Modifications pour le document Gérer les évènements

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -3,206 +3,27 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
	7	+Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
	8	+
	9	+Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= Des tables interconnectées =
	13	+= A quoi servent les évènements ? =
11	11
12		-La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
	15	+Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
	16	+La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
13	13
14		-**Tables principales**​ :
	18	+* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
	19	+* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
	20	+* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
	21	+* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
15	15
16		-* Table des événements​
17		-* Table des biens dans l’évènement​
18		-* Table des mouvements​
19		-* Table des biens dans le mouvement​
	23	+Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
20	20
21		-**Tables complémentaires (optionnelles)​ **:
	25	+Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
22	22
23		-* Table des colis​
24		-* Table du matériel​
25		-
26		-**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
27		-
28		-== Évènements ==
29		-
30		-=== Rôle fonctionnel​ ===
31		-
32		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
33		-
34		-=== Contenu principal​ ===
35		-
36		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
37		-* Organisme(s) impliqué(s)​
38		-* Dates (prévisionnelles, réelles)​
39		-* Description, responsables​
40		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
41		-
42		-=== Liens​ ===
43		-
44		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
45		-* Peut contenir plusieurs mouvements​
46		-
47		-=== Avantages​ ===
48		-
49		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
50		-* Permet le suivi transversal des opérations​
51		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
52		-
53		-=== Cas d’usage ===
54		-
55		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
56		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
57		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
58		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
59		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
60		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
61		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
62		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
63		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
64		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
65		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
66		-
67		-== Biens dans l'évènement ==
68		-
69		-=== Rôle fonctionnel​ ===
70		-
71		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
72		-
73		-Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
74		-
75		-• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine  les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
76		-
77		-Exemples classiques de types :
78		-
79		-•Exposition
80		-
81		-•Exposition itinérante
82		-
83		-•Prêt hors exposition
84		-
85		-•Activité
86		-
87		-•Vente
88		-
89		-•Dépôt
90		-
91		-•Déménagement
92		-
93		-•Traitement de conservation et analyse,
94		-
95		-•Commission,
96		-
97		-•etc.
98		-
99		-* Sous-type
100		-
101		-Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
102		-
103		-Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
104		-
105		-* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
106		-* Prêt : prêt à une autre institution
107		-* Catégorie
108		-
109		-La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
110		-
111		-Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
112		-
113		-
114		-=== Contenu principal​ ===
115		-
116		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
117		-* Dimensions pour emballage (si différentes)​
118		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
119		-* Commentaire logistique ou scénographique​
120		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​
121		-
122		-=== Liens​ ===
123		-
124		-* Dépend directement de la table Évènement​
125		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
126		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​
127		-
128		-=== Avantages​ ===
129		-
130		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
131		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
132		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
133		-
134		-=== Cas d'usage ===
135		-
136		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
137		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
138		->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
139		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
140		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
141		-
142		-== Mouvements ==
143		-
144		-=== Rôle fonctionnel​ ===
145		-
146		-Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.​
147		-
148		-=== Contenu principal​ ===
149		-
150		-* Type : sortie ou entrée​
151		-* Date prévue / glissement de date​
152		-* Emplacement de départ et d’arrivée​
153		-* Transporteur / commentaires​
154		-* États de préparation et d’exécution​
155		-* Documents générés (fiche, bordereau…)​
156		-
157		-=== Liens​ ===
158		-
159		-* Rattachée à un événement​
160		-* Contient des biens dans le mouvement​
161		-* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien​
162		-
163		-=== Avantages​ ===
164		-
165		-* Assure la traçabilité complète des déplacements​
166		-* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
167		-
168		-=== Cas d'usage ===
169		-
170		->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition​
171		->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres​
172		->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport​
173		->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation​
174		->(% class="small" %)Gérer les délais glissants​
175		->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
176		-
177		-== Biens dans le mouvement ==
178		-
179		-=== Rôle fonctionnel ===
180		-
181		-Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
182		-
183		-Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
184		-
185		-=== Contenu principal ===
186		-
187		-* Bien transporté (lien vers sa notice)
188		-* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
189		-* Constats d’état, valeurs d’assurance
190		-* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
191		-
192		-=== Liens ===
193		-
194		-* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
195		-* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
196		-
197		-=== Avantages ===
198		-
199		-* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
200		-* Permet une personnalisation logistique précise
201		-* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
202		-* Rôle fonctionnel
203		-
204		-== Récapitulatif ==
205		-
206	206	|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
207	207	**Table​**
208	208	)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
...	...	@@ -215,7 +215,7 @@
215	215	**Avantages​**
216	216	)))
217	217	|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218		-Évènements​
	39	+**Évènements​**
219	219	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220	220	Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
221	221	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
...	...	@@ -226,7 +226,7 @@
226	226	Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
227	227	)))
228	228	|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229		-Biens dans l’évènement​
	50	+**Biens dans l’évènement​**
230	230	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231	231	Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
232	232	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
...	...	@@ -237,7 +237,7 @@
237	237	Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
238	238	)))
239	239	|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240		-Mouvements​
	61	+**Mouvements​**
241	241	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
242	242	Planifier et documenter les déplacements de biens​
243	243	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
...	...	@@ -248,7 +248,7 @@
248	248	Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
249	249	)))
250	250	|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251		-Biens dans le mouvement​
	72	+**Biens dans le mouvement​**
252	252	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
253	253	Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
254	254	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
...	...	@@ -258,8 +258,22 @@
258	258	)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259	259	Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
260	260	)))
	82	+|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
	83	+|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
261	261
	85	+== Cas d’usage ==
262	262
	87	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
	88	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
	89	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
	90	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
	91	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
	92	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
	93	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
	94	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
	95	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
	96	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
	97	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
263	263
264	264	= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
265	265
...	...	@@ -440,7 +440,6 @@
440	440
441	441	Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
442	442
443		-
444	444	[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445	445
446	446
...	...	@@ -491,6 +491,8 @@
491	491	(% class="box" %)
492	492	(((
493	493	**Aller plus loin**
	328	+
	329	+* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
494	494	)))
495	495
496	496	(% class="box" %)