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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:33
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À la version 15.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -70,47 +70,6 @@
70 70  
71 71  Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
72 72  
73 -Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
74 -
75 -• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine  les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
76 -
77 -Exemples classiques de types :
78 -
79 -•Exposition
80 -
81 -•Exposition itinérante
82 -
83 -•Prêt hors exposition
84 -
85 -•Activité
86 -
87 -•Vente
88 -
89 -•Dépôt
90 -
91 -•Déménagement
92 -
93 -•Traitement de conservation et analyse,
94 -
95 -•Commission,
96 -
97 -•etc.
98 -
99 -* Sous-type
100 -
101 -Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
102 -
103 -Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
104 -
105 -* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
106 -* Prêt : prêt à une autre institution
107 -* Catégorie
108 -
109 -La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
110 -
111 -Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
112 -
113 -
114 114  === Contenu principal​ ===
115 115  
116 116  * Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
... ... @@ -201,18 +201,20 @@
201 201  * Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
202 202  * Rôle fonctionnel
203 203  
163 +
164 +
204 204  == Récapitulatif ==
205 205  
206 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
207 -**Table​**
208 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
209 -**Rôle principal​**
210 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
211 -**Contenu principal​**
212 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
213 -**Cas d’usage​**
214 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
215 -**Avantages​**
167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Table​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Rôle principal​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +Contenu principal​
173 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 +Cas d’usage​
175 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 +Avantages​
216 216  )))
217 217  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
218 218  Évènements​
... ... @@ -258,228 +258,7 @@
258 258  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 259  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
260 260  )))
261 -
262 -
263 -
264 -= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
265 -
266 -Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
267 -
268 -* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
269 -* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
270 -
271 -Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
272 -
273 -== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
274 -
275 -Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
276 -
277 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
278 -**Critère​**
279 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
280 -**Relocalisation​**
281 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
282 -**Évènement (mouvement en régie)​**
283 283  )))
284 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
285 -Objectif principal​
286 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
287 -Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
288 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
289 -Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
290 -)))
291 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
292 -Niveau de gestion​
293 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
294 -Simple, opérationnel (changement de place)​
295 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
296 -Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
297 -)))
298 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
299 -Niveau de détail​
300 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
301 -Basique (qui, quand, où, commentaire)​
302 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
303 -Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
304 -)))
305 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
306 -Planification​
307 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
308 -Non (action immédiate)​
309 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
310 -Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
311 -)))
312 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
313 -Suivi de l’historique​
314 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
315 -Historique des emplacements (table des récolements)​
316 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
317 -Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
318 -)))
319 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
320 -Impact sur l’emplacement du bien​
321 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
322 -Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
323 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
324 -Seule la localisation temporaire est mise à jour​
325 -)))
326 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
327 -Utilisé pour​
328 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
329 -Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
330 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
331 -Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
332 -)))
333 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
334 -Personnes concernées​
335 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
336 -Gestionnaires de collection, régisseurs​
337 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
338 -Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
339 -)))
340 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
341 -Partage d’information​
342 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
343 -Limité, peu visible dans les interfaces projets​
344 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
345 -Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
346 -)))
347 -
348 -== Exemples d'usages ==
349 -
350 -Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
351 -
352 -|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
353 -**Situation​**
354 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
355 -**Relocalisation​**
356 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
357 -**Évènement + Mouvement​**
358 -)))
359 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
360 -Déplacement ponctuel sans formalité​
361 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
362 -✅ Adaptée, simple, immédiate​
363 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
364 -❌ Trop lourd, non adapté​
365 -)))
366 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
367 -Correction d’emplacement​
368 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
369 -✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
370 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
371 -❌​
372 -)))
373 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
374 -Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
375 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
376 -✅ (sans historisation complexe)​
377 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
378 -❌​
379 -)))
380 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
381 -Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
382 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
383 -❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
384 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
385 -✅ Suivi via évènement + bordereaux​
386 -)))
387 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
388 -Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
389 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
390 -❌ Non conforme pour traçabilité​
391 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
392 -✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
393 -)))
394 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
395 -Expositions permanentes​
396 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
397 -⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
398 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
399 -✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
400 -)))
401 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
402 -Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
403 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
404 -❌ Non adapté à la gestion collaborative​
405 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
406 -✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
407 -)))
408 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
409 -Traitement de conservation / restauration / analyse​
410 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
411 -❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
412 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
413 -✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
414 -)))
415 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
416 -Mise à disposition sur place (consultation interne)​
417 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
418 -✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
419 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
420 -✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
421 -)))
422 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
423 -Chantier des collections / Post-récolement​
424 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 -❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
426 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
427 -✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
428 -)))
429 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
430 -Transfert entre sites / entre réserves​
431 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
432 -❌ Risque de perte de traçabilité​
433 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
434 -✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
435 -)))
436 -
437 -
438 -
439 -= Cycle de gestion d'un évènement =
440 -
441 -Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
442 -
443 -
444 -[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 -
446 -
447 -== Création de l’événement ==
448 -
449 -C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
450 -
451 -(% class="box successmessage" %)
452 -(((
453 -Bonnes pratiques :
454 -
455 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
456 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
457 -)))
458 -
459 -== Rattachement des œuvres ==
460 -
461 -Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
462 -
463 -Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
464 -
465 -* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
466 -* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
467 -
468 -== Planification des mouvements ==
469 -
470 -On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
471 -
472 -== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
473 -
474 -Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
475 -
476 -* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
477 -* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
478 -
479 -
480 -
481 -
482 -)))
483 483  )))|(% style="width:300px" %)(((
484 484  (% class="box" %)
485 485  (((
1756121203246-713.png
Auteur
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1 -XWiki.DBA
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