Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les évènements

Modifié par Doriane Bautista le 2025/11/10 16:32
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:35
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 35.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 14:47
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,331 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, un évènement constitue le c**adre de référence pour documenter toute opération logistique concernant les objets** : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...
7 +Il centralise les informations générales et relie les biens, les mouvements, ainsi que, le cas échéant, les colis et les matériels associés.
8 +
9 +Cette structuration en **tables interconnectées** permet de** suivre avec précision chaque étape**, depuis la préparation jusqu’au retour des objets, et garantit une traçabilité complète des opérations.
10 +)))
11 +
12 +(((
13 += Que signifie gérer un évènement dans Flora ? =
14 +
15 +Un évènement n’est pas une notice isolée. Il s’agit d’un **dispositif structurant**, qui articule plusieurs tables interconnectées dans Flora.
16 +La table des **évènements **définit le cadre général de l’opération (exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, commission, etc...). Mais sa portée repose sur les autres tables qui lui sont liées :
17 +
18 +* **Biens dans l’évènement** : pour contextualiser les objets sélectionnés et ajouter des informations spécifiques (dimensions, cartels, commentaires).
19 +* **Mouvements** : pour organiser les déplacements logistiques et documenter les étapes de sortie, de transport ou de retour.
20 +* **Biens dans le mouvement** : pour suivre chaque objet individuellement et préciser ses conditions particulières (constats d’état, assurance, emballage).
21 +* **Colis et matériels** (facultatifs) : pour gérer les unités de conditionnement et les équipements techniques associés.
22 +
23 +Ensemble, ces tables offrent une vision complète : elles permettent de **décrire, coordonner et archiver l’ensemble d’une opération logistique** menée sur les objets, depuis la préparation jusqu’à sa clôture.
24 +
25 +Ce tableau permet d’avoir une vision d’ensemble des tables liées aux évènements et de leur articulation :
26 +
27 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
28 +**Table​**
29 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
30 +**Rôle principal​**
31 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
32 +**Contenu principal​**
33 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
34 +**Cas d’usage​**
35 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
36 +**Avantages​**
37 +)))
38 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
39 +**Évènements​**
40 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
41 +Cadre général de l'action (exposition, prêt, restauration...)​
42 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
43 +Titre, type, dates, organisme, état d’avancement​
44 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
45 +Créer une expo, un prêt, une restauration, une campagne​
46 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
47 +Structure logique de l’opération ; centralisation de tous les éléments liés​
48 +)))
49 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
50 +**Biens dans l’évènement​**
51 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
52 +Associer et décrire les biens dans le cadre de l’évènement​
53 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
54 +Dimensions, cartel, commentaires, statut de refus​
55 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
56 +Ajouter des infos logistiques ou scénographiques au bien​
57 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
58 +Granularité fine ; personnalisation des données sans modifier la notice​
59 +)))
60 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
61 +**Mouvements​**
62 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
63 +Planifier et documenter les déplacements de biens​
64 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
65 +Type (sortie/entrée), dates, lieux, documents logistiques​
66 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
67 +Organiser un transport, imprimer bordereaux, suivre l’exécution​
68 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
69 +Traçabilité complète ; mise à jour automatique des localisations​
70 +)))
71 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
72 +**Biens dans le mouvement​**
73 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
74 +Personnaliser la gestion logistique de chaque bien déplacé​
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
76 +Emplacements personnalisés, constats, assurance, commentaires​
77 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
78 +Détailler les conditions individuelles d’un bien dans un transport​
79 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
80 +Détail maximal par bien ; suivi précis et contextualisé
81 +)))
82 +|(% colspan="1" %)**Colis **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Gérer les unités de conditionnement|(% colspan="1" %)Contenu, dimensions, localisation, mouvements associés|(% colspan="1" %)Regrouper et suivre plusieurs biens ensemble|(% colspan="1" %)Vision logistique par contenant
83 +|(% colspan="1" %)**Matériel **//(optionnel)//|(% colspan="1" %)Suivre les équipements liés à une évènement|(% colspan="1" %)Description, statut, rattachement|(% colspan="1" %)Gestion de matériels scénographiques ou techniques|(% colspan="1" %)Complément logistique transverse
84 +
85 +== Cas d’usage ==
86 +
87 +>(% class="small" %)Expositions temporaires ou itinérantes : sélection des œuvres, gestion des prêts entrants et sortants, planification des transports et archivage des documents associés.(%%) (% class="small" %)Prêts sortants ou dépôts : organisation logistique d’un prêt à une autre institution, avec bordereaux, assurances et suivi des mouvements de sortie et de retour.(%%) (% class="small" %)Traitements de conservation et restaurations : déplacement d’un bien vers un restaurateur, enregistrement des constats d’état et suivi du retour après traitement.(%%) (% class="small" %)Chantiers des collections et campagnes de récolement : rattachement massif de biens à un évènement, suivi des mouvements internes, documentation des anomalies et planification des étapes.(%%) (% class="small" %)Commissions : (acquisitions, radiations, dépôts) : centralisation des biens examinés, rattachement des décisions et archivage des comptes rendus.(%%) (% class="small" %)Activités et manifestations internes ou externes : organisation d’un colloque, d’une conférence ou d’une présentation publique nécessitant la mise en place logistique de biens ou de matériels.
