* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
++* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
++* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
--* Table des événements
--* Table des biens dans l’évènement
--* Table des mouvements
--* Table des biens dans le mouvement
++Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
++Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
--**Tables complémentaires (optionnelles) **:
++Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
--* Table des colis
--* Table du matériel
--
--**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
--
--== Évènements ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
--* Organisme(s) impliqué(s)
--* Dates (prévisionnelles, réelles)
--* Description, responsables
--* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
--
--=== Liens ===
--
--* Rattache une ou plusieurs notices de biens
--* Peut contenir plusieurs mouvements
--
--=== Avantages ===
--
--* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
--* Permet le suivi transversal des opérations
--* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
--
--=== Cas d’usage ===
--
-->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
-->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
-->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
-->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
-->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
-->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
-->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
-->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
-->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
-->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
-->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
--
--== Biens dans l'évènement ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
--
--Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
--
--• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine  les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
--
--Exemples classiques de types :
--
--•Exposition
--
--•Exposition itinérante
--
--•Prêt hors exposition
--
--•Activité
--
--•Vente
--
--•Dépôt
--
--•Déménagement
--
--•Traitement de conservation et analyse,
--
--•Commission,
--
--•etc.
--
--* Sous-type
--
--Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
--
--Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
--
--* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
--* Prêt : prêt à une autre institution
--* Catégorie
--
--La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
--
--Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
--
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
--* Dimensions pour emballage (si différentes)
--* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
--* Commentaire logistique ou scénographique
--* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
--
--=== Liens ===
--
--* Dépend directement de la table Évènement
--* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
--* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
--
--=== Avantages ===
--
--* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
--* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
--* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
--
--=== Cas d'usage ===
--
-->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
-->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
-->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
-->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
-->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
--
--== Mouvements ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Type : sortie ou entrée
--* Date prévue / glissement de date
--* Emplacement de départ et d’arrivée
--* Transporteur / commentaires
--* États de préparation et d’exécution
--* Documents générés (fiche, bordereau…)
--
--=== Liens ===
--
--* Rattachée à un événement
--* Contient des biens dans le mouvement
--* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
--
--=== Avantages ===
--
--* Assure la traçabilité complète des déplacements
--* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
--
--=== Cas d'usage ===
--
-->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
-->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
-->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
-->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
-->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
-->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
--
--== Biens dans le mouvement ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
--
--Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Bien transporté (lien vers sa notice)
--* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
--* Constats d’état, valeurs d’assurance
--* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
--
--=== Liens ===
--
--* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
--* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
--
--=== Avantages ===
--
--* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
--* Permet une personnalisation logistique précise
--* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
--* Rôle fonctionnel
--
--== Récapitulatif ==
--
  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Table**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
@@ -215,7 +215,7 @@
  **Avantages**
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Évènements
++**Évènements**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -226,7 +226,7 @@
  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans l’évènement
++**Biens dans l’évènement**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -237,7 +237,7 @@
  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements
++**Mouvements**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Planifier et documenter les déplacements de biens
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -248,7 +248,7 @@
  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans le mouvement
++**Biens dans le mouvement**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -258,28 +258,30 @@
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
  )))
++|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
++|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
++>(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
++>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
--= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
++Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
--* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
--* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
--Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
++== Points clés de comparaison ==
--== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
++Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--
  |(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Critère**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
  **Relocalisation**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
--**Évènement (mouvement en régie)**
++**Évènement + mouvement**
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Objectif principal
@@ -345,7 +345,7 @@
  Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
  )))
--== Exemples d'usages ==
++== Exemples d'usages comparé ==
  Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
@@ -434,50 +434,6 @@
  ✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
  )))
--
--
--= Cycle de gestion d'un évènement =
--
--Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
--
--
--[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Création de l’événement ==
--
--C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
--* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
--)))
--
--== Rattachement des œuvres ==
--
--Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
--
--Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
--
--* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
--* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
--
--== Planification des mouvements ==
--
--On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
--
--== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
--
--Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
--
--* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
--* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -485,17 +485,15 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
--)))
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
++* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
++* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
  )))
  )))

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