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Modifications pour le document Saisir et suivre les estimations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:59
Depuis la version 6.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 15:46
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 09:06
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,80 +3,257 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Les **estimations** dans Flora permettent de documenter la **valeur patrimoniale ou assurantielle** d’un bien à différents moments de sa vie.
7 -Qu’il s’agisse d’une **valeur d’entrée**, d’une **réévaluation ponctuelle** ou d’une **estimation liée à un mouvement** (exposition, prêt, transport…), chaque estimation fait l’objet d’une notice dédiée, historisée et rattachée au bien concerné.
6 +Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
7 +Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
8 +
9 +* une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 +* des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
11 +* une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
12 +
13 +Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 11  = A quoi servent les estimations dans Flora ? =
12 12  
19 +Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins :
13 13  
14 -= Comment créer une notice estimation ? =
21 +* **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps),
22 +* **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 +* **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
15 15  
16 -== Depuis une notice de bien ==
25 +Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
17 17  
18 -== Depuis un mouvement ==
27 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**
28 +|**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
29 +|**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
30 +|**Valeur d'assurance globale**|Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
19 19  
20 -== Depuis la table des estimations ==
32 +>(% class="small" %)Exemples d'usages :
33 +>(% class="small" %)Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt.
34 +>(% class="small" %)Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise.
35 +>(% class="small" %)Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie.
36 +>(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
37 +>(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
21 21  
39 += Comment créer une estimation ? =
22 22  
23 -= Renseigner et enregistrer la notice =
41 +(% class="box successmessage" %)
42 +(((
43 +Bonnes pratiques :
24 24  
45 +* **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
46 +* Utilisez ensuite la **table Estimations** pour saisir les **valeurs complémentaires** (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.).
47 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 +* Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
49 +)))
25 25  
26 -= Cas particulier à connaître =
51 +== Saisir une estimation initiale ==
27 27  
28 -== Gérer les estimations dans les ensembles ==
53 +1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
54 +1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
29 29  
30 -
31 -)))
32 -)))|(% style="width:300px" %)(((
33 -(% class="box" %)
56 +[[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +
58 +
59 +[[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +
61 +
62 +(% class="box warningmessage" %)
34 34  (((
35 -**Sommaire**
64 +**Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
36 36  
37 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
66 +* le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
67 +* la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
38 38  )))
39 39  
40 -(% class="box" %)
70 +== Créer une estimation complémentaire ==
71 +
72 +Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
73 +
74 +* soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
75 +* soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module **Régie**.
76 +
77 +Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes :
78 +
79 +|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 +(% style="text-align: center;" %)
81 +**Grille « Estimation »**
82 +
83 +(% style="text-align: center;" %)
84 +**(depuis le bien)**
85 +)))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 +(% style="text-align: center;" %)
87 +**Grille « Estimation »**
88 +
89 +(% style="text-align: center;" %)
90 +**depuis le bien dans le mouvement**
91 +)))
92 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
93 +|**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
94 +|**Contexte d’usage**|(((
95 +Réévaluation ponctuelle
96 +)))|(((
97 +Exposition
98 +
99 +Prêt
100 +
101 +Traitement
102 +
103 +Transport
104 +)))
105 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
106 +|**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
107 +|**Historisation des estimations**|Oui|Oui
108 +|**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
109 +
110 +=== Depuis une notice de bien ===
111 +
112 +1. Ouvrez la **notice du bien** concerné.
113 +1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
114 +1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
115 +1. Enregistrez la notice.
116 +1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
117 +
118 +[[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +
120 +
121 +[[Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1753969724101-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +
123 +
124 +[[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 +
126 +
127 +[[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +
129 +
130 +=== Depuis un bien lié au mouvement ===
131 +
132 +1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
133 +1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
134 +1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
135 +1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
136 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
137 +
138 +L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
139 +
140 +[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +
142 +
143 +[[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +
146 +[[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 +
148 +
149 +(% class="box successmessage" %)
41 41  (((
42 -**Aller plus loin**
151 +Bonnes pratiques de navigation après saisie :
152 +
153 +* Une fois l’estimation enregistrée, cliquez sur la **loupe en haut de la notice** pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
154 +* Puis, cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir au **mouvement** principal.
