Créer et gérer les estimations

Version 99.1 par Doriane Bautista le 2025/08/01 13:36

Version 3.5 et ultérieures

Les estimations dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
Elles se déclinent en trois formes complémentaires :

une estimation initiale, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
des estimations complémentaires, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
une valeur d’assurance globale de mouvement, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement.

Chaque forme suit une logique de saisie propre, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.

A quoi servent les estimations dans Flora ?

Les estimations permettent d’attribuer une valeur financière ou assurantielle à un bien, à des fins :

patrimoniales (estimation de la valeur dans le temps),
réglementaires (suivi des évolutions),
opérationnelles (assurance pour les prêts, expositions, transports...).

Flora distingue trois types d’estimations, traités différemment dans le système :

Type	Objectif principal
Estimation initiale	Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
Estimation complémentaire	Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
Valeur d'assurance globale	Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement

Exemples d'usages :
Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt.
Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise.
Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie.
Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.

Comment créer une estimation ?

Bonnes pratiques :

Commencez toujours par renseigner une estimation initiale dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs Valeur d'assurance.
Une fois l’estimation initiale renseignée, ne la modifiez plus. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’estimation complémentaire, qui sera automatiquement historisée.
Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la notice de bien ou les mouvements.

Saisir une estimation initiale

Depuis la grille de saisie des biens, renseignez les champs du groupe Valeur d’assurance.
Une fois tous les éléments complétés, enregistrez la notice pour valider la saisie.

Ne confondez pas la valeur d’assurance avec le prix d’entrée du bien :

le prix d’entrée correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
la valeur d’assurance représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.

Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.

Résultat sur la notice du bien → valeur d'assurance initiale.

Ajouter une estimation complémentaire

Les estimations complémentaires peuvent être saisies :

soit depuis la notice du bien, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
soit depuis un bien rattaché à un mouvement, via le module de Régie.

Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes :

Critère	Grille « Estimation » (depuis le bien)	Grille « Estimation » depuis le bien dans le mouvement
Accès	Depuis la notice du bien	Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
Type d’estimation	Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)	Automatiquement défini comme « assurance »
Contexte d’usage	Réévaluation ponctuelle	Exposition Prêt Traitement Transport
Association à un mouvement	Facultative	Obligatoire et automatique
Valeur d’assurance globale	Non disponible	Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
Historisation des estimations	Oui	Oui
Champs principaux	Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.	Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.

Depuis une notice de bien

Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Saisir une estimation complémentaire dans la barre d’outils.
Renseignez les champs de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
Enregistrez la notice.

La nouvelle estimation est désormais historisée dans la notice du bien.

Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire.

Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement.

Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien.

Résultat sur la notice du bien → dernière estimation historicisée.

Depuis un bien lié au mouvement

Rendez-vous dans le mouvement concerné.
Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir une estimation complémentaire.
Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création de l'estimation.

L’estimation est désormais enregistrée et historisée, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.

Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.

Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.

Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.

Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés au mouvement.

Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.

Suivre et consulter les estimations complémentaires

Navigation après la création d'une estimation (mouvements)

Après avoir enregistré une estimation complémentaire depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des icônes loupe.

Bonnes pratiques de navigation :

Cliquez sur la loupe en haut de la notice d’estimation pour revenir à la notice du bien dans le mouvement.
Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la notice du mouvement principal.

Notice estimation → Retour à la notice du bien lié au mouvement.

Bien lié au mouvement → retour au mouvement.

Résultat → retour sur la notice du mouvement.

Consulter l’historique des estimations dans la notice d’un bien

Lorsque plusieurs estimations complémentaires sont associées à un bien, un champ intitulé Historique des estimations s’affiche automatiquement dans sa notice.

Il indique le nombre total d’estimations enregistrées.
Il permet d’accéder rapidement à la liste complète des réévaluations.
Chaque estimation est présentée avec ses informations essentielles : auteur, date, montant, type.

Notice de bien → historique des estimations complémentaires.

Où retrouver les estimations complémentaires ?

Toutes les estimations complémentaires saisies dans Flora sont accessibles via la table dédiée Estimations, dans l’espace de travail Gérer.

Pour y accéder :

Rendez-vous dans l'espace de travail Gérer.
Dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
Cliquez sur Estimations pour afficher l’écran de recherche simple, experte ou par liens.

Espace de travail **Gérer** > Menu **Gestion matérielle** > Sous-Menu Estimations.

Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement

Version 4.5.45

Une fois que les estimations ont été renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de calculer automatiquement la valeur d’assurance globale de l’opération.

Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les transports.

Étapes à suivre :

Ouvrez la notice du mouvement concerné.
Vérifiez que chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.
Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône Calculer la valeur d’assurance globale.
Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
La valeur globale calculée s’affiche dans la notice du mouvement.

Le calcul prend en compte toutes les estimations (initiales ou complémentaires).
Si un bien rattaché au mouvement ne dispose d’aucune estimation, il sera exclu du calcul.
Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.

Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.

Résultat → la valeur globale d'assurance globale du mouvement s'affiche.

Cas particulier : Gérer les estimations dans les ensembles (parent/enfants)

Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.

Quelle stratégie adopter ?

Cas de figure	Recommandation
L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout	Saisir l'estimation sur la notice parent
Chaque élément a une valeur propre	Saisir une estimation sur chaque notice enfant ; pas de valeur globale dans la notice parent
Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle	Saisir une estimation globale sur le parent + complémentaires sur certains enfants