88 +
89 += Relocalisation vs. Évènement : Quand utiliser l’un ou l’autre ? =
90 +
91 +Dans Flora, deux outils permettent de gérer le déplacement des biens :
92 +
93 +* La **relocalisation**, accessible directement depuis la notice du bien ou par action par lot,
94 +* L’**évènement** couplé à un **mouvement**, dans le module de Régie.
95 +
96 +Ces deux méthodes répondent à des finalités distinctes : la relocalisation est un** outil technique, rapide et autonome**, tandis que le couple évènement + mouvement permet u**ne gestion structurée et collaborative**.
97 +
98 +== Deux outils pour gérer les relocalisations : points clés de comparaison ==
99 +
100 +Relocalisation ou évènement ? Ce tableau synthétise les différences clés entre ces deux outils, en détaillant leurs finalités, leur niveau de gestion et leur impact sur la notice du bien.
101 +
102 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
103 +**Critère​**
104 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
105 +**Relocalisation​**
106 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
107 +**Évènement (mouvement en régie)​**
108 +)))
109 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
110 +Objectif principal​
111 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
112 +Modifier et historiser la localisation physique d’un bien​
113 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
114 +Gérer un évènement logistique ou administratif complet et planifié impliquant un bien (exposition, prêt, transport...), avec une logique métier​
115 +)))
116 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
117 +Niveau de gestion​
118 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
119 +Simple, opérationnel (changement de place)​
120 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
121 +Structuré, projeté, piloté (inclut planification, logistique, documentation)​
122 +)))
123 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
124 +Niveau de détail​
125 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
126 +Basique (qui, quand, où, commentaire)​
127 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
128 +Très détaillé : date de départ/entrée, transporteurs, documents associés, acteurs tiers, etc.​
129 +)))
130 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
131 +Planification​
132 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
133 +Non (action immédiate)​
134 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
135 +Oui : planification des sorties, entrées, étapes intermédiaires​
136 +)))
137 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
138 +Suivi de l’historique​
139 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
140 +Historique des emplacements (table des récolements)​
141 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
142 +Historique des évènements et mouvements (avec des données complémentaires : constats, colis, matériels, etc.)​
143 +)))
144 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
145 +Impact sur l’emplacement du bien​
146 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
147 +Oui : l’emplacement de référence et la localisation temporaire peuvent être mises à jour dans la notice du bien et l’historique est enregistré​
148 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
149 +Seule la localisation temporaire est mise à jour​
150 +)))
151 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
152 +Utilisé pour​
153 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
154 +Mouvements internes simples ou multiples, mise à jour initiale, radiation...​
155 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
156 +Transferts régie, prêts, expositions, traitement de conservation curative ou préventive, analyses, mouvements complexes ou réglementés​
157 +)))
158 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
159 +Personnes concernées​
160 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
161 +Gestionnaires de collection, régisseurs​
162 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
163 +Régisseurs, coordinateurs de projets, service expo​
164 +)))
165 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
166 +Partage d’information​
167 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
168 +Limité, peu visible dans les interfaces projets​
169 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
170 +Étendu : visible dans les évènements, dans les états d’avancement, dans les outils partagés avec la conservation
171 +)))
172 +
173 +== Exemples d'usages ==
174 +
175 +Ce tableau vous aide à déterminer, en fonction de la situation rencontrée, s’il convient d’utiliser une **relocalisation simple** ou de passer par un **évènement avec mouvement**. Il met en regard les deux approches en précisant leurs usages adaptés ou déconseillés.
