Les estimations dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections. Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
une estimation initiale, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
des estimations complémentaires, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
une valeur d’assurance globale de mouvement, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
Chaque forme suit une logique de saisie propre, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
A quoi servent les estimations dans Flora ?
Les estimations permettent d’attribuer une valeur financière ou assurantielle à un bien, à des fins :
patrimoniales (estimation de la valeur dans le temps),
réglementaires (suivi des évolutions),
opérationnelles (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
Flora distingue trois types d’estimations, traités différemment dans le système :
Type
Objectif principal
Estimation initiale
Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
Estimation complémentaire
Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
Valeur d'assurance globale
Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
Exemples d'usages : Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt. Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise. Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie. Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi. Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
Comment créer une estimation ?
Bonnes pratiques :
Commencez toujours par renseigner une estimation initiale dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs Valeur d'assurance.
Utilisez ensuite la table Estimations pour saisir les valeurs complémentaires (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.). Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la notice de bien ou les mouvements.
Une fois l’estimation initiale renseignée, ne la modifiez plus. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’estimation complémentaire, qui sera automatiquement historisée.
Saisir une estimation initiale
Depuis la grille de saisie des biens, renseignez les champs du groupe Valeur d’assurance.
Une fois tous les éléments complétés, enregistrez la notice pour valider la saisie.
Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.
Résultat sur la notice du bien → valeur d'assurance initiale saisie.
Ne confondez pas la valeur d’assurance avec le prix d’entrée du bien :
le prix d’entrée correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
la valeur d’assurance représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
Créer une estimation complémentaire
Les estimations complémentaires peuvent être créées depuis la notice du bien ou à partir d’un bien rattaché à un mouvement dans le module Régie, selon le contexte. Voici les principaux cas d’usage :
Contexte de saisie
Finalité de l’estimation complémentaire
Depuis une notice de bien
Permet d’enregistrer une réévaluation ponctuelle, indépendante d’un mouvement, à la suite d’une expertise, d’un changement de contexte ou d’une mise à jour de la valeur assurée.
Depuis un bien dans le mouvement
Permet de vérifier systématiquement la valeur d’assurance du bien :
si aucune valeur n’est renseignée, il faut en ajouter une,
si une valeur existe, il convient de la mettre à jour si nécessaire.
Depuis une notice de bien
Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Saisir une estimation complémentaire dans la barre d’outils.
Renseignez les champs de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
Enregistrez la notice.
La nouvelle estimation est désormais historisée dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire.
Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement.
Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien.
Résultat sur la notice du bien → dernière estimation historicisée.
Depuis un bien lié au mouvement
Rendez-vous dans le mouvement concerné.
Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir une estimation complémentaire.
Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création de l'estimation.
L’estimation est désormais enregistrée et historisée, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.
Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.
Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.
Bonnes pratiques de navigation après saisie :
Une fois l’estimation enregistrée, cliquez sur la loupe en haut de la notice pour revenir à la notice du bien dans le mouvement.
Puis, cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir au mouvement principal.
Résultat → estimation créée. Retour à la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → retour au mouvement.
Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés aux mouvement.
Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.
Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement
Version 4.5.45
Une fois que toutes les estimations complémentaires ont été renseignées pour les biens rattachés au mouvement, vous pouvez lancer le calcul automatique de la valeur d’assurance globale.
Étapes à suivre :
Ouvrez la notice du mouvement concerné.
Vérifiez que chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.
Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône Calculer la valeur d’assurance globale.
Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
La valeur globale calculée s’affiche dans la notice du mouvement.
Le calcul prend en compte toutes les estimations (initiales ou complémentaires).
Si un bien rattaché au mouvement ne dispose d’aucune estimation, il sera exclu du calcul.
Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.
Résultat → la valeur globale d'assurance du mouvement s'affiche.
Cas particulier à connaître
Gérer les estimations dans les ensembles (parents/enfants)
Dans Flora, certains biens sont structurés en ensembles hiérarchiques, avec une notice parent (l’ensemble) et plusieurs notices enfants (les éléments constitutifs). La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
Quelle stratégie adopter ?
Cas de figure
Recommandation
L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout
Saisir une estimation unique sur la notice parent.
Chaque élément a une valeur propre
Saisir une estimation sur chaque notice enfant, ne rien inscrire sur le parent.
Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle
Saisir une estimation globale sur le parent + des estimations spécifiques sur certains enfants.
Bonne pratique : évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
