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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:19
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modifié par admin admin
sur 2025/09/09 14:02
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,182 +1,46 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, un évènement constitue le **cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 +
8 +Il joue un rôle central en :
9 +
10 +* **structurant** les informations générales (titre, type, dates, organismes, intervenants),
11 +* **reliant** les biens, les mouvements, et éventuellement les colis ou matériels,
12 +* **garantissant** une traçabilité complète, depuis la préparation jusqu’au retour des biens.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= Des tables interconnectées =
16 += Découvrir la logique des évènements dans Flora =
11 11  
12 -La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.​
18 +Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées :
13 13  
14 -**Tables principales**​ :
20 +* **Évènements **: définissent le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
21 +* **Biens dans l’évènement** : associent les objets et ajoutent des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
22 +* **Mouvements** : organisent les déplacements logistiques et documentent les étapes de sortie, de transport ou de retour.
23 +* **Biens dans le mouvement** : décrivent les conditions individuelles d'un objet lors d'un déplacement (constats d’état, assurance, emballage).
24 +* **Colis et matériels** (facultatifs) : suivent les conditionnements et les équipements techniques associés.
15 15  
16 -* Table des événements​
17 -* Table des biens dans l’évènement​
18 -* Table des mouvements​
19 -* Table des biens dans le mouvement​
26 +Ensemble, ces tables offrent une vision complète et contextualisée de l’opération.
27 +Elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis sa préparation jusqu’à sa clôture.
20 20  
21 -**Tables complémentaires (optionnelles)​ **:
29 +Ce tableau récapitulatif permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
22 22  
23 -* Table des colis​
24 -* Table du matériel​
25 -
26 -**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.​
27 -
28 -== Évènements ==
29 -
30 -=== Rôle fonctionnel​ ===
31 -
32 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition​
33 -
34 -=== Contenu principal​ ===
35 -
36 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)​
37 -* Organisme(s) impliqué(s)​
38 -* Dates (prévisionnelles, réelles)​
39 -* Description, responsables​
40 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)​
41 -
42 -=== Liens​ ===
43 -
44 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens​
45 -* Peut contenir plusieurs mouvements​
46 -
47 -=== Avantages​ ===
48 -
49 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie​
50 -* Permet le suivi transversal des opérations​
51 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
52 -
53 -=== Cas d’usage ===
54 -
55 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt​
56 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution​
57 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante​
58 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)​
59 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse​
60 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites​
61 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)​
62 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis​
63 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis​
64 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte​
65 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
66 -
67 -== Biens dans l'évènement ==
68 -
69 -=== Rôle fonctionnel​ ===
70 -
71 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
72 -
73 -=== Contenu principal​ ===
74 -
75 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
76 -* Dimensions pour emballage (si différentes)​
77 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée​
78 -* Commentaire logistique ou scénographique​
79 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)​
80 -
81 -=== Liens​ ===
82 -
83 -* Dépend directement de la table Évènement​
84 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements​
85 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien​
86 -
87 -=== Avantages​ ===
88 -
89 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement​
90 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine​
91 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
92 -
93 -=== Cas d'usage ===
94 -
95 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage​
96 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire​
97 ->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection​
98 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement​
99 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
100 -
101 -== Mouvements ==
102 -
103 -=== Rôle fonctionnel​ ===
104 -
105 -Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.​
106 -
107 -=== Contenu principal​ ===
108 -
109 -* Type : sortie ou entrée​
110 -* Date prévue / glissement de date​
111 -* Emplacement de départ et d’arrivée​
112 -* Transporteur / commentaires​
113 -* États de préparation et d’exécution​
114 -* Documents générés (fiche, bordereau…)​
115 -
116 -=== Liens​ ===
117 -
118 -* Rattachée à un événement​
119 -* Contient des biens dans le mouvement​
120 -* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien​
121 -
122 -=== Avantages​ ===
123 -
124 -* Assure la traçabilité complète des déplacements​
125 -* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
126 -
127 -=== Cas d'usage ===
128 -
129 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition​
130 ->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres​
131 ->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport​
132 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation​
133 ->(% class="small" %)Gérer les délais glissants​
134 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
135 -
136 -== Biens dans le mouvement ==
137 -
138 -=== Rôle fonctionnel ===
139 -
140 -Elle établit le lien entre une œuvre et son mouvement, par une table intermédiaire.
141 -
142 -Permet de personnaliser les informations logistiques (destination spécifique du bien, emballage particulier, contraintes douanières) et d’assurance au niveau de chaque bien transporté dans un mouvement donné.