43 43  )))
44 44  
45 -(% class="box" %)
157 +[[Résultat → estimation créée. Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +
159 +
160 +[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +
162 +
163 +[[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés aux mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 +
165 +
166 +[[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +
168 +
169 +== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
170 +
171 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45**
172 +
173 +Une fois que toutes les **estimations complémentaires** ont été renseignées pour les biens rattachés au mouvement, vous pouvez lancer le calcul automatique de la **valeur d’assurance globale**.
174 +
175 +Étapes à suivre :
176 +
177 +1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
178 +1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation. **
179 +1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
180 +1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
181 +1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
182 +
183 +(% class="box infomessage" %)
46 46  (((
47 -**Icônes principales **
185 +* Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
186 +* Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation, ** il sera **exclu du calcul**.
187 +* Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
48 48  )))
49 -)))
50 50  
190 +[[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 52  
193 +[[Résultat → la valeur globale d'assurance du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
196 += Cas particulier à connaître =
55 55  
56 -La gestion des valeurs d'assurance respecte le même principe que pour les constats d'état : saisir une valeur initiale depuis la grille de saisie des biens et la faire évoluer dans le temps avec des valeurs d'assurance complémentaires.
198 +== Gérer les estimations dans les ensembles (parents/enfants) ==
57 57  
58 -= Saisir une valeur d'assurance initiale =
200 +Dans Flora, certains biens sont structurés en **ensembles hiérarchiques**, avec une **notice parent** (l’ensemble) et plusieurs **notices enfants** (les éléments constitutifs). La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
59 59  
60 -Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur d'assurance permet de saisir la première valeur d'assurance de l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
202 +=== Quelle stratégie adopter ? ===
61 61  
62 -[[image:1748244022414-388.png]]
204 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
205 +|L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **une estimation unique sur la notice parent.**
206 +|Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant**, ne rien inscrire sur le parent.
207 +|Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + des **estimations spécifiques sur certains enfants.**
63 63  
64 -[[image:1748244070186-817.png]]
209 +(% class="box successmessage" %)
210 +(((
211 +Bonnes pratiques :
65 65  
66 -= Saisir des valeurs d'assurance complémentaires =
213 +* évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
214 +* Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
215 +)))
67 67  
68 -Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur estimée permet de saisir la première valeur d'assurance réalisée sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
217 +=== Estimations dans un mouvement avec un ensemble ===
69 69  
70 -Si la valeur d'assurance du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
219 +Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
71 71  
72 -[[image:1722420489736-722.png]]
221 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
222 +|L’ensemble (parent + enfants) est déplacé **en bloc**|Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
223 +|Les éléments sont déplacés **séparément**|Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
73 73  
74 -La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir une nouvelle valeur d'assurance, et de typer l'estimation.
75 75  
76 -[[image:1722420624114-730.png]]
77 77  
78 -L'affichage sera optimisé selon le même principe que pour les constats d'états :
79 79  
80 -[[image:1722420788031-922.png]]
81 81  
82 82  
230 +)))
231 +)))|(% style="width:300px" %)(((
232 +(% class="box" %)
233 +(((
234 +**Sommaire**
235 +
236 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
237 +)))
238 +
239 +(% class="box" %)
240 +(((
241 +**Aller plus loin**
242 +
243 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
244 +* (((
245 +[[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
246 +)))
247 +* [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
248 +)))
249 +
250 +(% class="box" %)
251 +(((
252 +**Icônes principales **
253 +)))
254 +)))
255 +
256 +
257 +
258 +
259 +
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