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Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 14.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:19
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À la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 13:33
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -70,6 +70,47 @@
70 70  
71 71  Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.​
72 72  
73 +Pour caractériser les évènements, on utilise des types, sous-types ou catégories :
74 +
75 +• Le type d'événement est le champ central qui définit la nature de l’opération. Choisi dès la création, il détermine  les champs affichés, les règles applicables et le workflow associé,
76 +
77 +Exemples classiques de types :
78 +
79 +•Exposition
80 +
81 +•Exposition itinérante
82 +
83 +•Prêt hors exposition
84 +
85 +•Activité
86 +
87 +•Vente
88 +
89 +•Dépôt
90 +
91 +•Déménagement
92 +
93 +•Traitement de conservation et analyse,
94 +
95 +•Commission,
96 +
97 +•etc.
98 +
99 +* Sous-type
100 +
101 +Le sous-type est un champ de précisions supplémentaires.
102 +
103 +Il est utilisé notamment dans le cadre des expositions pour différencier
104 +
105 +* Interne temporaire : les expositions internes, dans les murs ou hors les murs.
106 +* Prêt : prêt à une autre institution
107 +* Catégorie
108 +
109 +La catégorie pour différencier les types d’évènement notamment ou les étapes de l’exposition itinérante
110 +
111 +Exemple : Activités = concert, colloque, conférence, etc.
112 +
113 +
73 73  === Contenu principal​ ===
74 74  
75 75  * Bien sélectionné (lien vers la notice principale)​
... ... @@ -160,20 +160,18 @@
160 160  * Facilite le suivi des constats d’état et valeurs par mouvement
161 161  * Rôle fonctionnel
162 162  
163 -
164 -
165 165  == Récapitulatif ==
166 166  
167 -|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 -Table​
169 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 -Rôle principal​
171 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
172 -Contenu principal​
173 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
174 -Cas d’usage​
175 -)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
176 -Avantages​
206 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
207 +**Table​**
208 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
209 +**Rôle principal​**
210 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
211 +**Contenu principal​**
212 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
213 +**Cas d’usage​**
214 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
215 +**Avantages​**
177 177  )))
178 178  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
179 179  Évènements​
... ... @@ -219,7 +219,228 @@
219 219  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 220  Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
221 221  )))
261 +
262 +
263 +
264 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
265 +
266 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
267 +
268 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
269 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
270 +
271 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
272 +
273 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
274 +
275 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
276 +
277 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
278 +**Critère​**
279 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
280 +**Relocalisation​**
281 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
282 +**Évènement (mouvement en régie)​**
222 222  )))
284 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
285 +Objectif principal​
286 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
287 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
288 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
289 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
290 +)))
291 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
292 +Niveau de gestion​
293 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
294 +Simple, opérationnel (changement de place)​
295 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
296 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
297 +)))
298 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
299 +Niveau de détail​
300 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
301 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
302 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
303 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
304 +)))
305 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
306 +Planification​
307 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
308 +Non (action immédiate)​
309 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
310 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
311 +)))
312 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
313 +Suivi de l’historique​
314 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
315 +Historique des emplacements (table des récolements)​
316 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
317 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
318 +)))
319 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
320 +Impact sur l’emplacement du bien​
321 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
322 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
323 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
324 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
325 +)))
326 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
327 +Utilisé pour​
328 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
329 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
330 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
331 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
332 +)))
333 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
334 +Personnes concernées​
335 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
336 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
337 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
338 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
339 +)))
340 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
341 +Partage d’information​
342 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
343 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
344 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
345 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
346 +)))
347 +
348 +== Exemples d'usages ==
349 +
350 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
351 +
352 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
353 +**Situation​**
354 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
355 +**Relocalisation​**
356 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
357 +**Évènement + Mouvement​**
358 +)))
359 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
360 +Déplacement ponctuel sans formalité​
361 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
362 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
363 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
364 +❌ Trop lourd, non adapté​
365 +)))
366 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
367 +Correction d’emplacement​
368 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
369 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
370 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
371 +❌​
372 +)))
373 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
374 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
375 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
376 +✅ (sans historisation complexe)​
377 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
378 +❌​
379 +)))
380 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
381 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
382 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
383 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
384 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
385 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
386 +)))
387 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
388 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
389 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
390 +❌ Non conforme pour traçabilité​
391 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
392 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
393 +)))
394 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
395 +Expositions permanentes​
396 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
397 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
398 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
399 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
400 +)))
401 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
402 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
403 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
404 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
405 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
406 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
407 +)))
408 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
409 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
410 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
411 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
412 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
413 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
414 +)))
415 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
416 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
417 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
418 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
419 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
420 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
421 +)))
422 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
423 +Chantier des collections / Post-récolement​
424 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
425 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
426 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
427 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
428 +)))
429 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
430 +Transfert entre sites / entre réserves​
431 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
432 +❌ Risque de perte de traçabilité​
433 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
434 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
435 +)))
436 +
437 +
438 +
439 += Cycle de gestion d'un évènement =
440 +
441 +Ce processus illustre les principales étapes liées à l’organisation d’un évènement dans Flora, depuis sa création jusqu’à la gestion logistique des mouvements d'œuvres concernées.
442 +
443 +
444 +[[Cycle de gestion d'un évènement>>image:1756121203246-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +
446 +
447 +== Création de l’événement ==
448 +
449 +C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition
450 +
451 +(% class="box successmessage" %)
452 +(((
453 +Bonnes pratiques :
454 +
455 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
456 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
457 +)))
458 +
459 +== Rattachement des œuvres ==
460 +
461 +Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
462 +
463 +Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
464 +
465 +* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
466 +* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
467 +
468 +== Planification des mouvements ==
469 +
470 +On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
471 +
472 +== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
473 +
474 +Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
475 +
476 +* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
477 +* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
478 +
479 +
480 +
481 +
482 +)))
223 223  )))|(% style="width:300px" %)(((
224 224  (% class="box" %)
225 225  (((
1756121203246-713.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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