Modifications pour le document Gérer les évènements

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -3,193 +3,305 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La gestion complète d’une exposition dans Flora repose sur un** ensemble de tables interconnectées**, permettant de documenter précisément les différentes dimensions de l’événement : administrative, logistique et documentaire.
++Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
++Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
--**Tables principales** :
--
--* Table des événements
--* Table des biens dans l’évènement
--* Table des mouvements
--* Table des biens dans le mouvement
--
--**Tables complémentaires (optionnelles) **:
--
--* Table des colis
--* Table du matériel
--
--**L’ensemble de ces tables forme un système modulaire** assurant une traçabilité fine et documentée de chaque étape de l’exposition : de la sélection des œuvres à leur entrée.
++Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
  )))
  (((
--= Table des évènements =
++= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
--== Rôle fonctionnel ==
++Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
++La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
--C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition
++* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
++* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
++* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
++* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
--== Contenu principal ==
++Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
--* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
--* Organisme(s) impliqué(s)
--* Dates (prévisionnelles, réelles)
--* Description, responsables
--* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
++Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
--== Liens ==
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Table**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Rôle principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Contenu principal**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Cas d’usage**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Avantages**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Évènements**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Biens dans l’évènement**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Mouvements**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planifier et documenter les déplacements de biens
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++**Biens dans le mouvement**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
++)))
++|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
++|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
--* Rattache une ou plusieurs notices de biens
--* Peut contenir plusieurs mouvements
--
--== Avantages ==
--
--* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
--* Permet le suivi transversal des opérations
--* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
--
  == Cas d’usage ==
-->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
-->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
-->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
-->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
-->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
-->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
-->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
-->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
-->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
-->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
-->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.(%%)
++>(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
--= Table des biens dans l'évènement =
++= Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
--== Rôle fonctionnel ==
++Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
--Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
++* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
++* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
--== Contenu principal ==
++Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
--* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
--* Dimensions pour emballage (si différentes)
--* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
--* Commentaire logistique ou scénographique
--* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
++== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
--== Liens ==
++Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
--* Dépend directement de la table Évènement
--* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
--* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Critère**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement (mouvement en régie)**
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Objectif principal
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Modifier et historiser la localisation physique d’un bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de gestion
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Simple, opérationnel (changement de place)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Niveau de détail
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Basique (qui, quand, où, commentaire)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Planification
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Non (action immédiate)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi de l’historique
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des emplacements (table des récolements)
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Impact sur l’emplacement du bien
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Seule la localisation temporaire est mise à jour
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Utilisé pour
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Personnes concernées
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Gestionnaires de collection, régisseurs
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Partage d’information
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Limité, peu visible dans les interfaces projets
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
++)))
--== Avantages ==
++== Exemples d'usages ==
--* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
--* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
--* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
++Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
--== Cas d'usage ==
--
-->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
-->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
-->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
-->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
-->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation(%%)
--
--= Table des mouvements =
--
--== Rôle fonctionnel ==
--
--Elle assure le suivi logistique physique et documenté des déplacements.
--
--== Contenu principal ==
--
--* Type : sortie ou entrée
--* Date prévue / glissement de date
--* Emplacement de départ et d’arrivée
--* Transporteur / commentaires
--* États de préparation et d’exécution
--* Documents générés (fiche, bordereau…)
--
--== Liens ==
--
--* Rattachée à un événement
--* Contient des biens dans le mouvement
--* Permet l’historisation et l’affichage dans la notice du bien
--
--== Avantages ==
--
--* Assure la traçabilité complète des déplacements
--* Automatise la mise à jour des localisations temporaires
--
--== Cas d'usage ==
--
-->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
-->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
-->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
-->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
-->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
-->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement(%%)
--
--
--
--
--= Récapitulatif  =
--
++|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Situation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Relocalisation**
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
++**Évènement + Mouvement**
++)))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Table
++Déplacement ponctuel sans formalité
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Rôle principal
++✅ Adaptée, simple, immédiate
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Contenu principal
++❌ Trop lourd, non adapté
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Correction d’emplacement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Cas d’usage
++✅ Recommandée pour gestion quotidienne
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Avantages
++❌
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Évènements
++Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)
++✅ (sans historisation complexe)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Titre, type, dates, organisme, état d’avancement
++❌
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Suivi structuré et documenté d’un déplacement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne
++❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés
++✅ Suivi via évènement + bordereaux
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans l’évènement
++Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement
++❌ Non conforme pour traçabilité
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus
++✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Expositions permanentes
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien
++⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice
++✅ Si présence de logistique ou multiples objets
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Mouvements
++Projet structuré impliquant plusieurs acteurs
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Planifier et documenter les déplacements de biens
++❌ Non adapté à la gestion collaborative
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques
++✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Traitement de conservation / restauration / analyse
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution
++❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations
++✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements
  )))
  |(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Biens dans le mouvement
++Mise à disposition sur place (consultation interne)
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé
++✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires
++✅ Si gestion planifiée et mouvements associés
++)))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Chantier des collections / Post-récolement
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport
++❌ Ne trace pas les étapes ni les validations
  )))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
--Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
++✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies
  )))
++|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++Transfert entre sites / entre réserves
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++❌ Risque de perte de traçabilité
++)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
++✅ Recommandé : formalisation logistique, historique
  )))
++
++= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
++
++Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
++Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
++
++L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
++
++[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Création de l’événement ==
++
++C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
++
++* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
++* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
++)))
++
++== Rattachement des œuvres ==
++
++Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
++
++Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
++
++* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
++* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
++
++== Planification des mouvements ==
++
++On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
++
++== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
++
++Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
++
++* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
++* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
++
++
++)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -201,6 +201,13 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
++
++* Créer un évènement
++* Planifier et suivre les mouvements associés
++
++
++
++* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)

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