176 +
177 +|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
178 +**Situation​**
179 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
180 +**Relocalisation​**
181 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" style="background-color:#cbcbea" %)(((
182 +**Évènement + Mouvement​**
183 +)))
184 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
185 +Déplacement ponctuel sans formalité​
186 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
187 +✅ Adaptée, simple, immédiate​
188 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
189 +❌ Trop lourd, non adapté​
190 +)))
191 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
192 +Correction d’emplacement​
193 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
194 +✅ Recommandée pour gestion quotidienne​
195 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
196 +❌​
197 +)))
198 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
199 +Mise à jour rapide de l’emplacement de référence sans suivi​
200 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
201 +✅ (sans historisation complexe)​
202 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
203 +❌​
204 +)))
205 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
206 +Suivi structuré et documenté d’un déplacement​
207 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
208 +❌ Pas de documentation ni de traçabilité poussée​
209 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
210 +✅ Suivi via évènement + bordereaux​
211 +)))
212 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
213 +Prêt, dépôt, restauration, exposition temporaire​
214 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
215 +❌ Non conforme pour traçabilité​
216 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
217 +✅ Obligatoire pour suivi complet et partenaires externes​
218 +)))
219 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
220 +Expositions permanentes​
221 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
222 +⚠️ (possible sans logistique, mais non recommandé)​
223 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
224 +✅ Si présence de logistique ou multiples objets​
225 +)))
226 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
227 +Projet structuré impliquant plusieurs acteurs​
228 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
229 +❌ Non adapté à la gestion collaborative​
230 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
231 +✅ Coordination des étapes et intervenants via évènement​
232 +)))
233 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
234 +Traitement de conservation / restauration / analyse​
235 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
236 +❌ Inadaptée, pas de suivi technique ou scientifique​
237 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
238 +✅ Permet documentation des interventions, suivi des traitements​
239 +)))
240 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
241 +Mise à disposition sur place (consultation interne)​
242 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
243 +✅ Pour consultations ponctuelles sans logistique​
244 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
245 +✅ Si gestion planifiée et mouvements associés​
246 +)))
247 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
248 +Chantier des collections / Post-récolement​
249 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
250 +❌ Ne trace pas les étapes ni les validations​
251 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
252 +✅ Permet planification, documentation, gestion des anomalies​
253 +)))
254 +|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
255 +Transfert entre sites / entre réserves​
256 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
257 +❌ Risque de perte de traçabilité​
258 +)))|(% colspan="1" rowspan="1" %)(((
259 +✅ Recommandé : formalisation logistique, historique​
260 +)))
261 +
262 += Comment gérer les évènements dans Flora ? =
263 +
264 +Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un cycle structuré.
265 +Celui-ci assure la cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements.
266 +
267 +L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.
268 +
269 +[[//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//>>image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 +
271 +== Création de l’événement ==
272 +
273 +C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
274 +
275 +(% class="box successmessage" %)
276 +(((
277 +Bonnes pratiques :
278 +
279 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
280 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
281 +)))
282 +
283 +== Rattachement des œuvres ==
284 +
285 +Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
286 +
287 +Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
288 +
289 +* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
290 +* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
291 +
292 +== Planification des mouvements ==
293 +
294 +On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
295 +
296 +== Rattachement des œuvres aux mouvements ==
297 +
298 +Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
299 +
300 +* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
301 +* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
302 +
303 +
304 +)))
305 +)))|(% style="width:300px" %)(((
306 +(% class="box" %)
307 +(((
308 +**Sommaire**
309 +
310 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
311 +)))
312 +
313 +(% class="box" %)
314 +(((
315 +**Aller plus loin**
316 +
317 +* Créer un évènement
318 +* Planifier et suivre les mouvements associés
319 +
320 +
321 +
322 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
323 +)))
324 +
325 +(% class="box" %)
326 +(((
327 +**Icônes principales**
328 +)))
329 +)))
330 +
331 +
1756121203246-713.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +98.5 KB
Contenu
1756124115975-963.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +67.2 KB
Contenu