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Version 72.1 par Doriane Bautista le 2025/08/01 10:09
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
7 Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
8
9 * une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 * des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
11 * une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement.
12
13 Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
14 )))
15
16 (((
17 = A quoi servent les estimations dans Flora ? =
18
19 Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins :
20
21 * **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps),
22 * **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 * **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
24
25 Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
26
27 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**
28 |**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
29 |**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
30 |**Valeur d'assurance globale**|Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
31
32 >(% class="small" %)Exemples d'usages :
33 >(% class="small" %)Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt.
34 >(% class="small" %)Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise.
35 >(% class="small" %)Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie.
36 >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
37 >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
38
39 = Comment créer une estimation ? =
40
41 (% class="box successmessage" %)
42 (((
43 Bonnes pratiques :
44
45 * **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
46 * Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
47 Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 )))
49
50 == Saisir une estimation initiale ==
51
52 1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
53 1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
54
55 (% class="box warningmessage" %)
56 (((
57 **Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
58
59 * le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
60 * la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
61 )))
62
63 [[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64
65
66 [[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68
69 == Créer une estimation complémentaire ==
70
71 Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
72
73 * soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
74 * soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module **Régie**.
75
76 Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes :
77
78 |(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
79 (% style="text-align: center;" %)
80 **Grille « Estimation »**
81
82 (% style="text-align: center;" %)
83 **(depuis le bien)**
84 )))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
85 (% style="text-align: center;" %)
86 **Grille « Estimation »**
87
88 (% style="text-align: center;" %)
89 **depuis le bien dans le mouvement**
90 )))
91 |**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
92 |**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
93 |**Contexte d’usage**|(((
94 Réévaluation ponctuelle
95 )))|(((
96 Exposition
97
98 Prêt
99
100 Traitement
101
102 Transport
103 )))
104 |**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
105 |**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
106 |**Historisation des estimations**|Oui|Oui
107 |**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
108
109 === Depuis une notice de bien ===
110
111 1. Ouvrez la **notice du bien** concerné.
112 1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
113 1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
114 1. Enregistrez la notice.
115
116 La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans la notice du bien.
117
118 [[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119
120
121 [[Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1753969724101-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122
123
124 [[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125
126
127 [[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128
129
130 === Depuis un bien lié au mouvement ===
131
132 1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
133 1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
134 1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
135 1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
136 1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
137
138 L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
139
140 [[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
142
143 [[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144
145
146 [[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147
148
149 (% class="box successmessage" %)
150 (((
151 Bonnes pratiques de navigation après saisie :
152
153 * Une fois l’estimation enregistrée, cliquez sur la **loupe en haut de la notice** pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
154 * Puis, cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir au **mouvement** principal.
155 )))
156
157 [[Résultat → estimation créée. Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 [[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164
165
166 [[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 === Consulter l'historique des estimations complémentaires ===
170
171 Lorsque plusieurs **estimations complémentaires** ont été saisies pour un bien, leur historique s’affiche directement dans la **notice du bien**.
172
173 Une ligne intitulée **Historique des estimations** indique le nombre total d’estimations associées. Elle donne accès à la liste de toutes les estimations complémentaires saisies pour le bien.
174
175 Ce système permet de consulter en un clic la liste des réévaluations successives, avec les informations clés : auteur, date, montant, type.
176
177 [[Notice de bien → historique des estimations complémentaires.>>image:1754035510445-756.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 == Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
181
182 (% class="mark small" %)**Version 4.5.45**
183
184 Une fois que toutes les **estimations** ont été renseignées pour les biens rattachés au mouvement, vous pouvez lancer le calcul automatique de la **valeur d’assurance globale**.
185
186 Étapes à suivre :
187
188 1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
189 1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.**
190 1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
191 1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
192 1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
193
194 (% class="box infomessage" %)
195 (((
196 * Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
197 * Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation, ** il sera **exclu du calcul**.
198 * Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
199 )))
200
201 [[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 [[Résultat → la valeur globale d'assurance globale du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206
207 = Cas particulier à connaître =
208
209 == Gérer les estimations dans les ensembles (parents/enfants) ==
210
211 Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
212
213 === Quelle stratégie adopter ? ===
214
215 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
216 |L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent**
217 |Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent
218 |Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur certains enfants.**
219
220 (% class="box successmessage" %)
221 (((
222 Bonnes pratiques :
223
224 * Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
225 * évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
226 )))
227
228 === Estimations dans un mouvement avec un ensemble ===
229
230 Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
231
232 |(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation**
233 |(% style="width:336px" %)(((
234 L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble**
235 )))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
236 |(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
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240
241
242
243 )))
244 )))|(% style="width:300px" %)(((
245 (% class="box" %)
246 (((
247 **Sommaire**
248
249 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
250 )))
251
252 (% class="box" %)
253 (((
254 **Aller plus loin**
255
256 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
257 * (((
258 [[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
259 )))
260 * [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
261 )))
262
263 (% class="box" %)
264 (((
265 **Icônes principales **
266
267 * [[image:1754034147193-403.png||height="30" width="25"]]Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement)
268
269 * [[image:1754033775449-449.png||height="29" width="22"]] Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement)
270
271 * [[image:1754034326139-988.png||height="30" width="32"]]Basculer sur une notice liée
272 )))
273 )))