143 -
144 -=== Contenu principal ===
145 -
146 -* Bien transporté (lien vers sa notice)
147 -* Emplacement de départ et d’arrivée personnalisés
148 -* Constats d’état, valeurs d’assurance
149 -* Commentaires spécifiques (transport, état, conditionnement…)
150 -
151 -=== Liens ===
152 -
153 -* Dépend d’un mouvement (lui-même lié à un événement)
154 -* Reprend des biens liés à l’événement, et indique en suspendu les biens refusés
155 -
156 -=== Avantages ===
157 -
158 -* Offre un niveau de détail maximal par bien dans un transport
159 -* Permet une personnalisation logistique précise
160 -* Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
161 -* Rôle fonctionnel
162 -
163 -
164 -
165 -== Récapitulatif ==
166 -
167 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Table​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -Rôle principal​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -Contenu principal​
173 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 -Cas d’usage​
175 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -Avantages​
31 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 +**Table​**
33 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 +**Rôle principal​**
35 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 +**Contenu principal​**
37 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
38 +**Cas d’usage​**
39 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
40 +**Avantages​**
177 177  )))
178 178  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 -Évènements​
43 +**Évènements​**
180 180  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
181 181  Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
182 182  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -187,7 +187,7 @@
187 187  Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
188 188  )))
189 189  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
190 -Biens dans l’évènement​
54 +**Biens dans l’évènement​**
191 191  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 192  Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
193 193  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -198,7 +198,7 @@
198 198  Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
199 199  )))
200 200  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 -Mouvements​
65 +**Mouvements​**
202 202  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 203  Planifier et documenter les déplacements de biens​
204 204  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -209,7 +209,7 @@
209 209  Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
210 210  )))
211 211  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 -Biens dans le mouvement​
76 +**Biens dans le mouvement​**
213 213  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
214 214  Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
215 215  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
... ... @@ -219,23 +219,200 @@
219 219  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 220  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
221 221  )))
86 +|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
87 +|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
88 +
89 +>(% class="small" %)**Exemple des cas d’usage **
90 +
91 +>(% class="small" %)Expositions temporaires : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
92 +
93 += Relocalisation vs. Évènement : quand utiliser l’un ou l’autre ? =
94 +
95 +Flora propose deux outils distincts pour gérer les déplacements :
96 +
97 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot : action simple, rapide et autonome pour mettre à jour un emplacement.
98 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie : : gestion structurée, planifiée et collaborative.
99 +
100 +== Points clés de comparaison ==
101 +
102 +Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
103 +
104 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
105 +**Critère​**
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
107 +**Relocalisation​**
108 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
109 +**Évènement + mouvement**
222 222  )))
111 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Objectif principal​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
115 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
116 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
117 +)))
118 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 +Niveau de gestion​
120 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Simple, opérationnel (changement de place)​
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
123 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
124 +)))
125 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 +Niveau de détail​
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
129 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
130 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
131 +)))
132 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 +Planification​
134 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Non (action immédiate)​
136 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
137 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
138 +)))
139 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 +Suivi de l’historique​
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 +Historique des emplacements (table des récolements)​
143 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
144 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
145 +)))
146 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +Impact sur l’emplacement du bien​
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
150 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
151 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
152 +)))
153 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +Utilisé pour​
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
157 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
158 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
159 +)))
160 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +Personnes concernées​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
164 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
165 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
166 +)))
167 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Partage d’information​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
171 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
173 +)))
174 +
175 +== Exemples d'usages comparé ==
176 +
177 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
178 +
179 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
180 +**Situation​**
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
182 +**Relocalisation​**
183 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
184 +**Évènement + Mouvement​**
185 +)))
186 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +Déplacement ponctuel sans formalité​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
190 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
191 +❌ Trop lourd, non adapté​
192 +)))
193 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +Correction d’emplacement​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
197 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
198 +❌​
199 +)))
200 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +✅ (sans historisation complexe)​
204 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
205 +❌​
206 +)))
207 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
209 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
211 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
212 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
213 +)))
214 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
216 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +❌ Non conforme pour traçabilité​
218 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
219 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
220 +)))
221 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 +Expositions permanentes​
223 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
225 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
226 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
227 +)))
228 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
230 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
232 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
233 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
234 +)))
235 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
237 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
239 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
240 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
241 +)))
242 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
244 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
246 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
248 +)))
249 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 +Chantier des collections / Post-récolement​
251 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
253 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
255 +)))
256 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 +Transfert entre sites / entre réserves​
258 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 +❌ Risque de perte de traçabilité​
260 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
261 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
262 +)))
263 +
264 +
265 +)))
223 223  )))|(% style="width:300px" %)(((
224 224  (% class="box" %)
225 225  (((
226 226  **Sommaire**
227 227  
228 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
271 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
229 229  )))
230 230  
231 231  (% class="box" %)
232 232  (((
233 233  **Aller plus loin**
234 -)))
235 235  
236 -(% class="box" %)
237 -(((
238 -**Icônes principales**
278 +* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome]]
279 +* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
239 239  )))
240 240  )))
241 241  
1756121203246-713.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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