Modifications pour le document Gérer les évènements

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@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.admin

Contenu

@@ -1,182 +1,46 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--
++Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
++
++Il joue un rôle central en :
++
++* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
++* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
++* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
  )))
  (((
--= Des tables interconnectées =
++= Découvrir la logique des évènements dans Flora =
--La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
++Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
--**Tables principales** :
++* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
++* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
++* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
++* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
++* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
--* Table des événements
--* Table des biens dans l’évènement
--* Table des mouvements
--* Table des biens dans le mouvement
++Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
++Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
--**Tables complémentaires (optionnelles) **:
++Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
--* Table des colis
--* Table du matériel
--
--**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
--
--== Évènements ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
--* Organisme(s) impliqué(s)
--* Dates (prévisionnelles, réelles)
--* Description, responsables
--* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
--
--=== Liens ===
--
--* Rattache une ou plusieurs notices de biens
--* Peut contenir plusieurs mouvements
--
--=== Avantages ===
--
--* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
--* Permet le suivi transversal des opérations
--* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
--
--=== Cas d’usage ===
--
-->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
-->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
-->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
-->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
-->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
-->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
-->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
-->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
-->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
-->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
-->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
--
--== Biens dans l'évènement ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
--* Dimensions pour emballage (si différentes)
--* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
--* Commentaire logistique ou scénographique
--* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
--
--=== Liens ===
--
--* Dépend directement de la table Évènement
--* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
--* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
--
--=== Avantages ===
--
--* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
--* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
--* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
--
--=== Cas d'usage ===
--
-->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
-->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
-->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
-->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
-->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
--
--== Mouvements ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Type : sortie ou entrée
--* Date prévue / glissement de date
--* Emplacement de départ et d’arrivée
--* Transporteur / commentaires
--* États de préparation et d’exécution
--* Documents générés (fiche, bordereau…)
--
--=== Liens ===
--
--* Rattachée à un événement
--* Contient des biens dans le mouvement
--* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
--
--=== Avantages ===
--
--* Assure la traçabilité complète des déplacements
--* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
--
--=== Cas d'usage ===
--
-->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
-->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
-->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
-->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
-->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
-->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
--
--== Biens dans le mouvement ==
--
--=== Rôle fonctionnel ===
--
--Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
--
--Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
--
--=== Contenu principal ===
--
--* Bien transporté (lien vers sa notice)
--* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
--* Constats d’état, valeurs d’assurance
--* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
--
--=== Liens ===
--
--* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
--* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
--
--=== Avantages ===
--
--* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
--* Permet une personnalisation logistique précise
--* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
--* Rôle fonctionnel
--
--
--
--== Récapitulatif ==
--
--|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Table
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Rôle principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Contenu principal
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Cas d’usage
--)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Avantages
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Table**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Rôle principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Contenu principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Cas d’usage**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Avantages**
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Évènements
++**Évènements**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -187,7 +187,7 @@
  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans l’évènement
++**Biens dans l’évènement**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -198,7 +198,7 @@
  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements
++**Mouvements**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Planifier et documenter les déplacements de biens
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -209,7 +209,7 @@
  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans le mouvement
++**Biens dans le mouvement**
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
@@ -219,23 +219,200 @@
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
  )))
++|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
++|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
++
++>(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
++
++>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
++
++= Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
++
++Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
++
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
++
++== Points clés de comparaison ==
++
++Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Critère**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + mouvement**
  )))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Objectif principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de gestion
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Simple, opérationnel (changement de place)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de détail
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Basique (qui, quand, où, commentaire)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planification
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Non (action immédiate)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi de l’historique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des emplacements (table des récolements)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Impact sur l’emplacement du bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Seule la localisation temporaire est mise à jour
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Utilisé pour
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnes concernées
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gestionnaires de collection, régisseurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Partage d’information
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Limité, peu visible dans les interfaces projets
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
++)))
++
++== Exemples d'usages comparés ==
++
++Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
++
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Situation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + Mouvement**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Déplacement ponctuel sans formalité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Adaptée, simple, immédiate
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Trop lourd, non adapté
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Correction d’emplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandée pour gestion quotidienne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ (sans historisation complexe)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi structuré et documenté d’un déplacement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Suivi via évènement + bordereaux
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non conforme pour traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Expositions permanentes
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si présence de logistique ou multiples objets
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Non adapté à la gestion collaborative
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traitement de conservation / restauration / analyse
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mise à disposition sur place (consultation interne)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Chantier des collections / Post-récolement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transfert entre sites / entre réserves
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Risque de perte de traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
++)))
++
++
++)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
--)))
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
++* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
++* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
  )))
  )))

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