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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:19
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À la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,10 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, un évènement constitue le cadre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 +Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 +
9 +Cette structuration en **tables interconnectées** permet de suivre avec précision chaque étape, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -160,20 +160,18 @@
160 160  * Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
161 161  * Rôle fonctionnel
162 162  
163 -
164 -
165 165  == Récapitulatif ==
166 166  
167 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Table​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -Rôle principal​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -Contenu principal​
173 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 -Cas d’usage​
175 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -Avantages​
168 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
169 +**Table​**
170 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
171 +**Rôle principal​**
172 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
173 +**Contenu principal​**
174 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
175 +**Cas d’usage​**
176 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
177 +**Avantages​**
177 177  )))
178 178  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 179  Évènements​
... ... @@ -219,7 +219,227 @@
219 219  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 220  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
221 221  )))
223 +
224 +
225 +
226 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
227 +
228 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
229 +
230 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
231 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
232 +
233 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
234 +
235 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
236 +
237 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
238 +
239 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
240 +**Critère​**
241 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
242 +**Relocalisation​**
243 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
244 +**Évènement (mouvement en régie)​**
222 222  )))
246 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
247 +Objectif principal​
248 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
249 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
250 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
251 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
252 +)))
253 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
254 +Niveau de gestion​
255 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
256 +Simple, opérationnel (changement de place)​
257 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
258 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
259 +)))
260 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
261 +Niveau de détail​
262 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
263 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
264 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
265 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
266 +)))
267 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
268 +Planification​
269 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
270 +Non (action immédiate)​
271 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
272 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
273 +)))
274 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
275 +Suivi de l’historique​
276 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
277 +Historique des emplacements (table des récolements)​
278 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
279 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
280 +)))
281 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
282 +Impact sur l’emplacement du bien​
283 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
284 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
285 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
286 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
287 +)))
288 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
289 +Utilisé pour​
290 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
291 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
292 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
293 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
294 +)))
295 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
296 +Personnes concernées​
297 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
298 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
299 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
300 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
301 +)))
302 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
303 +Partage d’information​
304 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
305 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
306 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
307 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
308 +)))
309 +
310 +== Exemples d'usages ==
311 +
312 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
313 +
314 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
315 +**Situation​**
316 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
317 +**Relocalisation​**
318 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
319 +**Évènement + Mouvement​**
320 +)))
321 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
322 +Déplacement ponctuel sans formalité​
323 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
324 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
325 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
326 +❌ Trop lourd, non adapté​
327 +)))
328 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
329 +Correction d’emplacement​
330 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
331 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
332 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
333 +❌​
334 +)))
335 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
336 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
337 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
338 +✅ (sans historisation complexe)​
339 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
340 +❌​
341 +)))
342 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
343 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
344 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
345 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
346 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
347 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
348 +)))
349 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
350 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
351 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
352 +❌ Non conforme pour traçabilité​
353 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
354 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
355 +)))
356 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
357 +Expositions permanentes​
358 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
359 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
360 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
361 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
362 +)))
363 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
364 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
365 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
366 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
367 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
368 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
369 +)))
370 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
371 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
372 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
373 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
374 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
375 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
376 +)))
377 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
378 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
379 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
380 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
381 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
382 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
383 +)))
384 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
385 +Chantier des collections / Post-récolement​
386 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
387 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
388 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
389 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
390 +)))
391 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
392 +Transfert entre sites / entre réserves​
393 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
394 +❌ Risque de perte de traçabilité​
395 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
396 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
397 +)))
398 +
399 +
400 +
401 += Cycle de gestion d'un évènement =
402 +
403 +Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
404 +
405 +[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 +
407 +
408 +== Création de l’événement ==
409 +
410 +C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
411 +
412 +(% class="box successmessage" %)
413 +(((
414 +Bonnes pratiques :
415 +
416 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
417 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
418 +)))
419 +
420 +== Rattachement des œuvres ==
421 +
422 +Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
423 +
424 +Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
425 +
426 +* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
427 +* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
428 +
429 +== Planification des mouvements ==
430 +
431 +On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
432 +
433 +== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
434 +
435 +Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
436 +
437 +* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
438 +* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
439 +
440 +
441 +
442 +
443 +)))
223 223  )))|(% style="width:300px" %)(((
224 224  (% class="box" %)
225 225  (((
... ... @@ -231,6 +231,8 @@
231 231  (% class="box" %)
232 232  (((
233 233  **Aller plus loin**
455 +
456 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage.WebHome]]
234 234  )))
235 235  
236 236  (% class="box" %)
1756121203246-713.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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